Понятие «заявление для работы в архиве» является многозначным․ В практике документооборота оно может относиться к двум принципиально разным ситуациям:

1. Заявление о приеме на работу, документ, который пишет соискатель для трудоустройства в архивную организацию (государственный, ведомственный, корпоративный архив)․
2. Заявление к архиву (запрос архивной информации), документ, который подает гражданин или организация для получения справки, выписки, копий документов или допуска к работе с фондами в читальном зале․

Ниже мы подробно разберем оба варианта, их структуру, требования законодательства и предоставим актуальные образцы․

Часть 1․ Заявление о приеме на работу в архивную организацию

Если вы хотите устроиться архивариусом, техником, референтом или руководителем в архив, вам нужно написать стандартное заявление о приеме на работу в соответствии со ст․ 68 ТК РФ․

Общие правила оформления

• Форма: строгого унифицированного бланка не существует (форма Т-1 используется для приказа, а не для заявления)․ Пишется в произвольной форме от руки или на компьютере․
• Язык: русский (в национальных республиках — также на государственном языке)․
• Структура «Шапка» (правый верхний угол):
  • Кому: ФИО руководителя архива (директора, главного архивариуса) в дательном падеже․
  • От кого: Ваши полные ФИО, адрес регистрации/проживания, контактный телефон, e-mail․
• Название документа: по центру строки — ЗАЯВЛЕНИЕ․
• Текст: «Прошу принять меня на работу на должность [название должности] в [название структурного подразделения, если известно] с [желаемая дата] на условиях [полный/неполный рабочий день, срок действия трудового договора — неопределенный или срочный]․»
• Подпись и дата: левее — дата составления, правее — личная подпись с расшифровкой․

Пример текста заявления на работу

Пакет документов для приема на работу (ст․ 65 ТК РФ)

К заявлению необходимо приложить:

1. Паспорт (оригинал)․
2. Трудовую книжку (или СТД-Р — электронный эквивалент)․
3. Документ об образовании (диплом, сертификат о переподготовке/повышении квалификации — для архивистов часто требуется профильное высшее или спец․ курсы)․
4. СНИЛС․
5. Военный учетный документ (для мужчин)․
6. Справку о несудимости (для отдельных категорий госслужащих/архивов спец․ фондов)․
7. Медицинскую справку (ф․ 086-у или по результатам предварительного осмотра)․

Часть 2․ Заявление к архиву (Запрос архивной информации)

Это самый частый запрос пользователей․ Гражданин обращается в архив за:

• Архивной справкой о стаже/заработной плате (для ПФР/СФР)․
• Архивной выпиской из личного дела/приказа․
• Копией документа (свидетельства, диплома, приказа)․
• Допуском к работе в читальном зале (для научных исследований, генеалогии)․

Правовая основа

Регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 22, 41) и Приказом Росархива от № 236 (утвердившим типовые формы обращений)․

Способы подачи

1. Через Госуслуги (Портал госуслуг РФ / региональные порталы): Самый быстрый и бесплатный способ для стандартных справок (стаж, зарплата, образование)․ Не требует личного визита․
2. Почта России (ценным письмом с вложением): На адрес архива․
3. Лично в приемной/канцелярии архива: Заполняется бланк на месте․
4. Электронная почта / Форма обратной связи на сайте архива: Допускается во многих архивах, но часто требует последующего предъявления оригиналов паспорта/доверенности․

Структура заявления к архиву (Образец по Приказу Росархива № 236)

Унифицированного бланка для всех случаев нет, но Приказ Росархива № 236 установил рекомендуемые реквизиты․ Обязательные элементы:

Шапка

• Наименование архива (полное официальное название, напр․: «Государственный архив Российской Федерации», «Государственный архив г․ Москвы»)․
• ФИО заявителя (полностью)․
• Адрес проживания (с индексом), телефон, e-mail для ответа․
• Номер и дата паспорта, кем выдан․

Суть запроса (Тема)

Четко сформулируйте, что именно нужно:

• Справка о стаже/заработной плате: укажите период работы, точное название организации (как было в то время), должность, табельный номер (если помните)․
• Выписка/Копия документа: укажите реквизиты документа (номер, дата, название органа, издал приказ), ФИО человека, за которым ищете документ (если не за собой)․
• Допуск в читальный зал: укажите тему исследования, фонды/дела, с которыми планируете работать (если известны описания/номера дел — идеально)․

Основание и цель

Например: «для назначения пенсии», «для подтверждения стажа при приеме на работу», «для написания диссертации», «для установления родственных связей»․

Способ получения результата

• Лично (предъявив паспорт)․
• Почтой (указать точный адрес с индексом)․
• Электронно (на портал Госуслуг / e-mail — уточняйте у архива)․

Согласие на обработку ПДн и подпись

Фраза: «Даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с 152-ФЗ»․ Дата и личная подпись․

Конкретные образцы для частых ситуаций

Образец 1: Заявление на архивную справку о стаже/зарплате (для СФР/ПФР)

Используется, если организация-ликвидирована, архивы переданы в государственный архив области/края/города․

Образец 2: Заявление на допуск к работе в читальном зале (Научная/Генеалогическая тема)

Образец 3: Заявление от третьего лица (Доверенное лицо / Наследник)

Если запрашиваете информацию не о себе (например, о умершем родственнике для пенсии или наследства):

• В «шапке» указываете свои данные․
• В тексте: «Прошу предоставить архивную справку о стаже работы Иванова Ивана Ивановича (дата рождения , дата смерти ), являвшегося моим отцом․․․»․
• Обязательные приложения: копия паспорта заявителя, копия свидетельства о смерти, документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении заявителя, где указан родитель) или нотариальная доверенность / свидетельство о праве на наследство․

Важные нюансы и часто вающие вопросы (FAQ)

Платно ли это?

• Государственные архивы: Выдача архивных справок гражданам на пенсию, льготы, восстановление прав — БЕСПЛАТНО (ст․ 41 Закона № 125-ФЗ)․
• Платные услуги: Генеалогические поиски, сложные научные запросы, копирование большого объема документов, срочное исполнение (обычно 30 дней, срочно — до 10-15 дней за плату)․ Тарифы устанавливаются архивом самостоятельно․

Сроки исполнения

По общему правилу — 30 календарных дней со дня регистрации входящего документа (ст․ 22 Закона № 125-ФЗ)․ По сложным запросам срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя․ Через Госуслуги часто быстрее (5-10 рабочих дней)․

Что делать, если в архиве нет документов?

Архив выдает официальный ответ (отказ) с указанием причины: «Документов не обнаружено», «Фонд не поступил», «Документы утрачены/уничтожены»․ С этим ответом можно обращаться в суд или в вышестоящий архив/Росархив для поиска в других фондах․

Особенности для Беларуси (по данным из интернета)

В Национальном архиве Республики Беларусь документы организаций с ОПФ ООО, ОАО, ЗАО, ЧУП, ИП НЕ хранятся․ Они хранятся в архивах самих организаций или в архивах вышестоящих ведомств/министерств․ Образец заявления (PDF) на зарплату/стаж лучше скачивать с сайта конкретного архива Беларуси․

Архивная справка Формы № 9

Ранее существовала строгая форма № 9 (Приказ Госархива СССР)․ Сейчас единой обязательной формы нет, архивы используют свои бланки с обязательными реквизитами: название архива, реквизиты документа-основания (дела), данные о лице, период работы, должность, зарплата (если просили), подписи директора и гл․ бухгалтера архива, печать, дата;

Чек-лист перед отправкой заявления в архив

• [ ] Указано точное полное название архива (не «Архив г․ Москвы», а «Государственный архив города Москвы» или «Главное архивное управление города Москвы» — уточните на сайте)․
• [ ] Указаны максимально точные данные об организации (название на момент работы, адрес, ведомственная подчиненность)․
• [ ] Указан период работы/обучения (месяц/год)․
• [ ] Приложены копии паспорта (развороты фото + прописка) и СНИЛС (для пенсионных вопросов)․
• [ ] Если за другого человека — приложены документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о рождении/смерти, наследственное дело)․
• [ ] Указан адрес для ответа (с индексом!) или выбран способ получения на Госуслугах․
• [ ] Стоит личная подпись и дата․

Грамотно составленное заявление — залог быстрого получения результата․ Главное правило: чем точнее вы опишете искомый документ (фонд, опись, дело, название организации, ФИО, даты), тем выше шанс, что архивариус найдет информацию за минимальный срок․

Рекомендуем в первую очередь проверить возможность подачи через Единый портал госуслуг (gosuslugi․ru) — это исключает ошибки в адресе архива, потерю почты и оплату почтового сбора․ Если вопрос сложный (генеалогия, наука, отсутствие данных в ЕГРЮЛ/ЕГРИП об организации) — заранее свяжитесь с архивом по телефону/email, указанным на официальном сайте, для уточнения деталей поиска․