Воронежский государственный архив (далее – Архив) хранит более 30 млн документов, относящихся к истории Воронежской области, личному составу, социально‑правовым вопросам, генеалогическим исследованиям и многому другому. Оформление запроса может показаться сложным, но при правильном подходе процесс проходит быстро и без лишних проблем.
Содержание статьи
- Общее о Воронежском государственном архиве
- Какие запросы принимаются
- Формы заявлений и их заполнение
- Пошаговая процедура подачи запроса
- Необходимый пакет документов
- Контактные данные и часы работы
- Полезные советы и типичные ошибки
- Часто задаваемые вопросы
Общее о Воронежском государственном архиве
Государственный архив Воронежской области (Казённое учреждение Воронежской области) находится по адресу:
- Адрес: 18 улица Куколкина, г. Воронеж, 394000
- Телефоны: +7 (473) -12‑79‑69, +7 (473) -12‑79‑65
- Э‑почта: info@gavogovvrn.ru
- Сайт: www.arsvo.ru
Рабочие часы приёмной:
- Пн‑Чт: 10:00 – 17:00
- Пт: 10:00 – 15:00
- Суббота, воскресенье – выходные
Архив входит в систему Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), поэтому многие процедуры согласованы с федеральными нормативами.
Какие запросы принимаются
В Архиве можно запросить документы разных категорий:
- Генеалогические запросы – сведения о рождении, браке, смерти, списки населения, воинские билеты.
- Социально‑правовые запросы – документы, касающиеся земельных отношений, пенсионного обеспечения, трудовой истории.
- Исторические запросы – материалы по общественно‑политической истории, архивные газеты, фотографии.
- Запросы по личному составу – сведения о сотрудниках государственных учреждений, военных частях, учебных заведениях.
Все типы запросов оформляются по одной и той же схеме, но в заявлении указывается конкретная тематика.
Формы заявлений и их заполнение
Для подачи запроса необходимо использовать типовую анкету‑заявление, которую можно получить:
- С сайта Архивной службы Воронежской области в разделе «Обращения граждан»;
- В приёмной архива в бумажном виде;
- По электронной почте – архив пришлёт скан формы.
Структура типовой анкеты
| Раздел | Что указывать |
|---|---|
| ФИО заявителя | Полные фамилия, имя, отчество |
| Адрес и контактные данные | Почтовый адрес, телефон, e‑mail |
| Цель запроса | Генеалогическое исследование, юридические нужды и т.п. |
| Описание запрашиваемого документа | Номер дела, период, тип документа (акт, журнал, листок и т.д.) |
| Пояснительная записка | Краткое обоснование необходимости получения |
| Перечень приложений | Копия паспорта, доверенность (если запрос от лица), справка о родстве и др. |
| Подпись и дата | Подпись заявителя и дата заполнения |
Важно: все поля анкеты должны быть заполнены разборчиво. Если запрос подаётся от имени другого лица (например, родственника), требуется нотариально заверенная доверенность.
Пошаговая процедура подачи запроса
- Подготовьте пакет документов (см. раздел Необходимый пакет документов).
- Скачайте и заполните форму заявления с сайта www.arsvo.ru или возьмите её в приёмной.
- Выберите способ подачи:
- Лично – принести пакет в приёмную (рекомендовано, если нужен быстрый ответ).
- По почте – отправить заказным письмом на адрес архива.
- Электронно – отсканировать заявление и отправить на info@gavogovvrn.ru (в письме укажите «Запрос в архив» в теме).
- Факс – факсимильный номер архива: +7 (473) -12‑79‑70 (по согласованию).
- Оплатите государственную пошлину (если запрос подразумевает выдачу копий). Платёж можно произвести через банковскую карту или наличными в приёмной. Сумма зависит от объёма и типа копий (цифровые/бумажные).
- Получите подтверждение о приёме – архив выдаст расписку (в бумажном виде) или отправит электронное подтверждение.
- Ожидайте выполнения запроса. Сроки варьируются от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от сложности и наличия материалов.
- Получите результат:
- Лично – в приёмной (можно взять копии сразу).
- По почте – отправка оригиналов/копий заказным письмом.
- Электронно – сканы документов в формате PDF (при согласовании).
Необходимый пакет документов
| Документ | Для кого нужен | Формат |
|---|---|---|
| Заполненная анкета‑заявление | Все заявители | Бумажный/PDF |
| Копия паспорта заявителя | Физическое лицо | Ксерокопия, заверенная печатью |
| Доверенность | Если запрос от имени другого лица | Нотариальная, оригинал + копия |
| Справка о родстве (для генеалогических запросов) | Близкие родственники | Копия свидетельства о рождении, браке и т.п. |
| Оплата пошлины | Все, кто требует копий | Квитанция о платеже |
| Дополнительные сведения (если известны) | Уточнение поиска | Номера дел, даты, имена сотрудников |
Если какие‑то документы отсутствуют, в заявлении следует указать «отсутствует» и объяснить причину.
Контактные данные и часы работы
Государственный архив Воронежской области
- Адрес: 18 ул. Куколкина, г. Воронеж, 394000
- Телефон: +7 (473) -12‑79‑69, +7 (473) -12‑79‑65
- Э‑почта: info@gavogovvrn.ru
- Сайт: www.arsvo.ru
- Часы работы приёмной: Пн‑Чт 10:00‑17:00, Пт 10:00‑15:00
- Факс: +7 (473) -12‑79‑70 (по предварительной договорённости)
Для уточнения деталей рекомендуется позвонить в рабочие часы или написать электронное письмо с указанием темы обращения.
Полезные советы и типичные ошибки
- Тщательно проверяйте данные. Ошибки в датах, именах или номерах дел часто приводят к возврату заявления.
- Указывайте максимально точные реквизиты. Чем более конкретно описан документ, тем быстрее архив его найдёт.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов. При необходимости их можно будет продублировать.
- Не забывайте про оплату пошлины. Без подтверждения оплаты архив может приостановить работу над запросом.
- Если нужен срочный ответ, укажите об этом в заявлении. За ускоренное рассмотрение может потребоваться дополнительная плата.
- При личном визите возьмите с собой оригиналы документов. Архив может потребовать их увидеть для подтверждения личности.
- Следите за сроками. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней, но в случае сложных запросов срок может быть продлён – об этом вас предупредят.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли получить документы в электронном виде?
Да. При запросе укажите «желательно в электронном виде». Архив сканирует материалы и отправляет PDF‑файлы на ваш e‑mail. За электронные копии обычно взимается меньшая пошлина.
Вопрос: Как узнать, есть ли нужный документ в фондах?
Сначала отправьте запрос‑проверку (без оплаты копий). В ответе архив укажет наличие/отсутствие документа и примерный срок выполнения.
Вопрос: Можно ли запросить документы за пределами Воронежской области?
Если документ находится в другом государственном архиве, ваш запрос может быть перенаправлен. В таком случае архив предоставит контактные данные соответствующего учреждения.
Вопрос: Как оформить запрос от имени умершего родственника?
Требуется нотариальная доверенность от наследника или свидетельство о праве наследования, а также копия свидетельства о смерти.
Вопрос: Что делать, если ответ пришёл с отказом?
Отказ может быть связан с ограничением доступа (секретность, персональные данные). В таком случае архив обязан указать причину. Вы можете подать апелляцию в Руководство архива или в Федеральное архивное агентство.
Запрос в Воронежский государственный архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя описанному выше руководству, вы сможете собрать необходимые документы без лишних задержек. При возникновении вопросов всегда лучше уточнить детали напрямую в приёмной архива – сотрудники готовы помочь.
Удачных исследований и успешного получения архивных материалов!