Заведующий нотариальным архивом — это ключевое должностное лицо, обеспечивающее сохранность, учет и доступность нотариального документария․ Данная статья подробно рассматривает правовые основы деятельности, полномочия, порядок назначения и практические аспекты работы руководителя архива на примере законодательства РФ и стран СНГ․

Правовая основа деятельности

Деятельность нотариальных архивов и их руководителей регулируется многоуровневой системой нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень (РФ): Основы законодательства РФ о нотариате (ст․ 25, гл․ IX), Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Ведомственный уровень: Приказ Минюста РФ от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (проект, вступает в силу в установленном порядке)․
• Локальные акты нотариальных палат: Положения о нотариальных архивах, утверждаемые съездами/советами региональных нотариальных палат (НП)․
• Международный контекст: Закон Украины «О нотариате» (ст․ 23), Положения Белорусской нотариальной палаты — в этих странах архивы также возглавляют назначаемые руководители․

Важно: Согласно ст․ 25 Основ законодательства РФ о нотариате (с поправками 2023 г․), нотариальные архивы создаются как структурные подразделения нотариальных палат субъектов РФ․

Правовой статус и порядок назначения

Кто может быть заведующим

Заведующий архивом, это работник нотариальной палаты, назначаемый на должность в порядке, установленном уставом палаты и трудовым законодательством․ В зависимости от региона и правовой традиции, назначение может осуществляться:

• Председателем нотариальной палаты (наиболее частый вариант в РФ);
• Территориальным органом юстиции (например, по Закону Украины «О нотариате» ст․ 23);
• Управлением палаты / Исполнительным аппаратом․

Примеры из практики

Основные функции и обязанности

Круг задач заведующего архивом определяется Положением об архиве и Приказом Минюста № 395․ Их можно сгруппировать на ключевые блоки:

Организация хранения и комплектования фондов

• Прием нотариальных документов на бумажном носителе от нотариусов частной практики по истечении сроков хранения в нотариальных конторах․
• Прием дел государственных нотариальных контор при их упразднении или прекращении полномочий нотариуса ГНК․
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антивадальная защита) в соответствии с ГОСТ и СанПиН․
• Формирование научной справочной аппарата (описания, указатели, картотеки)․

Учет и документирование

• Ведение государственных форм учета (фондовые описи, книги учета дел хранения)․
• Внедрение и сопровождение автоматизированных систем учета (АСУ) — электронные базы данных архивных фондов․
• Обеспечение сохранности реестров нотариальных действий при переходе на электронный нотариат (гибридные архивы)․

Использование и выдача информации (Социальная функция)

Это наиболее общественно значимая область работы:

1. Выдача архивных справок и копий нотариальных документов гражданам и организациям (по заявлениям, нотариальным запросам, судебным поручениям)․
2. Подтверждение факта совершения нотариального действия (завещание, доверенность, сделка с недвижимостью) для восстановления прав․
3. Работа с запросами органов внутренних дел, судов, ЗАГСов, нотариусов действующих контор․
4. Организация доступа исследователей к делованным фондам (по истечении сроков ограничения доступа — 75 лет для личных данных)․

Управленческая и кадровая работа

• Составление штатного расписания архива, управление персоналом (архивисты, технические работники, курьеры)․
• Планирование и контроль за выполнением плана приема дел, оцифровки, реставрации․
• Отчетность перед Советом/Правлением нотариальной палаты и территориальным органом Росархива/Минюста․
• Бюджетирование: расчет стоимости хранения, тарифов на выдачу справок (утверждаются Паллатой)․

Документооборот: что поступает в архив

Согласно Приказу Минюста № 395 и практике палат, в нотариальный архив поступают:

• Дела нотариальных действий: завещания, доверенности, договора, протоколы осмотра доказательств, морские протесты и др․
• Реестры нотариальных действий: журналы учета (бумажные дубликаты электронных реестров)․
• Служебная документация нотариальных контор: приказы, распоряжения, отчеты, дела по кадрам и финансам (по истечении сроков хранения в конторе)․
• Документы упраздненных ГНК: передаются в архив палаты в обязательном порядке․

Сроки передачи: Обычно дела передаются в архив палаты после истечения 5-летнего срока хранения в нотариальной конторе (сроки могут уточняться новыми Правилами № 395)․

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

С нотариусами (донорами документов)

• Методическая помощь в оформлении дел к сдаче (нумерация, переплет, состав описей)․
• Консультации по срокам хранения и категориям доступа․
• Прием дел по актам приема-передачи (инвентаризационным описям)․

С гражданами и юрлицами (потребителями)

• Прием заявлений (лично, по почте, через Госуслуги/порталы палат)․
• Выдача готовых справок/копий (в архиве, почтой, электронно с ЭЦП)․
• Информирование о стоимости услуг (тарифы НП) и сроках исполнения (обычно до 30 дней)․

С государственными органами

• Росархив / Минюст — контроль за соблюдением архивного законодательства․
• Суды, следствие, прокуратура — исполнение судебных поручений и прокурорских требований․
• ЗАГС, подтверждение фактов брака/развода/усыновления, совершенных нотариально (исторические данные);

Современные вызовы и тренды развития

Цифровая трансформация

Заведующий архивом сегодня должен решать задачи гибридного архива:

• Оцифровка бумажного фонда (сканирование, OCR-распознавание, формирование электронных копий с ЭЦП)․
• Интеграция с Единым нотариальным информационным системой (ЕНИС) и Единым государственным реестром нотариальных действий․
• Обеспечение кибербезопасности электронных фондов․

Реорганизация и финансирование

Яркий пример — Москва․ Решено вопрос о включении Единого нотариального архива города Москвы в структуру администрации города․ Это снимает проблему финансирования содержания помещений, охраны, КТ-систем за счет бюджета города, сохраняя за Паллатой функциональное управление фондами․

Работа в экстремальных условиях

Опыт Донецкой области (ДНР) (заведующая Наталья Руденко) демонстрирует уникальные компетенции:

• Эвакуация архивных фондов из зон боевых действий (Торецкий архив → Краматорск)․
• Обеспечение доступа граждан к услугам в условиях смешанного (стационарный/выездной/дистанционный) режима работы․
• Восстановление утерянных/поврежденных дел на основании дубликатов в ЕНИС․

Типовая структура отдела/архива (под руководством заведующего)

1. Сектор приема и комплектования фондов (работа с нотариусами, экспертиза дел, акты приема)․
2. Сектор учета и хранения (размещение дел, климат-контроль, инвентаризации, реставрация)․
3. Сектор использования и справочно-информационной работы (работа с запросами граждан, выдача справок, поиск дел)․
4. Сектор оцифровки и ИТ-поддержки (сканирование, администрирование БД, ЭДО)․
5. Хозяйственно-технический сектор (охрана, пожарная сигнализация, клининг, ремонт стеллажей)․

Ключевые компетенции заведующего архивом

Примерный регламент дня/недели заведующего

• Понедельник: Планерка с начальниками секторов, контроль исполнения поручений председателя Палматы, рассмотрение сложных запросов граждан․
• Вторник-среда: Работа с документацией: подписание актов приема дел, приказов по архиву, согласование тарифов/смет․ Встречи с нотариусами-донорами․
• Четверг: Методическая работа: проверка состояния фондов, инвентаризация, контроль за оцифровкой․ Взаимодействие с ИТ-отделом Палматы․
• Пятница: Подготовка отчетности (недельной/месячной), работа с входящей почтой/ЭДО, контроль за хозяйственными вопросами (оплата коммунальных услуг, ремонт)․

Роль заведующего нотариальным архивом эволюционирует от «хранителя бумаг» к менеджеру информационного актива нотариата․ Ключевые вызовы современности — это полная цифровизация фондов, интеграция в единые государственные реестры (ЕНИС, ЕГРН, ЗАГС), обеспечение бесперебойной выдачи правозащитных документов гражданам в любых условиях (в т․ч․ ЧС и ВЧ) и переход на новые модели финансирования (бюджетные, смешанные)․

Компетентное управление архивом напрямую влияет на правовую безопасность общества: именно из архива извлекаются доказательства прав собственности, наследственных прав, полномочий по доверенностям, составленных десятилетия назад; Профессионализм заведующего — это гарантия того, что «память нотариата» останется доступной, достоверной и защищенной․

Справочно: Контакты प्रमुखных архивов (примеры)

• Республиканский нотариальный архив (ДНР): г․ Донецк, ул․ Нижнеудинская, д․ 3․ Тел․: +7 (856) -97-13-11․ Прием: пн, вт, чт 9:00–18:00 (перерыв 13:00–13:45)․
• Архивы ГНК г․ Москвы (Единый нотариальный архив): г․ Москва, ул․ Электрозаводская, д․ 21 (уточняйте актуальный адрес на сайте МГНП)․ Тел․: +7 (495) -10-03-93․
• Нотариальная палата Вологодской области: информация о конкурсах и работе архива на сайте НП ВО․
• Федеральная нотариальная палата (Методический центр): г․ Москва, ул․ Б․ Дмитровка, д․ 15․

Статья подготовлена на основании открытых источников, нормативных актов (Основы законодательства о нотариате, Приказ Минюста № 395, Законы Украины и Беларуси) и информации с официальных сайтов нотариальных палат на 2026 год․