Получение архивных документов – процесс, требующий точного оформления обращения. В статье рассмотрены нормативные основы, порядок заполнения заявления, необходимые сопроводительные документы и практические рекомендации, которые помогут быстро и без лишних вопросов получить нужную справку, выписку или копию из муниципального или государственного архива.

Правовая база

В России предоставление архивных документов регулируется несколькими нормативными актами:

• Постановление Администрации муниципального образования г. Муравленко Ямало‑Ненецкого автономного округа № 581 от 7 ноября 2017 г. – утверждает административный регламент предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Федеральный закон «Об архивных документах» от 22 апреля 2003 г. № 73‑ФЗ.
• Приказ Минкультуры России № 145 от 23 июня 2019 г. «Об утверждении формы заявления‑запроса в архив».

Эти документы определяют, какие сведения могут быть запрошены, в какой форме и в какие сроки архив обязан рассмотреть запрос.

Кому и куда направлять запрос

Тип заявителя	Куда отправлять запрос	Контактные данные (пример)
Физическое лицо	Отдел дел архивов муниципального архива	Почтовый адрес: 628000, г. Муравленко, ул. Советская, д. 10, отдел дел архивов Электронная почта: archive@muravlenko.ru Факс: +7 (4112) -5‑33‑44
Юридическое лицо	Тот же отдел, но с указанием реквизитов организации	Почтовый адрес: 628000, г. Муравленко, ул. Советская, д. 10, отдел дел архивов Электронная почта: archive@muravlenko.ru Факс: +7 (4112) -5‑33‑44

Какие документы можно запросить

Запрос может быть направлен на получение:

1. Архивной справки (подтверждение факта, даты, места и т.п.);
2. Архивной выписки (полный перечень документов по теме);
3. Копий (фото‑, скан‑, ксерокопий) архивных документов;
4. Информационного документа по определённой теме (тематический запрос).

Обязательные реквизиты заявления‑запроса

Согласно образцам Приложения N 8 (для физических лиц) и Приложения N 9 (для юридических лиц), в заявлении‑запросе обязательно указываются:

• Наименование органа/архива, куда направляется запрос;
• ФИО заявителя (или полное наименование организации) и контактные данные (почтовый, электронный адрес, телефон);
• Номер и дата паспорта (для физических лиц) или реквизиты учредительных документов (для юридических лиц);
• Точное наименование запрашиваемого документа (с указанием периода, номера дела, темы, если известны);
• Цель получения (например, подтверждение родства, подготовка к суду, научное исследование);
• Список прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, выписка из ЕГРЮЛ и т.д.);
• Подпись заявителя и дата подачи.

Пошаговое заполнение заявления‑запроса

Шаг 1. Скачайте бланк

Для большинства архивов доступны готовые формы в формате .docx или .pdf. Пример: «Бланк запроса в государственный архив» (2025 год) – скачать.

Шаг 2. Укажите реквизиты заявителя

ФИО (полностью): ___________________________
Дата рождения: _____________________________
Паспорт: серия ___ номер __________, выдан ____________
Адрес проживания: __________________________
Электронная почта: _________________________
Телефон: _________________________________

Шаг 3. Описание запрашиваемого документа

Наименование документа (по возможности): ______________________________________
Номер дела/фонд/опись: _________________________________________________
Период (даты): _________________________________________________
Тема/содержание: _________________________________________________

Шаг 4. Обоснование запроса

Кратко опишите, зачем вам нужен документ (например, «для подтверждения родства с предком Иваном Петровичем Ивановым, родившимся в 1910 г.», «для подготовки к судебному разбирательству», «для научного исследования истории муниципального образования»).

Шаг 5. Перечень приложений

Копия паспорта (страница с данными);
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
Справка о месте жительства (при необходимости);
Иные документы, подтверждающие право на запрос (например, выписка из ЕГРЮЛ).

Шаг 6. Подпись и дата

Подпись: ________________________ Дата: «__» __________ 2026 г.

Как отправить запрос

• Почтой (заказным письмом) – рекомендуется, если нужен официально заверенный оригинал подписи.
• Электронной почтой – отправьте скан‑копию заявления и приложений в формате .pdf на указанный адрес архива.
• Факсом – в некоторых регионах прием заявлений по факсу всё ещё возможен.
• Лично – в отделе справок можно подать оригиналы документов и получить подтверждение о приёме;

Сроки рассмотрения

Согласно постановлению № 581, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости более длительного времени (например, если документ находится в удалённом фонде) архив обязан уведомить заявителя о предполагаемом сроке.

Стоимость услуг

За предоставление копий или выписок может взиматься плата, установленная тарифом архива. В большинстве случаев справки и выписки выдаются бесплатно, если запрос делается в интересах гражданина (например, для подтверждения родства).

Пример полного запроса (для физического лица)

В Архивный отдел
Муниципального архива Администрации города Муравленко
От: Иванова Марии Сергеевны
Адрес: 628000, г. Муравленко, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12
Эл. почта: ivanova@mail.ru
Телефон: +7 (4112) -7‑88‑99

ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ АРХИВНОЙ СПРАВКИ

Прошу предоставить архивную справку, подтверждающую факт рождения моего прадеда
Ивана Петровича Иванова, родившегося 12 июля 1910 г. в селе
Тундра (ныне территория Ямало‑Ненецкого автономного округа).

Документ требуется для оформления наследства по завещанию, зарегистрированному
в нотариусе г. Муравленко 15 марта 2026 г.

Перечень приложений:
Копия паспорта (страница с данными);
Справка о месте жительства (выдана МФЦ);
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

Подпись: ______________________ Дата: «11» июля 2026 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. При указании в запросе «формат предоставления – электронный (PDF)», архив может выслать скан‑копию на указанный e‑mail. При этом может потребоваться подтверждение личности через электронную подпись.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ должен быть оформлен письменно с указанием причин (например, документ относится к категории «секретных» или «конфиденциальных»). В этом случае у заявителя есть право обжаловать решение в суде или в уполномоченный орган по защите прав граждан.

Как ускорить процесс?

Убедитесь, что запрос полностью заполнен, приложены все необходимые документы и указана точная информация о запрашиваемом материале. При наличии номера дела или описи архив ищет документ быстрее.

Запрос в архив – это формальный, но достаточно простой процесс, если следовать установленному образцу и предоставить все требуемые реквизиты. Правильное оформление заявления, своевременная подача сопроводительных документов и знание нормативных сроков помогут получить нужную справку или копию без лишних задержек.

Помните, что каждый архив может иметь небольшие особенности в оформлении запросов, поэтому перед подачей рекомендуется уточнить детали на официальном сайте конкретного архива или позвонить в его приёмную.

---

Дата публикации: 11 июля 2026 г.