В России архивные документы хранятся в государственных, региональных и муниципальных архивах.
Для получения сведений о предках, исторических событиях, юридических фактах или любой иной информации
необходимо оформить письменный запрос. В статье подробно описаны все этапы работы с архивом,
включая образцы заявлений, способы подачи и сроки рассмотрения.

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архиву с просьбой
предоставить определённые архивные материалы (справку, выписку, копию документа, информационное письмо).
Запросы принимаются в следующих формах:

• Лично в приемном зале архива;
• По почте (заказным письмом);
• Электронно через портал Госуслуги;
• Через электронную приёмную на официальном сайте архива;
• Через МФЦ (многофункциональный центр).

Правовая база

Обязанность архивов предоставлять информацию регулируется:

1. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
2. Приказом Министерства культуры РФ от № 133 «Об организации работы с запросами в архивы»;
3. Регламентом работы конкретного архива (обычно размещён на его официальном сайте).

Согласно закону, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения,
если иное не установлено нормативными актами.

Кому направлять запрос

Запрос направляется в Государственный архив РФ или в архив соответствующего субъекта (область, республика, край,
муниципальный архив). В заявлении необходимо указать:

• Полное название архива;
• ФИО руководителя архива (если известны);
• Ваши контактные данные (почта, телефон, адрес);
• Цель обращения (исследовательская, юридическая, личная и т.д.).

Способы подачи запроса

4.1 Лично в архив

Приём граждан осуществляется только в приёмные дни и часы (обычно понедельник, среда и пятница, с 08:00 до 12:00).
Необходимо взять с собой паспорт и заполненное заявление.

4.2 По почте

Отправьте запрос заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива. В письме обязательно укажите:

• Образец заявления (см. ниже);
• Копию паспорта (страница с фотографией);
• Оплату за копирование (если требуется).

4.3 Через портал «Госуслуги»

Для подачи электронного запроса выполните следующие шаги:

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru;
2. Выберите услугу «Запрос в государственный архив»;
3. Заполните форму: цель обращения, период, тип документов, контактные данные;
4. Прикрепите скан паспорта и (по желанию) образец заявления;
5. Отправьте запрос и ждите уведомления о готовности ответа.

4.4 Через электронную приёмную сайта архива

На большинстве архивных сайтов (например, rosarch.gov.ru) есть раздел
«Электронная приёмная». Процедура аналогична «Госуслугам», но запрос попадает непосредственно в архив.

4.5 Через МФЦ

Заполните бланк «Заявление о предоставлении архивных сведений» в любом МФЦ, предоставьте паспорт и
получите подтверждение о передаче в архив.

Пошаговая инструкция оформления запроса

1. Определите нужный архив. Узнайте, где хранятся интересующие вас документы (федеральный, региональный, муниципальный).
2. Соберите исходные данные. ФИО, даты, место рождения/жительства, тип документа (акт, справка, выписка).
3. Заполните заявление. Используйте образец ниже. Укажите цель обращения и желаемый способ получения (копия, выписка, информационное письмо).
4. Подготовьте подтверждающие документы. Копия паспорта, доверенность (если запрос от лица), оплата за копирование (если требуется).
5. Выберите способ подачи. Лично, почтой, через Госуслуги – в зависимости от удобства.
6. Отправьте запрос. Сохраните копию отправленного письма/скриншот заявки.
7. Ожидайте ответа. Срок – до 30 дней. При необходимости архив может запросить уточнения.
8. Получите результат. Информационное письмо, копию документа или справку. При получении проверьте полноту и корректность.

Образец заявления (письменный запрос)

Директору Государственного архива России
(или: Государственного архива субъекта РФ)
[ФИО директора]
от [Ваши ФИО]
[Ваш адрес]
[Контактный телефон]
[Электронная почта]

Заявление
о предоставлении архивных сведений

Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ___ номер ___, выдан ___, дата рождения ___,
прошу предоставить архивные сведения (справку/выписку/копию) по следующему запросу:

Описание запрашиваемых документов:
 ⏤ ФИО лица (или название организации);
 ─ Период (например, 1910‑1925 гг.);
 ⏤ Место (город, район, волость);
 ⏤ Тип документа (акт о рождении, браке, военный билет, судебное дело и т.п.).
Цель обращения:
 ─ Исследование родословной;
 ─ Юридическое подтверждение фактов;
 ─ Научно‑историческое исследование;
 ─ Иное (указать).

Способ получения:
 ─ Электронная копия на e‑mail;
 ─ Печатный вариант в личном кабинете;
 ⏤ Выдача в архиве (лично).

Приложения:
 1. Копия паспорта (страница с фотографией);
 2. Квитанция об оплате (если требуется);
 3. Доверенность (в случае представления интересов третьего лица).

Сроки и стоимость

• Срок рассмотрения: до 30 календарных дней (может быть продлён до 60 дней в случае необходимости уточнений).
• Стоимость копий: зависит от объёма и формата (обычно от 0,5 ₽ за лист в электронном виде до 5 ₽ за лист в бумажном).
• Бесплатно: предоставление справок и информационных писем в электронном виде, если запрос относится к публичному праву доступа.

Что делать, если нужной информации нет

Если в архиве отсутствуют искомые документы, в ответе будет указано:

• Что именно проверялось;
• Возможные места хранения (другие архивы, фонды, учреждения);
• Рекомендации по дальнейшему поиску.

В таком случае можно направить новый запрос в указанные организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом фонде?

Да, но только при наличии законных оснований (судебное решение, согласие наследников, интерес государственной безопасности).
В таком случае запрос рассматривается индивидуально и может потребовать дополнительную экспертизу.

9.2 Как узнать, в каком архиве находятся нужные документы?

Существует общероссийский реестр архивных фондов.
Также можно воспользоваться поиском по базе «Электронный каталог архивных документов» на сайте Росархива.

9.3 Можно ли получить ответ в виде аудио‑ или видеоматериала?

Да, если запрашиваемый материал изначально был в таком формате (например, пленка, запись).
Требуется уточнить способ доставки и возможные ограничения по копированию.

9.4 Что делать, если ответ пришёл с ошибками?

Обратитесь в архив с письменным уточнением (в том же личном кабинете или по почте) в течение 10 дней с момента получения ответа.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив)
• Портал государственных услуг – запрос в архив
• Общероссийский реестр архивных фондов
• Контактные телефоны главных архивов регионов (см. на их официальных сайтах)

Соблюдая эту инструкцию, вы сможете быстро и без лишних затруднений получить необходимые архивные сведения,
узнать историю своей семьи или собрать материалы для научных исследований.