Запрос в архив – важный шаг в восстановлении семейной истории. Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет вам составить корректное и эффективное обращение.
Подготовка к запросу
- Определить территориально‑административную принадлежность места проживания интересующего вас родственника на период его жизни там.
- Узнать ФИО директора архива или ответственного сотрудника, к которому будет адресовано письмо.
- Собрать все известные данные: полные ФИО, даты рождения/смерти, места событий (рождения, брака, смерти), известные номера дел или фондов, если они уже имеются.
- При наличии семейных документов (копии свидетельств, выписок) сделать их сканы или фотографии – они могут понадобиться в качестве приложения.
Структура официального письма
- Шапка: реквизиты отправителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail) и получателя (название архива, ФИО директора, адрес).
- Обращение: «Уважаемый [Имя Отчество]!».
- Основная часть:
- Перечень конкретных документов, которые вы просите предоставить (метрические записи, справки о браке, смерти, приказы и т.д.).
- Для каждого пункта указать известные данные: ФИО, даты, места, номера дел/фондов (если известны).
- Обосновать запрос: ссылка на семейный архив, книгу родственника, ранее полученные сведения.
- Просьба выслать копии документов обычным письмом или по электронной почте.
- Указание готовности оплатить услуги архива согласно действующему тарифу.
- Контактные данные для обратной связи.
- Подпись и дата: ручная подпись (если отправляете бумажное письмо) и дата составления.
Пример текста заявления
Иванов Иван Иванович
ул. Ленина, д. 10, кв. 5
г. Москва, 123456
тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: ivanov@example.com
г. Москва
«___» __________ 2026 г.
Директору Государственного архива Московской области
Иванову Петру Сергеевичу
Заявление о предоставлении архивных справок о родственниках
Уважаемый Петр Сергеевич!
Прошу вас предоставить мне копии следующих документов, касающихся моих предков:
- Метрическая запись о рождении Сидорова Александра Петровича, 12 марта 1902 г., г. Златоуст (фонд ЗАГС г. Златоуст, дело № 123/1902).
- Запись о браке Сидорова Александра Петровича и Сидоровой Марии Ивановны, 15 июня 1925 г., г. Златоуст.
- Справка о смерти Сидорова Александра Петровича, 3 ноября 1978 г., г. Москва.
Указанные сведения я получил из семейного архива и книги родственника (см. приложение). Прошу также указать, если интересующие документы уже переданы в фонды федеральных архивов, и в таком случае направить запрос в соответствующее подразделение.
Готов оплатить все услуги архива в соответствии с действующим тарифом. Прошу выслать ответ на указанный выше адрес либо на электронную почту.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Советы по оформлению
- Используйте официально‑деловой стиль, избегайте разговорных выражений и жаргона.
- Все названия учреждений, фондов, дел пишите полностью с указанием номеров и дат.
- Приложите копии документов, подтверждающих ваше родство (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.).
- Если отправляете запрос электронной почтой, дублируйте его бумажным вариантом – многие архивы уделяют больше внимания бумажным письмам.
- Сохраняйте копию отправленного письма и отмечайте дату отправки для дальнейшего контроля.
Что делать после получения ответа
- Внимательно проверьте полученные справки на соответствие запросу и наличие всех запрошенных данных.
- При необходимости уточните детали в follow‑up запросе (например, запросить дополнительные листы дела).
- Сохраните полученные документы в электронном и бумажном виде, сделав резервные копии.
- Занесите новые данные в ваше генеалогическое древо, указав источники (название архива, номер дела, дату получения).
Полезные ссылки и ресурсы
- Федеральное архивное агентство – arhiv.ru (информационное письмо «Твоя родословная»).
- Справочно‑информационный центр ГАРФ – рекомендации по работе с запросами в государственные архивы.
- Сервис Familio.Media – образцы заявлений и советы по оплате услуг архива.
Следуя данной инструкции, вы сможете составить корректное и эффективное письмо в архив, которое значительно повысит шансы на получение нужных сведений о ваших родственниках и поможет продвинуться в исследовании семейной истории.