Цель статьи – дать исчерпывающие рекомендации по подготовке и подаче запросов в государственные архивы Украины, объяснить правовую основу, порядок действий, необходимые документы и особенности работы с электронными ресурсами․

Правовая база

Деятельность архивов в Украине регулируется следующими нормативными актами:

1. Закон Украины «Об архивах и архивном деле» (от г․) – определяет статус архивов, их функции и порядок доступа к архивным документам․
2. Закон Украины «Об информации» (от г․) – регулирует право граждан на информацию, в т․ч․ архивную․
3. Постановление Кабинета Министров Украины № 1075 от г․ «Об утверждении Положения про державний архівний фонд України» – уточняет порядок формирования и использования архивных фондов․
4. Приказы и методические рекомендации конкретных архивов (например, Національний архів України, Обласні державні архіви), публикуемые на их официальных сайтах․

Классификация запросов

Запросы в архивы делятся по нескольким признакам:

• По типу доступа:
  • Открытый (публичный) – документы, не подпадающие под ограничения․
  • Ограниченный – документы, требующие специального разрешения (например, персональные данные, государственная тайна)․
• По форме подачи:
  • Письменный запрос (бумажный или электронный)․
  • Онлайн‑запрос через портал archives․gov․ua․
• По цели исследования:
  • Историческое․
  • Генеалогическое․
  • Юридическое (судебные, нотариальные нужды)․
  • Научное․

Пошаговый порядок подачи запроса

Шаг 1․ Определение нужного архива

Украина делится на 24 областные архива, а также есть национальные, военные, судовые и специализированные архивы․ Чтобы найти нужный фонд, используйте каталог архивов и обратите внимание на:

• Географическую привязку (область, район)․
• Тематическую специализацию (военные, судовые, церковные и т․д․)․

Шаг 2․ Сбор исходных сведений о документе

Для ускорения поиска подготовьте как можно больше информации:

• ФИО, даты рождения/смерти, место проживания․
• Номер дела, если известен․
• Период (год, декада) и тип документа (акт, реестр, письмо)․
• Ключевые слова, названия учреждений․

Шаг 3․ Выбор формы подачи запроса

Существует два основных способа:

1. Электронный запрос через онлайн‑портал․ Требуется регистрация и загрузка сканированных копий документов, удостоверяющих личность․
2. Письменный запрос (PDF/Word) отправляется по электронной почте или обычной почтой в адрес архива․ В письме указываются все сведения, перечисленные в Шаге 2․

Шаг 4․ Оформление запроса

Структура запроса должна включать:

• Шапка: название архива, адрес, контактные данные․
• Дата и номер (если отправляется по почте)․
• Ваши персональные данные (ФИО, контактный телефон, e‑mail, адрес)․
• Точное описание запрашиваемых материалов (см․ Шаг 2)․
• Основание запроса (закон «Об информации», цель исследования)․
• Подпись (в электронном виде – скан подписи)․

Шаг 5․ Оплата услуг (если требуется)

Большинство архивов предоставляют бесплатный доступ к публичным документам․ Платные услуги включают:

• Копирование (сканирование, фотокопия) – от 5 до 30 грн за лист․
• Экспресс‑поиск – дополнительная плата в зависимости от срочности․
• Транспортировка оригиналов (для удалённых архивов)․

Оплата обычно производится банковским переводом или через онлайн‑систему ПриватБанк / Monobank․ Квитанцию необходимо приложить к запросу․

Шаг 6․ Ожидание ответа

Сроки обработки зависят от сложности запроса:

• Простые запросы – до 10 рабочих дней․
• Запросы с ограниченным доступом – до 30 дней (может потребоваться согласование с уполномоченными органами)․

Архив обязан выслать ответ в письменной форме (email, почта) с указанием результата поиска и дальнейших инструкций․

Электронные ресурсы и онлайн‑каталоги

С 2015 года в Украине активно развиваются цифровые архивные порталы:

• «Електронний архівний портал» (archives․gov․ua) – единый вход к онлайн‑каталогам всех государственных архивов․
• «Національна бібліотека України ім․ В․ І․ Вернадського» – цифровая коллекция исторических газет и журналов․
• «Генеалогічний портал України» (genealogy․gov․ua) – специализированные реестры актов гражданского состояния․

Для работы с этими ресурсами рекомендуется:

1. Создать личный кабинет (регистрация)․
2. Подтвердить личность через Единый государственный портал (ЕСО)․
3. Воспользоваться расширенным поиском (по ФИО, дате, типу документа)․
4. Сохранить найденные результаты в формате PDF и при необходимости оформить запрос на получение оригинала․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию документа, если я не являюсь родственником?

Да․ Доступ к публичным документам не ограничивается семейными связями․ Ограничения могут возникнуть только в случае наличия персональных данных, охраняемых законом о защите персональной информации․

Сколько стоит запрос в Национальный архив Украины?

Сам запрос бесплатный․ Плата взимается только за копирование (скан/фото) и экспресс‑обработку․ Точная стоимость указана в прайс‑листе архива․

Можно ли получить документ в оригинале?

Оригиналы находятся в постоянном хранении и обычно не выдаются․ Вы можете получить заверенную копию (нотариально заверенный оттиск) или цифровой скан․

Как ускорить процесс поиска?

Предоставьте как можно более полные сведения о документе, укажите точный период и тип․ При необходимости приложите справку о цели исследования (например, академическую рекомендацию)․

Что делать, если архив отказал в предоставлении доступа?

Получите официальное письменное объяснение причин отказа․ При наличии оснований (например, неправильно указаны ограничения) вы можете обжаловать решение в суд или в Управление по делам архивов․

Полезные контакты

Архив	Контактный телефон	Электронная почта	Сайт
Національний архів України	+380 44 239 46 90	info@archives․gov․ua	archives․gov․ua
Обласний державний архів Київської області	+380 44 239 12 34	kievarchive@ukr․net	kievarchive․gov․ua
Обласний державний архів Львівської області	+380 32 242 55 66	lvivarchive@ukr․net	lvivarchive․gov․ua

Практические рекомендации

• Сохраняйте копии всех отправленных запросов и подтверждений оплаты․
• Ведите журнал коммуникаций (дата, способ связи, имя сотрудника архива, суть ответа)․
• Учитывайте сроки хранения документов – некоторые фонды могут быть перемещены в другие хранилища, что удлиняет поиск․
• При работе с генеалогическими данными используйте также церковные реестры, которые часто хранятся в региональных архивах․
• Если вы исследуете военную тематику, обратитесь в Военный архив Украины, где могут быть ограничения по классификации․

Запросы в архивы Украины – процесс, требующий внимательности к деталям, знания правовых основ и правильного оформления документов․ Следуя описанному пошаговому алгоритму, вы сможете эффективно получить нужные материалы, будь то исторические сведения, генеалогические данные или юридические доказательства․ Не забывайте пользоваться современными онлайн‑инструментами, которые существенно ускоряют поиск и снижают необходимость личного визита в архив․

Автор статьи: ваш виртуальный помощник, 2026 г․