Получение медицинских документов из архивов больницы – процесс, регулируемый федеральным законодательством и внутренними нормативными актами медицинских организаций. В статье подробно рассмотрены:

• правовые основы выдачи архивных справок, выписок и копий;
• когда и зачем нужен запрос в архив больницы;
• пошаговая инструкция по оформлению заявления;
• перечень обязательных приложений;
• куда и как подавать заявление;
• пример готового заявления.

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие работу архивов медицинских организаций:

1. Решение Коллегии Росархива от г. – «Основные правила работы архивов организаций» (пункт 8.2).
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 8.2.1).
3. Приказ Минздрава России от № 123н «Об организации выдачи медицинских документов и выписок».

Согласно пункту 8.2.1 информации социально‑правового характера (в т.ч. медицинской) может быть выдана в виде:

• архивной справки;
• архивной выписки;
• архивной копии.

Когда требуется заявление в архив больницы?

Заявление в архив больницы подаётся в следующих случаях:

• необходимо получить выписку из истории болезни, результаты обследований, рентгенограммы, флюорограммы;
• нужна справка о стаже работы в медицинском учреждении (для пенсионного обеспечения, соц‑выплат и т.п.);
• требуется копия документов, хранящихся в архиве более 5 лет (например, старые карты пациентов);
• запрос делается доверенным лицом (родственником, законным представителем).

Кому и куда направлять заявление

Заявление подаётся на имя главного врача или в архивный отдел конкретной больницы. Адреса и контакты обычно указаны в официальных справочниках учреждения, а также на сайте больницы.

Примеры адресов:

• ГБУЗ «Медицинский Институт Актуального Здоровья» (МИАЦ), Санкт‑Петербург, 14 линия В.О., д. 3133, 199178.
• Электронная почта: archive@spbmiac.ru.

Что должно быть в заявлении

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется использовать следующий шаблон, чтобы ускорить процесс рассмотрения.

Обязательные реквизиты заявления

Шапка:	«Главному врачу (ФИО)» или «В архивный отдел»
От кого:	ФИО заявителя, дата рождения, паспортные данные, контактный телефон, e‑mail.
Кому (если доверенное лицо):	ФИО доверенного лица, данные доверенности.
Основание запроса:	указать, что запрос социально‑правового характера (например, «для получения справки о стаже», «для получения выписки из истории болезни»).
Перечень требуемых документов:	конкретизировать тип (выписка, справка, копия), период, номер карты/документа.
Подпись и дата:	подпись заявителя (или доверенного лица) и дата подачи.

Пример готового заявления

Главному врачу
ГБУЗ «Медицинский Институт Актуального Здоровья»
от _______________________ (ФИО заявителя)

Дата рождения: __.__.____
Паспорт: серия ___ номер ________, выдан «____» ________________
Контактный телефон: +7 (___) ___‑__‑__
Электронная почта: _______________________

Основание запроса: Запрос социально‑правового характера – получение архивной выписки из истории болезни.

Перечень требуемых документов:
Архивная выписка из истории болезни за период с по г. (номер карты пациента – 123456).
Копия рентгенограммы грудной клетки, выполненной г.

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Копия трудовой книжки (страницы, где указаны ФИО и дата рождения, а также сведения о работе в данном учреждении).
Нотариально заверенная доверенность (если заявление подаёт доверенное лицо).
Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется).

Подпись заявителя _______________________ Дата «____» ___________ 2026 г.

Какие документы необходимо приложить

В зависимости от того, кто подаёт запрос (сам пациент или доверенное лицо), список приложений может различаться.

• Для пациента:
  • Копия паспорта.
  • Трудовая книжка (страницы с ФИО, датой рождения и местом работы в данной больнице).
  • Согласие на обработку персональных данных (если требуется).
• Для доверенного лица:
  • Копия паспорта доверенного лица.
  • Нотариально заверенная доверенность, в которой указано право получения сведений, составляющих врачебную тайну.
  • Копия паспорта пациента (для подтверждения личности).
  • Трудовая книжка пациента (при запросе справки о стаже).

Как подать заявление

Существует несколько способов подачи:

1. Лично в архивный отдел – самый быстрый способ. При личном обращении документы выдаются «под расписку» после предъявления паспорта.
2. По почте – отправить оригиналы заявления и копий документов заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Электронно – через личный кабинет на портале государственных услуг (РПГУ) или по электронной почте. В этом случае требуется скан заявления и приложений в формате PDF.

Сроки рассмотрения и получения документов

Тип запроса	Срок рассмотрения
Архивная справка	до 10 рабочих дней
Архивная выписка	до 15 рабочих дней
Копия архивного документа	до 20 рабочих дней

Если срок превышен, пациент имеет право написать жалобу в Росархив или в Управление делами государственных органов по месту жительства.

Полезные советы

• Заполняйте заявление разборчиво. Не используйте сокращения, если они не указаны в образце.
• Проверяйте актуальность контактных данных. Ошибки в телефоне или e‑mail могут задержать получение уведомления о готовности документов.
• Сохраняйте копию заявления и приложений. При необходимости вы сможете быстро предоставить их повторно.
• Уточняйте необходимость оплаты госпошлины; В некоторых регионах за выдачу архивных копий может взиматься плата.
• Если нужен цифровой вариант (CD/DVD), укажите это в заявлении. По новому регламенту Минздрава такие материалы могут быть предоставлены в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить выписку из истории болезни, если я уже не являюсь пациентом этой больницы?

Да. Запрос может подать любой гражданин, но необходимо подтвердить своё право (например, предоставить трудовую книжку, если запрос связан со стажем, или доверенность, если запрос делается от имени другого лица).

Какие документы считаются «социально‑правового характера»?

Это документы, необходимые для реализации прав граждан в сфере труда, пенсионного обеспечения, социальной защиты, а также медицинские справки, подтверждающие факт лечения или стаж работы в медицинском учреждении.

Нужно ли платить за копии архивных документов?

В большинстве регионов копии выдаются бесплатно, однако за подготовку и пересылку (почтой, курьером) может взиматься плата. Точную информацию уточняйте в архивном отделе конкретной больницы.

Как оформить запрос, если я живу за пределами России?

Можно направить заявление по электронной почте, приложив сканированные копии паспорта и доверенности (если запрос делается через представителя). При необходимости документы могут быть отправлены международной почтой.

Что делать, если архив отказал в выдаче нужных документов?

Отказ должен быть оформлен в письменной форме с указанием причин. Вы имеете право обжаловать решение в суде или в Росархиве в течение 30 дней с момента получения отказа.

Оформление заявления в архив больницы – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение заявления, наличие всех необходимых приложений и выбор удобного способа подачи позволяют получить нужные медицинские документы в установленные сроки.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в архивный отдел вашей больницы или в Росархив для получения консультации.

---

Дата публикации: