Дата составления: 01:53:29

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Структура письма‑запроса
3. Образец письма (полный)
4. Полезные рекомендации при оформлении
5. Необходимые приложения к запросу
6. Часто задаваемые вопросы

Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к архивному отделу с целью получения:

• архивной справки о трудовом, пенсионном или ином стаже;
• выписки из архивных документов;
• копий оригинальных актов, справок, листовок и т․п․;
• информационного документа по конкретной теме․

Такая справка часто требуется для:

• оформления пенсии, льгот, субсидий;
• трудоустройства и подтверждения квалификации;
• судебных разбирательств;
• учебных и научных целей․

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы РФ:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Федеральный закон № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (от );
• Приказ Минкультуры России от № 595 «Об утверждении формы заявления о выдаче архивных справок, выписок и копий»;
• Типовые формы, размещённые на портале Госуслуги и в региональных архивах (например, Приложение 42 к п․ 8․2․2 «Архивная справка»)․

Структура письма‑запроса

Официальное письмо в архив обычно состоит из следующих блоков:

Образец письма (полный)

Иванов Иван Иванович
ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5
г․ Москва, 101000
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example․com

 № 12/IV

В Государственный архив г․ Москвы
ул․ Тверская, д․ 15

Москва, 125009

Тема: Заявление о выдаче архивной справки о трудовом стаже

Уважаемые сотрудники архива!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и
Федеральным законом № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» прошу
выдать мне архивную справку (выписку) о трудовом стаже за период с  по  включительно․
Справка требуется для подачи документов в Пенсионный фонд России в целях получения
пенсионных выплат по старости․ В качестве подтверждения необходимости справки прилагаю:

 
копию паспорта;
 
трудовую книжку (страницы 1‑12);
 
заявление о предоставлении справки в ПФР (скан)․


Прошу указать в справке:

 
даты начала и окончания работы;
 
виды занимаемых должностей;
 
размеры начисленной заработной платы (по месяцам, если возможно);
 
основание выдачи документа (по запросу ПФР № 12345 от )․

Готов оплатить государственную пошлину в размере, установленном нормативными актами,
и получить документ в течение срока, установленного законодательством (не более 30 дней)․

С уважением,


_____________________
Иванов И․И․

Приложения:
Копия паспорта;
Трудовая книжка (страницы 1‑12);
Заявление в ПФР;
Квитанция об оплате госпошлины․

Полезные рекомендации при оформлении

• Точное указание периода․ Чем конкретнее даты, тем быстрее архив сможет найти нужные документы․
• Укажите цель запроса․ Пояснение (например, «для ПФР») ускоряет процесс согласования․
• Приложите копии удостоверяющих документов; Отсутствие хотя бы одного из них может привести к отказу․
• Оплатите госпошлину заранее․ Прикрепите скан квитанции к письму или укажите, что оплату произведёте в архиве․
• Соблюдайте форму․ Хотя «унифицированного бланка» нет, большинство архивов принимают запрос в произвольной форме, но лучше использовать типовой шаблон (см․ Приложение 42)․
• Сохраняйте копию письма․ Это будет подтверждением даты подачи запроса․

Необходимые приложения к запросу

Перечень документов, которые обычно требуют архивы (см․ Приложение 7 к типовой форме административного регламента):

1. Копия паспорта (страница с фотографией);
2. Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий стаж;
3. Справка/запрос от организации, требующей архивную справку (например, ПФР, налоговая служба);
4. Квитанция об оплате государственной пошлины (если она предусмотрена);
5. Доверенность (если запрос подаёт представитель)․

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает выдача архивной справки?

Согласно закону, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней․ При необходимости уточнения срок может быть продлён, но об этом заявителю обязаны сообщить․

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да․ Многие региональные архивы предоставляют возможность получения сканов документов через портал Госуслуги или по электронной почте․ В запросе следует указать предпочтительный способ получения․

Что делать, если архив отказал в выдаче справки?

Отказ должен быть оформлен в письменной форме с указанием причин․ Заявитель имеет право подать апелляцию в вышестоящий архивный орган или в суд в течение 30 дней с момента получения отказа․

Нужна ли печать организации, если запрос подаёт физическое лицо?

Для физических лиц печать не требуется․ Печать обязательна только в запросах от юридических лиц․

Можно ли запросить несколько разных документов в одном письме?

Да, но каждый документ следует перечислить в отдельном пункте, указав его название, период и цель получения․ Это упрощает работу архивного сотрудника․