Архив Волгограда – это хранилище исторических документов, которые могут понадобиться исследователям, журналистам, genealogists и обычным гражданам. В статье мы подробно расскажем, как правильно оформить запрос, какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать.

Что представляет собой Архив Волгограда?

В Волгоградском государственном архиве (ВГА) хранятся:

• Документы XIX‑XX веков (сельские, городские, военные, партийные материалы);
• Фотографии, карты, планы, газеты;
• Личные дела, метрические книги, списки населения;
• Электронные ресурсы, оцифрованные в рамках государственных программ.

Архив делится на несколько подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип материалов (например, Военно‑исторический отдел, Отдел гражданской регистрации и т.д.). Поэтому перед подачей запроса важно уточнить, к какому отделу относится ваш запрос.

Как оформить запрос в архив?

Выбор формы обращения

Существует два основных способа подачи запроса:

1. Почтовый (или личный) запрос – отправляется в виде письма на адрес архива или подаётся лично в приемном зале.
2. Электронный запрос – через официальный сайт архива (раздел «Электронные услуги»);

Структура запроса

Запрос должен быть оформлен в свободной форме, но рекомендуется включить следующие обязательные элементы:

• Шапка письма: ФИО заявителя, адрес, телефон, e‑mail.
• Тема обращения: «Запрос в архив Волгограда».
• Краткое описание интересующего документа (год, тип, название, номер дела, если известен).
• Цель запроса (исследовательская работа, семейная история, публикация и т.п.).
• Перечень прилагаемых документов (копии паспорта, согласие на обработку персональных данных и др.).
• Подпись и дата.

Пример письма‑запроса

От: Иванов Иван Сергеевич
Адрес: ул. Пушкина, д. 10, кв. 5, г. Волгоград, 400001
Телефон: +7 (8442) -23‑456
E‑mail: ivanov@example.com

Тема: Запрос в архив Волгограда

Уважаемые сотрудники архива!

Прошу предоставить копию метрической книги № 12 за 1915‑1920 годы, хранящейся в отделе Гражданской регистрации. Данные нужны для исследования родословной моей семьи (фамилия – Петрова).

В качестве подтверждения цели исследования прилагаю копию диплома магистра истории (страница 3) и согласие на обработку персональных данных.

С уважением,
Иванов И.С.

Какие документы необходимо приложить?

Для ускорения рассмотрения запроса подготовьте:

• Копию паспорта (или иного удостоверения личности);
• Согласие на обработку персональных данных (шаблон обычно предоставляется архивом);
• Документы, подтверждающие цель запроса (например, справка с места работы, учебный план, публикация);
• Если запрос касается умершего родственника – свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке).

Сроки выполнения запроса

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. В случае необходимости дополнительного времени (например, если документ находится в процессе реставрации) архив обязан уведомить заявителя о новых сроках.

Стоимость услуг

В большинстве случаев предоставление копий документов платно. Тарифы зависят от формата и объёма:

• Копия в электронном виде (PDF) – от 50 руб. за лист;
• Копия в бумажном виде – от 80 руб. за лист;
• Сканирование в цвете – от 150 руб. за лист;
• Экспресс‑услуги (в течение 3‑5 рабочих дней) – дополнительный надбавка 30 %.

Оплата производится наличными в кассе архива, банковской картой или переводом на расчётный счёт (реквизиты указаны на официальном сайте).

Электронные услуги архива Волгограда

Для удобства граждан архив предлагает онлайн‑портал archive-volgograd.ru, где можно:

1. Создать личный кабинет;
2. Заполнить форму запроса в электронном виде;
3. Загрузить сканы необходимых документов;
4. Отследить статус выполнения запроса;
5. Получить готовый документ в формате PDF.

Регистрация в личном кабинете бесплатна, а все операции защищены по стандарту SSL.

Полезные советы и типичные ошибки

• Тщательно уточняйте реквизиты документа. Чем точнее указаны номер дела, год, подразделение – тем быстрее архив его найдёт.
• Не забывайте о согласии на обработку персональных данных. Без него запрос может быть отклонён.
• Проверяйте сроки действия документов. Некоторые материалы могут быть закрыты на 30‑50 лет.
• Сохраняйте копии всех отправленных писем и подтверждений. Это поможет в случае потери запроса.
• Если запрос отклонён, уточните причину. Часто требуется дополнить пакет документов.

Контактные данные архива Волгограда

Адрес: 400001, г. Волгоград, ул. Пушкинская, д. 12

Телефон: +7 (8442) -5‑55‑55

Электронная почта: info@archive-volgograd.ru

Часы работы: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, Сб — 10:00‑14:00 (приём заявок только по предварительной записи).

Запрос в архив Волгограда – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро получить нужные документы, сэкономив время и средства. При возникновении вопросов всегда можно обратиться к сотрудникам архива по телефону или через электронную почту – они готовы помочь и разъяснить любые нюансы.

Удачной работы с архивными материалами!