Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, юридического лица или их представителя с просьбой предоставить архивные сведения, копии документов или справки. Правильное оформление запроса ускоряет процесс рассмотрения и повышает шансы получить нужные материалы.

Кому и куда направлять запрос

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – центральный орган, который координирует работу всех федеральных архивов. Обращения принимаются в Справочно‑информационный центр федеральных архивов (Москва, ул. Профсоюзная, 82).
• Региональные (областные, краевые) архивы – если известен регион, где хранятся интересующие документы.
• Муниципальные архивы – для запросов, связанных с местными органами (ЗАГС, суды, органы исполнительной власти).
• Электронные порталы – многие архивы принимают запросы через официальные сайты (например, портал «Электронный архив»).

Важно уточнить в справочной службе, в какой архив переданы интересующие вас документы, иначе запрос может быть направлен не туда.

Обязательные реквизиты запроса

Запрос должен содержать следующую информацию (это требование большинства архивов РФ):

1. Наименование организации (для юридических лиц) или ФИО заявителя (для физических лиц).
2. Контактные данные: почтовый адрес, телефон, e‑mail.
3. Дата составления запроса.
4. Тема запроса (краткое описание интересующего документа).
5. Подробное описание запрашиваемого материала: период, место, вид документа (акт, справка, выписка, листок из книги актов и т.д.).
6. Основание запроса: законный интерес, исследовательская цель, семейные обстоятельства и т.п.
7. Перечень прилагаемых документов, подтверждающих право на получение информации: паспорт, доверенность, свидетельство о рождении предка и др.
8. Подпись заявителя (или печать организации).

Какие документы необходимо приложить

В зависимости от характера запроса могут потребоваться:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) – при личном обращении.
• Нотариально заверенная доверенность – если запрос подаёт представитель.
• Свидетельство о рождении, браке, смерти – для подтверждения родства с предком.
• Документы, подтверждающие интерес (например, диплом исследовательского проекта, решение суда).
• Квитанция об оплате государственной пошлины (если такая предусмотрена).

Образцы запросов

Запрос для физического лица (пример)

Государственный архив Российской Федерации
Справочно‑информационный центр федеральных архивов
117993, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82
e‑mail: sic_faamail.rgantd.ru

От: Иванова Марии Петровны
Адрес: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (921) -23‑45‑67
E‑mail: ivanova@mail.ru

«07» ноября 2026 г.
Тема: Запрос архивных документов о предках (фамилия – Соколов)

Уважаемые сотрудники архива!

В соответствии с Федеральным законом «Об архивных документах» прошу предоставить копии (или выписку) следующих архивных материалов:

Акт о рождении Ивана Соколова, 1912 г., г. Тверь.
Справка о браке Ивана Соколова и Анны Петровой, 1935 г., Тверской областной ЗАГС.
Воинская карточка Ивана Соколова, 1941‑1945 гг., архив Ф. 1234, оп. 5.

Основание запроса: семейные исследования, подтверждение родства.

К заявлению прилагаю:
- Копию паспорта (стр. 2‑4);
- Свидетельство о рождении моего отца (страница 1‑2);
- Квитанцию об оплате государственной пошлины № 2026‑00123.

Прошу известить меня о результатах рассмотрения запроса по указанному e‑mail или телефону.

С уважением,

_____________________
Иванова М. П.

Запрос для юридического лица (пример)

Муниципальный архив города Муравленко
Отдел по делам архивов
г. Муравленко, Ямало‑Ненецкий автономный округ, 628000

От: ООО «Исторический центр «Наследие»,
ИНН 1234567890, КПП 123456789,
Адрес: 628001, г. Муравленко, ул. Советская, д. 12,
Тел.: +7 (4112) -5‑66‑77, e‑mail: info@nasledie.ru

«07» ноября 2026 г.

Тема: Тематический запрос по документам о строительстве завода «Северный» (1950‑1970 гг.)

Уважаемые коллеги!

В рамках подготовки научно‑исследовательского проекта просим предоставить следующие материалы из фондов вашего архива:
План строительства завода «Северный», 1952 г. (ф. 45, оп. 3, л. 1‑15);
Протоколы заседаний комиссии по строительству, 1953‑1955 гг. (ф. 45, оп. 4);
Список сотрудников завода за 1960‑1970 гг. (ф. 46, оп. 1).

Основание запроса: исследовательская деятельность, статья в журнале «История промышленности России».

К заявлению прилагаем:
- Устав ООО и выписку из ЕГРЮЛ;
- Доверенность от директора (для подписи уполномоченного лица);
- Копию паспорта уполномоченного лица;
- Квитанцию об оплате государственной пошлины (№ 2026‑00456).

Просим сообщить о наличии запрашиваемых материалов и сроках их предоставления.

С уважением,
_____________________
Петров Алексей Сергеевич,
Генеральный директор ООО «Исторический центр «Наследие»,
подпись, печать

Электронный запрос

Большинство государственных архивов РФ позволяют отправлять запросы через их официальные веб‑порталы. Примерный порядок действий:

1. Зарегистрироваться на сайте архива (обычно требуется указать ФИО, e‑mail, телефон).
2. Выбрать форму «Тематический запрос» или «Запрос справки/выписки».
3. Заполнить онлайн‑форму, указав все обязательные реквизиты (см. пункт 2).
4. Загрузить сканы подтверждающих документов (паспорт, доверенность, свидетельства).
5. Оплатить государственную пошлину онлайн (если требуется).
6. Отправить запрос и сохранить подтверждающий номер заявки.

После рассмотрения вам придёт электронное письмо с результатом: копии документов могут быть отправлены в электронном виде или выданы в читальном зале.

Сроки рассмотрения запроса

Если сроки превышают указанные, архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Полезные советы

• Уточните архив заранее. Позвоните в справочно‑информационный центр и уточните, какие именно фонды хранят интересующие вас документы.
• Сократите запрос. Чем конкретнее указаны даты, места, номера актов, тем быстрее архив сможет найти материал.
• Подготовьте копии документов. При личном обращении возьмите оригиналы удостоверения личности и копии подтверждающих документов.
• Оплачивайте пошлину. Не забудьте приложить квитанцию об оплате; в некоторых случаях запрос может быть отклонён без неё.
• Сохраняйте подтверждения. Номер заявки, копию отправленного письма и квитанцию об оплате пригодятся в случае вопросов.
• Обращайтесь в несколько архивов одновременно. Если не уверены, где находятся документы, отправьте запросы в оба – в региональный и в федеральный архив.

Ссылки и контакты

• Государственный архив РФ – www.rusarchives.ru
• Справочно‑информационный центр федеральных архивов (Москва):
  Адрес: 117993, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82
  E‑mail: sic_faamail.rgantd.ru
• Региональный архив Костромской области – kostromaregionarchive.ru
• Электронный портал «Электронный архив» – e-archive.ru

Правильно оформленный запрос в архив – залог быстрого и успешного получения нужных документов. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, используйте образцы заявлений, проверяйте наличие всех обязательных приложений и не забывайте о сроках рассмотрения. При соблюдении всех формальностей архивы РФ обычно предоставляют запрашиваемую информацию в установленные сроки.