Архивы ОАО «Российские железные дороги» (РЖД) хранят огромный массив документов: от технической документации до кадровых справок.
Если вам необходимо получить архивную справку‚ выписку или информационное письмо‚ следует оформить запрос в соответствии с установленными правилами.

Когда нужен запрос в архив РЖД?

• Для подтверждения трудового стажа (передача в Пенсионный фонд).
• Для получения копий документов‚ связанных с техническими проектами‚ строительством или реконструкцией.
• Для генеалогических исследований – поиск сведений о родственниках‚ работавших на железной дороге.
• Для юридических целей – подтверждение фактов оплаты‚ размера заработной платы‚ наличия служебных инструкций и т.п.

Кому адресовать запрос?

Запрос направляется в отдел архивов конкретного филиала РЖД‚ где‚ как правило‚ хранятся нужные документы.
Самый распространённый вариант – Отдел архивов Октябрьской железной дороги (филиал ОАО РЖД).
Если вы не уверены‚ где находится нужный фонд‚ уточните информацию на официальном сайте РЖД или позвоните в справочную службу.

Формат заявления (запроса)

Заявление оформляется на официальном бланке архива (если бланка нет – используйте обычный лист А4). Основные требования:

1. Заполнять аккуратно‚ печатными буквами (см. пример ниже).
2. Указывать полные ФИО заявителя‚ дату рождения‚ паспортные данные и контактный телефон.
3. Чётко формулировать цель запроса и указывать конкретные сведения (дата‚ номер документа‚ тема).
4. При необходимости приложить доверенность (если запрос подаёт представитель).
5. Подписать заявление и поставить дату.

Способы подачи запроса

Запрос можно подать несколькими способами:

• Лично – принести заявление в архив‚ зарегистрировать его‚ предъявив паспорт.
• По почте – отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – если архив принимает запросы по e‑mail‚ отправьте скан заявления‚ указав в теме письма «Запрос в архив РЖД». После получения вы получите подтверждение о регистрации запроса.

Образец заявления в архив РЖД

Что ещё может потребоваться?

В зависимости от характера запроса архив может запросить дополнительные документы:

• Справку с места работы (если запрос касается служебных документов).
• Согласие на обработку персональных данных.
• Оплату госпошлины (в редких случаях‚ когда требуется выдача копий оригиналов).

Сроки рассмотрения и получения

Согласно инструкции по делопроизводству в ОАО РЖД‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его регистрации. Если запрос сложный‚ срок может быть продлён‚ о чём заявителю будет направлено уведомление.

После подготовки документов архив выдаёт их:

• Лично – в отделе архивов по предоповещённому времени.
• Почтовой службой – в конверте с отметкой «Вручить получателю».
• Электронно – в виде сканированных копий (если заявитель согласился на такой способ).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить архивную справку онлайн?

Некоторые региональные архивы РЖД предоставляют услугу электронного запроса. На сайте конкретного филиала ищите раздел «Электронные услуги» или «Запросы в архив». Если такой возможности нет – используйте традиционные способы.

Какие документы подтверждают факт подачи запроса?

При личной подаче вы получаете регистрационный лист с подписью сотрудника. При отправке почтой – уведомление о вручении. При электронном запросе – автоматическое письмо‑подтверждение с номером заявки.

Можно ли отозвать запрос?

Да. Для отзыва необходимо направить письменное заявление об отзыве с указанием номера заявки и подписью заявителя. Если запрос уже находится в стадии обработки‚ часть работ может быть уже выполнена‚ и часть средств (если они были уплачены) может быть не возвращена.

Что делать‚ если архив отказал в выдаче справки?

В случае отказа архив обязан предоставить письменный мотивированный ответ. На его основании вы можете подать апелляцию в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) или обратиться в суд.

Полезные ссылки и нормативные документы

• Инструкция по делопроизводству и документообороту в ОАО «РЖД» (последняя редакция‚ 2023 г.).
• Государственный архив Российской Федерации – раздел «Обращения граждан».
• Образцы заявлений о подтверждении трудового стажа – юридический советник (2021 г.).
• Постановление Правительства РФ № 123 от «Об архивном хранении государственных и муниципальных документов».

Помните: запрос в архив – это официальное обращение. Оформляйте документы аккуратно‚ указывайте все необходимые сведения и сохраняйте подтверждения подачи (регистрационный лист‚ уведомление о вручении‚ электронный ответ). Это ускорит процесс и повысит шансы получить нужную справку в срок.