Запрос в архив Министерства обороны (Центральный архив Министерства обороны РФ – ЦАМО) – это официальное обращение, позволяющее получить справки, копии документов и сведения о службе родственников, участников боевых действий и других лиц, чьи дела находятся на хранении в архиве. Ниже представлен пошаговый гайд, который поможет оформить запрос правильно и увеличить шансы на быстрый ответ.
Нормативная база
- Приказ Министра обороны РФ от № 200 (ред. от ) – определяет понятия «архивная справка» и «архивная копия».
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ) – регламентирует порядок предоставления архивной информации.
- Положение о Центральном архиве Министерства обороны РФ (утв. Приказом МО РФ № 250 от ) – содержит требования к оформлению запросов.
Что можно запросить?
- Справки о прохождении военной службы (периоды, звания, награды).
- Копии приказов, личных дел, наградных листов.
- Сведения о месте захоронения, участии в боевых операциях.
- Документы о службе в НКВД, войсках внутренних войск и других формированиях, если они относятся к периоду до 1991 г. и находятся в ведении МО;
Запросы, не связанные с военной историей (например, справки о гражданском труде), к рассмотрению не принимаются.
Обязательные реквизиты запроса
В соответствии с внутренними инструкциями ЦАМО, в запросе должны присутствовать следующие данные:
- Наименование органа – «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации».
- Дата и место составления (город, улица, дом, квартира, индекс).
- ФИО заявителя полностью (как в паспорте).
- Контактные данные – телефон, e‑mail, почтовый адрес для ответа.
- Предмет запроса – чёткое описание того, что именно требуется (например, «справка о прохождении военной службы гражданина Иванова Ивана Петровича, 1912 г.р., с по »).
- Известные поисковые данные – фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, номер части, воинское звание, период службы, номер награды и т.д.
- Цель получения информации (например, «для подтверждения права на льготы», «для составления родословной», «для подачи в суд»).
- Перечень прилагаемых документов (копии паспорта, ранее полученных справок, свидетельств о смерти и т.п.).
- Подпись заявителя и расшифровка.
- Призван в РККА г., военкомат г. Смоленск.
- Служил в 123‑й стрелковой дивизии, звание – рядовой.
- Участвовал в битве за Москву (октябрь‑декабрь 1941 г.).
- Награждён медалью «За оборону Москвы» (№ 123456);
- Уволен в запас г.
- Копию паспорта (стр. 2‑3).
- Копию свидетельства о смерти (если заявитель – наследник).
- Копию ранее полученной справки из военной) справки (если имеется).
- Почтой России – отправка заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес:
142100, г. Подольск, Московская область, ул; Кирова, д. 74, ЦАМО. - Электронная почта – на официальный e‑mail архива (указывается на сайте Минобороны в разделе «Электронная приёмная»). Тема письма должна содержать слово «Запрос».
- Личное обращение – приём в архиве осуществляется по предварительной записи (тел. +7 (495) -23‑45‑67). Необходимо взять с собой оригинал паспорта и копии всех документов, указанных в запросе.
- Через портал госуслуг – некоторые справки можно заказать в разделе «Архивные услуги» на сайте gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
- Неполные данные о лице – отсутствие даты рождения или места призыва значительно усложняет поиск. Всегда указывайте максимум известной информации.
- Отсутствие цели запроса – без указания цели (льготы, наследство, судебное дело) запрос может быть оставлен без рассмотрения.
- Неправильный адрес – проверяйте актуальный почтовый индекс и название архива на официальном сайте Минобороны.
- Отсутствие подписи – электронные заявления должны быть подписаны электронной подписью или скан‑подписью; иначе их могут считать недействительными.
- Приложение низкокачественных копий – документы должны быть чёткими, читаемыми, без бликов и обрезков.
- Официальный сайт Минобороны России – раздел «Архивные услуги»: https://structure.mil.ru
- Электронная приёмная Минобороны: https://email.mil.ru
- Федеральное архивное агентство (Росархив): https://rosarhiv.ru
- Образец анкеты‑запроса в ЦАМО (PDF): https://example.org/request-sample.pdf (замените на реальную ссылку при наличии)
Если запрос подаётся от имени организации, вместо ФИО указывают наименование организации, её реквизиты и подпись уполномоченного лица.
Образец запроса (свободная форма)
Центральному архиву Министерства обороны Российской Федерации 142100, г. Подольск, Московская область, ул. Кирова, д. 74 От: Иванов Иван Петрович Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5 Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 E‑mail: ivanov@example.com Заявление Прошу предоставить архивную справку о прохождении военной службы гражданина Иванова Ивана Петровича, г.р., уроженца г. Смоленск, согласно следующим известным данным:
При отправке электронным способом текст можно оформить в виде обычного письма с темой «Запрос в архив Минобороны РФ». К письму прикрепляются скан‑копии всех приложенных документов в формате PDF или JPEG (не более 5 МБ каждый).
Способы подачи запроса
Рекомендуется дублировать запрос двумя способами (например, почтой и e‑mail) – это повышает вероятность получения подтверждения о получении.
Сроки рассмотрения
Согласно внутреннему регламенту ЦАМО, стандартный срок ответа составляет 30 календарных дней с даты регистрации запроса. В случае необходимости дополнительного поиска или уточнения данных срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявитель уведомляется письмом.
Если ответ не получен в установленный срок, можно подать повторный запрос или обратиться с жалобой в вышестоящую организацию – Федеральное архивное агентство (Росархив).
Частые ошибки и как их избежать
Полезные ссылки
Правильно оформленный запрос – ключ к успешному получению нужной архивной информации. Следуя представленной инструкции, вы minimise риски отказа и ускорите процесс получения справок или копий документов из Центрального архива Министерства обороны РФ. Помните: чем точнее и полнее будут указаны поисковые данные, тем быстрее архив сможет найти нужное дело.
Удачной работы с архивом!