Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запрос в архив для получения копий документов, какие нормативные акты регулируют процесс, какие сведения необходимо указать в заявлении и какие ошибки часто допускают заявители.

Когда возникает необходимость в заявлении в архив?

• Для получения копий документов, хранящихся в государственных, муниципальных или частных архивах (например, архивы органов государственной власти, архивы предприятий, архивы библиотек).
• Для подтверждения фактов, необходимых в суде, при оформлении наследства, при получении пенсии, при решении вопросов с налоговыми органами.
• Для научных и исторических исследований, написания монографий, статей, подготовки учебных материалов.

Правовая база

Запрос документов из архива регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
2. Гражданский кодекс РФ (часть первая) – регулирует вопросы копирования и использования официальных документов.
3. Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149‑ФЗ) – определяет права граждан на получение информации.
4. Региональные нормативные акты (например, уставы муниципальных архивов).

Кому адресуется заявление?

Заявление направляется в руководителя архива или в отдел, отвечающий за выдачу копий (отдел документационного обеспечения, отдел обслуживания заявителей и т.п.). Если архив находится в составе учреждения, указывайте полное название организации и её ИНН.

Структура заявления

Заявление может быть написано от руки или в электронном виде (на компьютере). Важно соблюдать следующую последовательность:

Шапка заявления	Наименование архива, его адрес, телефон, e‑mail.
Дата и место	Указывается в правом верхнем углу (например, «Москва, 11 июля 2026 г.»).
Кому	ФИО руководителя архива (если известно) или «Начальнику отдела документационного обеспечения».
Тема	Кратко: «Заявление о выдаче (копировании) документов из архива».
Текст заявления	Содержит: Ваши полные ФИО, контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail); Основание запроса (например, «в соответствии со ст. 13 Федерального закона №73‑ФЗ»); Перечень требуемых документов (указывайте рег. номер, дату, название, если известны); Цель получения (суд, исследование, личные нужды и т.д.); Требуемый способ получения (копия, скан, оригинал); Готовность оплатить услуги (если предусмотрено тарифом архива).
Приложения	Копия паспорта, доверенность (если запрос от лица), подтверждающие документы (например, судебный приказ).
Подпись	Подпись заявителя и расшифровка ФИО.

Образец заявления

Государственный архив г. Москвы
ул. Большая Никитская, д. 12
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: info@gosarchive-moscow.ru

Москва, 11 июля 2026 г.

Начальнику отдела документационного обеспечения
Государственного архива г. Москвы
Иванову И.И.

Тема: Заявление о выдаче копий архивных документов

Я, Петров Алексей Сергеевич, , проживающий по адресу:
г. Москва, ул. Тверская, д. 45, кв. 12,
тел.: +7 (916) -55‑66‑77, e‑mail: alex.petrov@mail.ru,

в соответствии со ст. 13 Федерального закона №73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
прошу выдать копии (или скан‑копии) следующих архивных документов:

Дело № 12‑45/2020, «Протокол заседания Совета директоров ОАО «Ромашка» от г.»;
Дело № 07‑89/2018, «Отчет о проведении проверки финансовой дисциплины в 2017 г.»;
Дело № 03‑12/2015, «Переписка с Министерством финансов РФ за период с по г.».

Цель получения документов: подготовка материалов для судебного разбирательства (дело № 3‑456/2026) о взыскании задолженности.

Готов оплатить услуги архива в соответствии с действующим тарифом. При необходимости прошу связаться со мной по телефону или e‑mail.

Приложения:
Копия паспорта.
Судебный приказ от г. № 3‑456/2026.
Квитанция об оплате (прилагается после расчёта).

Подпись ______________________
(Петров А.С.)

Куда подавать заявление?

• Лично в приемный отдел архива (при наличии возможности – лучше предварительно уточнить часы работы).
• По почте (рекомендованным письмом с уведомлением о вручении).
• Электронной почтой (в приложении к письму – скан заявления и копий документов).
• Через официальный сайт архива (если предусмотрена онлайн‑форма).

Сроки рассмотрения

Согласно ФЗ №73‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней со дня его получения. При необходимости уточнения сведений срок может быть продлён на дополнительные 30 дней, о чём заявитель будет уведомлён письменно.

Стоимость услуг

Оплата зависит от:

• Объёма и формата копий (печатные копии, скан‑копии, электронные файлы).
• Сложности поиска (если документ требует длительного исследования).
• Тарифов, утверждённых архивом (обычно публикуются на официальном сайте).

Если запрос делается в рамках судебного разбирательства, часть расходов может быть возмещена судом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архивы выдают только копии. Оригиналы остаются в архиве, за исключением случаев, когда закон прямо допускает выдачу оригинала (например, в рамках судебного приказа).

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В ответе архива должно быть указано основание отказа (например, документ относится к категории «секретное»). При несогласии заявитель может обжаловать решение в суде или в уполномоченный орган (Росархив).

Нужно ли указывать цель получения документов?

Да. Указание цели помогает архиву оценить необходимость доступа и ускорить процесс. При отсутствии цели запрос может быть отклонён как «необоснованный».

Можно ли запросить документы от имени другого лица?

Только при наличии нотариально заверенной доверенности, в которой указаны полномочия на получение конкретных документов.

Как ускорить процесс?

• Указать точные рег. номера и даты искомых документов.
• Приложить все необходимые подтверждающие документы (паспорт, доверенность, судебный приказ).
• Оплатить услуги заранее (при возможности).

Типичные ошибки при оформлении заявления

• Отсутствие полной контактной информации.
• Неуказание правовой основы (статья закона).
• Слишком общий перечень документов («все документы о компании XYZ»).
• Отсутствие приложений (копия паспорта, доверенность).
• Неправильное оформление даты (не по ГОСТу).

Правильно оформленное заявление – залог быстрого и успешного получения нужных архивных документов. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, проверяйте наличие всех обязательных реквизитов и приложений, а также учитывайте тарифы и сроки, установленные архивом. При возникновении вопросов всегда можно уточнить детали в приемном отделе архива или обратиться за юридической консультацией.

---

Дата публикации: