Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата актуализации: 07:57:18 ()

Содержание

Законодательная база
Виды запросов в архив
Как правильно составить запрос
Необходимые документы и формы
Каналы подачи и регистрация
Сроки исполнения
Что входит в ответ архива
Образцы заявлений‑запросов
Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Государственный архив административных органов Свердловской области (далее – Архив) рассматривает запросы в соответствии с рядом нормативных актов:

Федеральный закон от № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями от ).
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов, утверждённые Приказом Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера Федерального архивного агентства.
Постановления и приказы региональных архивов, регламентирующие сроки и порядок выдачи архивных справок, выписок и копий.

Эти документы определяют право заявителя на получение информации, обязанность архива отвечать в установленный срок и порядок оформления запросов.

Виды запросов в архив

Запросы могут быть классифицированы по нескольким признакам:

По содержанию:
- Запросы о предоставлении архивной справки (краткая информация о наличии и характере документов).
- Запросы о выдаче архивной выписки (выдержка из документа).
- Запросы о копиях (полные или частичные) архивных материалов.
По юридическому статусу заявителя:
- Граждане РФ.
- Юридические лица (организации, учреждения).
- Иностранные государства (в этом случае запросы направляются через МИД РФ).
По степени конкретизации:
- Точный запрос – с указанием конкретных реестров, номеров дел, дат и т.п.
- Общий запрос – без точных сведений, с просьбой уточнить наличие материалов.

Как правильно составить запрос

Существует два основных шаблона запроса:

Точный запрос (с указанием конкретных сведений)

Прошу предоставить архивную справку/выписку/копию по делу № ______, хранящемуся в отделе _____ Государственного архива административных органов Свердловской области, за период с __ по __.

В таком запросе рекомендуется указать:

ФИО заявителя (или название организации).
Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
Точное название документа (реестр, номер дела, дата).
Цель получения (исследовательская, семейная история, юридическая и т.д.).
Перечень требуемых форм (справка, выписка, копия).

Общий запрос (без точных сведений)

Прошу предоставить информацию о наличии в архивах материалов, относящихся к теме «_____» за период с __ по __.

Для общего запроса важно:

Чётко сформулировать тему исследования.
Указать примерный временной диапазон.
Готовность к уточняющим вопросам со стороны архива.

Важно: Не отправляйте несколько одинаковых писем – это может запутать сотрудников и продлить сроки рассмотрения.

Необходимые документы и формы

Для подачи запроса обычно требуется:

Заполненное заявление‑запрос (можно скачать в виде PDF‑шаблона).
Копия паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц).
Документ, подтверждающий интерес к материалам (например, справка с места работы, учебное задание).
Оплата госпошлины (если требуется) – квитанция прилагается к заявлению.

Образцы заявлений доступны на официальных сайтах архивов и в разделе «Формы и образцы» портала государственных услуг РФ.

Каналы подачи и регистрация

Запросы можно направлять:

Лично в приёмный отдел архива (получаете расписку о регистрации).
Почтовой отправкой (рекомендовано использовать заказное письмо с уведомлением о вручении).
Электронно через портал Госуслуги (при наличии электронной подписи).
Факс (в редких случаях, при согласовании с архивом).

После подачи заявления архив выдаёт регистрационный номер, который следует указывать в последующей переписке.

Сроки исполнения

Согласно нормативным актам, сроки исполнения запросов фиксированы:

Общий срок ответа – 30 дней со дня регистрации обращения (ФЗ‑59‑ФЗ, пункт 8.2).
В отдельных случаях (сложные материалы, необходимость привлечения экспертов) срок может быть продлён, но не более чем на 30 дней, о чём заявитель будет уведомлён письменно.
После подготовки ответа архив обязан предоставить готовый документ в течение 15 дней с момента его готовности (ГАРФ, пункт о выдаче на руки).

Если в архиве отсутствуют запрошенные сведения, ответ «об отсутствии сведений» также должен быть направлен в течение 30 дней.

Что входит в ответ архива

Ответ может содержать один из следующих вариантов:

Архивная справка – краткая информация о наличии и характере документов, их месте хранения.
Архивная выписка – выдержка из оригинального документа, заверенная подписью архивного специалиста.
Копия документа – полная или частичная копия, заверенная печатью архива.
Ответ об отсутствии сведений – официальное подтверждение того, что запрошенные материалы в архиве не хранятся.

Все ответы сопровождаются подписью уполномоченного лица, печатью архива и указанием даты выдачи.

Образцы заявлений‑запросов

Образец точного запроса

Заявление‑запрос

От: Иванова Ивана Ивановича
Адрес: 620000, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Тел.: +7 (343) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

«07» октября 2026 г.

Прошу предоставить архивную выписку из дела № 12345/2020, хранящегося в отделе «Документы по административным правонарушениям» Государственного архива административных органов Свердловской области, за период с по .

Цель: подготовка научной статьи о правоприменении в сфере ЖКХ.

Приложения:
Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины № 2026‑00123.

Образец общего запроса

Заявление‑запрос

От: ООО «История семьи»
Адрес: 620014, г. Екатеринбург, ул. Ленина, д.20
Тел.: +7 (343) -87‑65‑43
E‑mail: info@familyhistory.ru

«07» октября 2026 г.

Прошу предоставить информацию о наличии в архивах материалов, относящихся к семье Петровых (фамилия, имя, отчество) за период с 1900 по 1950 годы.

Цель: составление генеалогического древа.

Приложения:
Выписка из ЕГРЮЛ.
Копия доверенности (для представителя организации).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить ответ быстрее 30 дней? В исключительных случаях (неотложные судебные процессы) архив может ускорить процесс, но это требует официального запроса от суда или прокуратуры.
Что делать, если ответ пришёл с ошибкой? Необходимо написать уточняющее письмо, указав регистрационный номер и конкретные замечания. Архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 дней.
Можно ли получить электронную копию? Да, при подаче запроса через портал «Госуслуги» можно указать способ получения – электронный файл в формате PDF.
Как оформить запрос от иностранного государства? Запросы направляются через Министерство иностранных дел РФ, которое передаёт их в соответствующий архив.
Какая стоимость копий? Тарифы устанавливаются региональными нормативными актами и зависят от объёма страниц, формата и способа доставки.

Получение информации из архивов – процесс, строго регламентированный законодательством. Чтобы запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо:

Точно определить, какие документы нужны, и сформулировать запрос в соответствии с образцами.
Приложить все требуемые документы (паспорт, доверенность, квитанцию об оплате).
Отправить запрос через один из официальных каналов и сохранить регистрационный номер.
Учитывать, что стандартный срок ответа – 30 дней, а в случае отсутствия сведений архив обязан сообщить об этом в тот же срок.

Соблюдая эти простые правила, вы существенно ускорите процесс получения архивных справок, выписок и копий, а также избежите лишних задержек и недоразумений.

Автор статьи: Ваш помощник. Все материалы актуальны на дату .