Заявление директору архива – официальный документ, которым гражданин или представитель организации обращается к руководителю архивного учреждения с просьбой о предоставлении архивных справок, выписок, копий документов, доступе к читальному залу или иных услуг. Ниже представлен подробный разбор структуры заявления, рекомендации по его оформлению и готовый пример, который можно адаптировать под конкретные нужды.

Почему важно правильно оформить заявление

• Юридическая сила. Правильно составленное заявление служит основанием для выдачи запрошенных материалов и может быть использовано в дальнейшем как доказательство обращения.
• Скорость обработки. Чётко сформулированная просьба и наличие всех requisites (паспорт, доверенность, реквизиты организации) позволяют архиву быстро подготовить ответ.
• Избежание отказа. Неполные или некорректно оформленные заявления часто возвращаются на доработку, что увеличивает сроки получения информации.

Обязательные элементы заявления

1. Шапка документа. Указывается наименование архива, его адрес и ФИО директора (или руководителя структурного подразделения).
2. Информация о заявителе. ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации, контактный телефон и e‑mail (при наличии). Если заявление подаёт представитель – реквизиты доверенности.
3. Наименование документа. В центре строки пишется слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» (можно выделить жирным).
4. Текст просьбы. Чётко и по пунктам излагается, какие именно документы или услуги требуются (справка, выписка, копия, доступ к читальному залу и т.д.). Указываются:
• наименование фонда, дела, описи;
• период, к которому относится запрос;
• цель использования полученной информации (научная работа, судебное разбирательство, генеалогическое исследование и т.п.).
5. Перечень прилагаемых документов. Копия паспорта, доверенность (если есть), платёжное поручение (если услуга платная) и др.
6. Дата и подпись. В конце ставится дата составления заявления и собственноручная подпись заявителя (или его представителя).

Рекомендации по оформлению

• Используйте официально‑деловой стиль: избегайте разговорных выражений, сокращений и эмоциональных оценок.
• Текст следует печатать чёрным шрифтом Times New Roman или Arial, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5.
• Все поля, требующие заполнения (например, ФИО заявителя, адрес), выделяйте жирным или подчёркиванием, чтобы было видно, где нужно вписать данные.
• Если заявление подаётся в электронном виде, сохраняйте его в формате PDF или DOCX, а подпись можно оставить сканированной или использовать квалифицированную электронную подпись.
• Проверьте правильность реквизитов архива (наименование, индекс, ФИО директора) на официальном сайте учреждения или в актуальном нормативном акте (например, Приказ Росархива от № 77).

Образец заявления директору архива

Государственное архивное управление Ленинградской области
ГКУ ЛОГАВ (Ленинградский областной государственный архив)
Адрес: 188300, г. Выборг, ул. Архивная, д. 12
Директору: Иванов Иван Иванович

Заявитель: Петров Петр Петрович
Дата рождения: 
Адрес регистрации: 188300, г. Выборг, ул. Ленина, д. 5, кв. 42
Телефон: +7 (812) -23-45-67
E‑mail: petrov@example.com

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне следующую информацию из фондов ГКУ ЛОГАВ:

Архивную справку о службе в Красной Армии гражданина Сидорова Александра Vasilевича, 
 номер дела: фонд Р-1234, опись 5, дело № 678, период 1941‑1945 гг.
Копию страницы 12 из дела № 678 (фонд Р-1234, опись 5) с отметкой о награждении орденом Отечественной войны I степени.
Доступ к читальному залу для работы с документами фонда Р-1234, опись 5, дела № 670‑680 (период 1940‑1950 гг.) в течение двух рабочих дней с 15 по 16 ноября 2026 г.

Прилагаю к заявлению:
- копию паспорта (страница с данными и пропиской);
- доверенность № 2026/07/15, выданную нотариусом г. Выборга (если заявление подаёт представитель);
- квитанцию об оплате услуги за выдачу справки и копий (реквизиты: ИНН 7801234567, КПП 780101001, расчётный счёт 40702###-###-####0123, БИК 044525225).

Подпись: _____________________ /Петров П.П./

Примечание: В примере выше выделены жирным шрифтом обязательные реквизиты. При реальном заполнении замените выделенные части на свои данные.

Что делать после подачи заявления

1. Сохраните копию отправленного заявления (в бумажном или электронном виде).
2. Если заявление подавалось лично, попросите расписку о получении.
3. При отсутствии ответа в установленный срок (обычно 10‑15 рабочих дней) направьте повторное обращение или запрос о статусе рассмотрения.
4. Полученные документы проверьте на соответствие запросу; при обнаружении несоответствий сразу же сообщите в архив.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения в федеральных органах исполнительной власти».
• Портал «Архивы России» – раздел «Формы заявлений и анкет» (archives.ru/forms).
• Образец заявления для предоставления архивной справки (PDF, 214 Кб) – доступен на сайте ГКУ ЛОГАВ.
• Инструкция по заполнению доверенности для представителя в архивных учреждениях (Минюст РФ).

---

Статья подготовлена . Информация актуальна на дату публикации.