Запрос в архив пенсионного фонда (ПФР) – это официальное письменное обращение, цель которого получить сведения о трудовом стаже, заработной плате, компенсационных выплатах и иных документах, необходимых для назначения, перерасчёта или восстановления пенсии․ В статье рассмотрены:

• правовую основу запроса;
• когда и зачем нужен запрос в архив;
• структуру письма‑запроса;
• образец заполненного запроса;
• пошаговую инструкцию по отправке․

Правовая база

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и нормативным актам Пенсионного фонда РФ, архивные справки, подтверждающие трудовой стаж и заработную плату, могут быть запрошены любым гражданином, имеющим законный интерес․ При этом проверка предоставленных документов осуществляется ПФР путём направления официального запроса в архив, как указано в методических рекомендациях ПФР․

Когда нужен запрос в архив ПФР?

Запрос в архив может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Отсутствие или неполнота записей в трудовой книжке․
2. Необходимость подтверждения периода работы в организации, перестающей существовать․
3. Получение сведений о компенсационных выплатах, надбавках, премиях․
4. Подготовка документов для пересчёта пенсии, восстановления прав, получения социальных льгот․

Кому направлять запрос?

Запрос может быть направлен в:

• Региональное отделение ПФР (по месту жительства заявителя)․
• Архивный отдел ПФР (например, Отдел делопроизводства и формирования НАФ в Минске, ул․ Макаёнка, 12, корп․ 1)․
• Государственные архивы, где хранятся кадровые документы предприятия (напр․, Национальный архив Республики Беларусь)․

Структура письма‑запроса

Официальный запрос в архив обычно состоит из следующих разделов:

Образец запроса

Пенсионный фонд Российской Федерации
Отдел архивного обеспечения
123456, г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7
Тел․: (495) -23‑45‑67, e‑mail: archive@pfr․gov․ru

Исх․ № 12‑2026 «07» июля 2026 г․

Тема: Запрос о предоставлении архивных сведений о трудовом стаже и заработной плате

От: Иванов Иван Иванович,
проживающий по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5,
СНИЛС № 123‑456‑789 00,

паспорт: серия 45 № 678901, выдан ОУФМС России по г․ Москве г․

Кому: Руководителю отдела архивного обеспечения ПФР

Вводная часть
В соответствии со ст․ 5 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и ст․ 13 Федерального закона № 400‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования», прошу предоставить архивные сведения, необходимые для назначения (перерасчёта) моей трудовой пенсии․

Перечень запрашиваемых сведений
Сведения о периоде работы в организации «ООО «СтройТех»» за 2005 г․ — 2015 г․, включая:
 • даты начала и окончания трудового договора;
 • размер начисленной заработной платы (оклад, надбавки, премии) за каждый месяц;
 • сведения о выплатах по временной нетрудоспособности и отпусках․
Сведения о компенсационных выплатах, начисленных в 2020 г․ в рамках программы «Взаимопонимание и примирение»․
Копии документов, лежащих в архивных фондах № 12‑2025, опись № 34‑2025/12․

Документы, подтверждающие интерес
- Копия паспорта;
- СНИЛС;
- Справка ПФР о необходимости предоставления архивных сведений (№ А‑2026/07);
- Доверенность (если запрос подаёт представитель)․

Контактные данные
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov․i;i@example․com

Подпись
_____________________
Иванов И․ И․

Пошаговая инструкция отправки запроса

1. Подготовьте пакет документов․ Сканируйте оригиналы паспорта, СНИЛС и справку ПФР․ Если запрос подаёт представитель, приложите нотариально заверенную доверенность․
2. Заполните шаблон запроса․ Используйте приведённый выше образец, заменив данные на свои․
3. Выберите способ отправки․ Наиболее распространённые варианты:
   • Электронная почта (e‑mail) с вложением PDF‑файлов․
   • Почтовая отправка заказным письмом с уведомлением о вручении․
   • Личное обращение в отделение ПФР (по предварительной записи)․
4. Отслеживание статуса․ После отправки запросите у получателя номер регистрации обращения․ По номеру можно узнать статус через личный кабинет ПФР или по телефону справочной службы․
5. Получение справки․ Архив обязан выдать ответ в течение 30 календарных дней (срок может быть продлён до 60 дней в случае необходимости уточнения данных)․ Справка может быть выдана в виде:
   • Копии оригинального документа;
   • Электронного документа (PDF) с цифровой подписью;
   • Сводного отчёта с указанием номеров фондов и листов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как ускорить процесс получения справки?

Укажите в запросе как можно более точные сведения (название организации, период, номера фондов)․ При наличии копий документов из архива (например, описи) срок сокращается․

Можно ли получить справку онлайн?

Да․ При наличии электронного доступа к архиву ПФР (через портал Госуслуги ПФР) запрос можно оформить в личном кабинете, и справка будет доступна в электронном виде․

Что делать, если архив сообщает «Других сведений не обнаружено»?

Это стандартная формулировка, используемая в архивных справках, когда в запрашиваемом фонде нет документов, соответствующих вашему запросу․ В таком случае рекомендуется уточнить запрос, указав альтернативные названия организации или расширив период․

Какие расходы несёт заявитель?

Получение архивных справок в ПФР обычно бесплатно․ Плата может взиматься только за услуги копирования, если требуется большое количество страниц․

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Госуслуги – портал электронных государственных услуг
• Национальный архив Республики Беларусь
• База нормативных актов РФ

Помните: запрос должен быть подписан собственноручно (или заверен подписью представителя) и содержать все необходимые реквизиты․ Без полного пакета документов архив может отказать в выдаче справки․

Автор статьи: ChatGPT, виртуальный помощник; Дата публикации: ․