Заведующий архивом – ключевой специалист, отвечающий за организацию, хранение, учёт и использование документальных материалов организации. Его работа направлена на обеспечение сохранности архивных фондов, соблюдение нормативных требований и эффективное предоставление информации сотрудникам и внешним пользователям.

Общие положения

1. Заведующий архивом подчиняется непосредственно руководителю подразделения (директору, главному бухгалтеру, начальнику отдела кадров и т.п.) либо непосредственно генеральному директору организации.
2. Для занятия должности требуется высшее образование (историческое, библиотечно‑информационное, юридческое или смежное направление) и опыт работы в архивной сфере не менее 2‑3 лет.
3. Заведующий архивом обязан знать:
   • Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
   • Нормативные акты Минкультуры России, Роархива и иных уполномоченных органов;
   • Внутренние локальные нормативные акты организации (положение об архиве, инструкции по делопроизводству, порядок доступа к документам);
   • Основы архивной науки, методы описания и классификации документов, основы электронного документооборота (ЭДО).

Основные должностные обязанности

Организация работы архива

• Разрабатывает и утверждает положение об архиве, инструкции по работе с документами и другие локальные нормативные акты, регулирующие деятельность архивного подразделения.
• Определяет структуру архивного фонда, формирует номенклатуру дел, утверждает сроки хранения документов в соответствии с действующими нормативными актами.
• Обеспечивает своевременное поступление документов в архив: контролирует сдачу дел от структурных подразделений, проверяет completeness и качество оформления.
• Организует систему учёта и хранения документов (бумажных и электронных), ведёт архивные описи, картотеки, реестры и базы данных.
• Контролирует соблюдение условий хранения (температура, влажность, освещение, защита от пожара и несанкционированного доступа).

Обработка и использование архивных материалов

• Выполняет описание, классификацию и индексацию поступающих документов согласно принятой номенклатуре дел и государственным стандартам (ГОСТ Р 7.0.8‑2013, ГОСТ Р 7.0.9‑2016 и др.).
• Осуществляет формирование архивных дел, их подшивку, маркировку и размещение на стеллажах или в электронных хранилищах.
• Обеспечивает доступ к архивным материалам сотрудников организации и внешних пользователей в соответствии с установленным порядком (заявки, справки, выписки, копирование).
• Подготавливает справки, выписки, копии документов по запросам руководителей, судебных органов, проверяющих и иных заинтересованных лиц.
• Ведёт учёт выданных документов, контролирует их своевременное возвращение.

Методическая и нормативная работа

• Разрабатывает и обновляет методические рекомендации по ведению делопроизводства, передаче документов в архив и их использованию.
• Проводит обучение и инструктаж сотрудников подразделений по правилам сдачи документов в архив, работе с электронным архивом и соблюдению конфиденциальности.
• Участвует в аттестации документов, определении их ценности и сроках хранения.
• Обеспечивает соблюдение требований законодательства о защите персональных данных и государственной тайны при работе с архивными материалами.

Контроль, отчётность и взаимодействие с внешними органами

• Готовит ежегодные отчёты о состоянии архивного фонда, выполненных работах, выявленных нарушениях и принятых мерах по их устранению.
• Взаимодействует в рамках государственной инспекции.
• Обеспечивает подготовку и передачу документов на государственное хранение (в случае ликвидации организации или передачи части фонда в государственный архив).
• Контролирует соблюдение сроков уничтожения документов, подлежащих уничтожению, и оформляет акты об их уничтожении.

Управление персоналом и материально‑техническим обеспечением

• Организует работу сотрудников архивного отдела (архивариусов, операторов ввода данных, кладовщиков), распределяет обязанности, контролирует исполнение.
• Проводит аттестацию и повышение квалификации подчинённых сотрудников.
• Обеспечивает архивное подразделение необходимым оборудованием (стеллажи, системы климат-контроля, сканеры, серверы для электронного архива, средства защиты информации).
• Ведёт учёт материальных ценностей архива, отвечает за их сохранность и своевременное пополнение.

Права заведующего архивом

• Требовать от руководителей структурных подразделений своевременной и полной сдачи документов на хранение.
• Давать обязательные указания по порядку работы с документами, их описанию и хранению.
• Запрашивать и получать необходимые сведения и документы от любых подразделений организации для выполнения своих функций.
• Участвовать в разработке и утверждении локальных нормативных актов, касающихся архивного дела и делопроизводства.
• Вносить предложения по улучшению работы архива, оптимизации процессов и внедрению новых технологий.
• Налагать дисциплинарные взыскания на сотрудников архивного отдела за нарушение должностных инструкций (в пределах своей компетенции).
• Обращаться к руководству организации с предложениями о выделении дополнительных ресурсов (финансовых, материальных, кадровых) для обеспечения деятельности архива.

Ответственность заведующего архивом

• За несвоевременную или неполную сдачу документов на хранение – дисциплинарная ответственность (выговор, замечание, в случае повторных нарушений – увольнение).
• За нарушение условий хранения, приведшее к повреждению или утрате документов – материальная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами.
• За нарушение требований конфиденциальности, раскрытие сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну – дисциплинарная, административная или уголовная ответственность в зависимости от тяжести последствий.
• За несоблюдение установленных сроков уничтожения документов – дисциплинарная ответственность.
• За нарушение требований законодательства об архивном деле (ФЗ «Об архивном деле в РФ») – административная ответственность (штрафы) и возможные последствия для организации.

Должностная инструкция заведующего архивом является важным инструментом организации работы архивного подразделения. Чёткое delineation обязанностей, прав и ответственности обеспечивает:

• Надёжное сохранение документального наследия организации;
• Соблюдение законодательных и нормативных требований;
• Эффективное использование архивной информации в управленческом и научном процессах;
• Минимизацию рисков утраты, повреждения или неправомерного раскрытия документов.

При составлении должностной инструкции рекомендуется опираться на актуальные нормативные акты, лучшие практики архивного дела и специфику деятельности конкретной организации, чтобы документ был максимально практичным и соответствовал реальным условиям работы.