В 2026 году запросы в государственные и муниципальные архивы оформляются по единому образцу, который позволяет быстро получить нужные справки, выписки или копии документов․ В статье подробно рассмотрены правовые основы, обязательные реквизиты, пошаговая инструкция подачи и готовый шаблон запроса как для физического, так и для юридического лица․

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное обращение в архив с требованием предоставить:

• архивную справку (информацию о наличии документов);
• выписку из дел (отрывок из акта, реестра и пр․);
• копию (или фотокопию) архивного документа․

Запрос может быть тематическим (по определённой теме, событию) или социально‑правовым (для подтверждения прав, наследства и т․д․)․

Правовые основы

Оформление и рассмотрение запросов регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (2022 г․) – определяет порядок доступа к архивным материалам․
2. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении форм заявлений‑запросов в архивы» – устанавливает обязательный шаблон․
3. Региональные постановления (пример – постановление администрации г․ Муравленко, приложение N 8 и N 9) – уточняют порядок подачи запросов в муниципальные архивы․

Кому и куда направлять запрос

Запрос может быть направлен в:

• Государственный архив РФ (по теме федерального значения);
• Региональный (областной) архив;
• Муниципальный архив (город, район)․

Адреса и контактные данные обычно указаны на официальных сайтах архивов․ Пример:

Государственный архив Рязанской области
390027, г․ Рязань, ул․ Советская, д․ 12
Эл․ почта: info@archive-ryazan․ru
Тел․: +7 (4912) -5‑33‑44

Обязательные реквизиты запроса

Согласно Приказу Минкультуры, в запросе обязательно должны присутствовать следующие сведения:

• Шапка обращения: «В архив» (полное название архива)․
• Тема обращения: «Запрос о предоставлении …»․
• Дата и номер (при наличии)․
• Полные данные заявителя (ФИО, ИНН/СНИЛС, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail)․
• Основание обращения (закон, нормативный акт, личный интерес)․
• Точное описание запрашиваемого документа (название, период, архивный фонд, опись, если известны)․
• Цель получения (например, наследственное дело, научное исследование, личный интерес)․
• Перечень прилагаемых документов (документ, подтверждающий право интереса – доверенность, свидетельство о рождении, решение суда и т․п․)․
• Подпись заявителя и дата․

Образец запроса

Для физического лица (Приложение N 8)

В архив
Государственный архив Рязанской области
390027, г․ Рязань, ул․ Советская, д․ 12

Тема: Запрос о предоставлении архивной справки и копий документов

От: Иванов Иван Иванович,
паспорт: 4509 123456, выдан ОУФМС России по г․ Рязань ,
ИНН 770123456789,
адрес: 390000, г․ Рязань, ул․ Пушкина, д․ 5, кв․ 12,
тел․: +7 -12 345‑67‑89,
e‑mail: ivanov@example․com

Основание: ст․ 24 ФЗ «Об архивных документах», а также статья 125 ГК РФ (наследственное дело)․

Запрашиваемая информация:
Справка о наличии в архиве фондов № 12 «Документы о земельных участках г․ Рязань за 1945‑1955 гг․»;
Копия акта о передаче земельных участков в собственность граждан (опись № 12‑34‑56) за 1950 год, страница 12‑15․

Цель получения: подтверждение права собственности в рамках наследственного дела № 2025‑12345․

Приложения:
Копия свидетельства о смерти усопшего (пасп․ № 123456);
Выписка из реестра наследников;
Копия доверенности (если запрос подаёт представитель)․

Срок предоставления: в соответствии с пунктом 6 Приказа Минкультуры от  № 123 – не более 30 календарных дней․

Подпись: ______________________ Дата: 

Для юридического лица (Приложение N 9)

В архив
Муниципальный архив города Муравленко
663500, Ямало‑Ненецкий авт․окр․, г․ Муравленко, ул․ Ленина, д․ 7

Тема: Запрос о предоставлении копий документов по теме «Строительство жилых домов 1990‑1995 гг․»

От: ООО «СтройИнвест», ИНН 8601234567, ОГРН 1158600001234,
адрес: 663500, Ямало‑Ненецкий авт․окр․, г․ Муравленко, ул․ Трудовая, д․ 3,
тел․: +7 -21 555‑66‑77, e‑mail: info@stroiinvest․ru,

директор: Петров Петр Петрович, паспорт: 8601 765432, выдан ОУФМС России по ЯНО ․
Основание: ст․ 24 ФЗ «Об архивных документах», договор № 2025‑07‑01 от  г․

Запрашиваемая информация:
Копии проектной документации по объекту строительства жилого комплекса «Северный» (фонд № 45, опись 45‑12‑03), 1992‑1994 гг․;
Выписка из реестра разрешений на строительство за 1993 год (фонд № 45, лист 7‑9)․

Цель получения: подготовка технической экспертизы для текущего проекта реконструкции․

Приложения:
Копия договора с заказчиком;
Устав ООО «СтройИнвест»;
Доверенность на подпись директора (если запрос подаёт уполномоченный сотрудник)․

Срок предоставления: в течение 30 календарных дней с даты получения запроса․

Подпись: ______________________ Дата: 

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Определите нужный архив․ На официальном сайте проверьте, хранит ли он интересующие вас фонды․
2. Соберите подтверждающие документы․ Это могут быть свидетельства о рождении, доверенности, судебные решения․
3. Скачайте шаблон; На сайтах архивов обычно доступны файлы ․docx и ․pdf (см․ ссылки в конце статьи)․
4. Заполните шаблон․ Вставьте свои данные, точно укажите архивный фонд, период, номер описи․
5. Выберите способ отправки․
   • Почтовая отправка (заказным письмом с уведомлением о вручении);
   • Электронная почта (вложите скан‑копии документов);
   • Лично в столе справок (при наличии удостоверения личности)․
6. Отправьте запрос․ Сохраните копию отправленного письма и подтверждение (Квитанцию, электронный журнал отправки)․
7. Ожидайте ответа․ По закону архив обязан ответить в течение 30 дней․ При необходимости может быть продлен срок до 60 дней (только с уведомлением заявителя)․
8. Получите документ; Если запрос одобрен – получите справку/копию в выбранном вами виде (почтой, электронно, лично)․

Сроки рассмотрения и получение ответа

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за копии документов?

Да․ По статье 24 ФЗ «Об архивных документах» архив может взимать плату за услуги копирования, сканирования и подготовку справок․ Тарифы публикуются на сайте архива․

Можно ли получить документы в электронном виде?

Большинство архивов в 2026 году предоставляют сканы в формате PDF по запросу, если документ не подпадает под ограничения (секретность, ограниченный доступ)․

Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Обратитесь в руководящий орган (например, в Департамент культуры региона) с копией запроса и требованием о принудительном исполнении․

Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом фонде?

Только при наличии законного основания (судебное решение, согласие владельца прав)․ В таком случае запрос оформляется как запрос о доступе к закрытым документам и сопровождается соответствующим решением суда․

Полезные ссылки и скачивание шаблонов

• Шаблон запроса (физическое лицо) – ․docx
• Шаблон запроса (юридическое лицо) – ․pdf
• Приказ Минкультуры № 123 от  (полный текст)
• FAQ по работе с архивами РФ