Заявление на ознакомление дела из архива – это официальный документ, которым гражданин или организация выражает намерение получить доступ к материалам конкретного дела, хранящегося в государственном или муниципальном архиве. Такое заявление необходимо, когда требуется изучить документы для личных, научных, юридических или административных целей.

Когда требуется подать заявление

• При необходимости изучить судебное дело (гражданское, уголовное, административное).
• Для получения сведений о наследстве, имущественных правах, земельных участках.
• В рамках научных исследований, генеалогических поисков, подготовки публикаций.
• Для подтверждения фактов при оформлении пенсии, инвалидности, социальных выплат.
• При подготовке к судебному процессу, когда требуются доказательства из архивных материалов.

Нормативная база

Основные правовые акты, регулирующие доступ к архивным документам:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст; 15‑18).
2. Постановление Правительства РФ № 526 от «О порядке предоставления доступа к документам архивных фондов».
3. Внутренние нормативные акты конкретного архива (правила работы читального зала, регламент выдачи копий).

Структура заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон.

Шапка документа

• Наименование архива (полное официальное название).
• Адрес архива (индекс, улица, дом, офис/читальный зал).
• Дата составления (день, месяц, год).

Информация о заявителе

• ФИО полностью.
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда).
• Контактный телефон и адрес электронной почты.
• При подаче от имени организации – её наименование, ИНН, ОГРН, реквизиты доверенного лица.

Предмет заявления

• Наименование дела (номер дела, дата возбуждения, краткое содержание).
• Архивный фонд и опись, в котором хранится дело (например, фонд № 123, опись 4, дело № 5678).
• Цель ознакомления (например, «подготовка искового заявления», «научное исследование истории семьи», «подтверждение права на наследство»).

Просьба

Чётко сформулировать просьбу о предоставлении доступа к делу:

Прошу предоставить мне возможность ознакомиться с делом № 5678 фонда № 123, опись 4, залетом зала архива с возможностью снятия копий (или без копий) в соответствии с действующим законодательством.

Приложения

• Копия паспорта (страница с фото и данными).
• Доверенность (если заявление подаёт представитель).
• Документ, подтверждающий цель запроса (например, судебное постановление, выписка из ЕГРН, справка из учебного заведения).
• Квитанция об оплате государственной пошлины (если архив взимает плату за выдачу копий).

Подпись

Подпись заявителя, расшифровка подписи (ФИО). При подаче от имени организации – подпись руководителя и печать организации.

Порядок подачи заявления

1. Подготовьте все необходимые документы согласно списку выше.
2. Заполните заявление шаблоном или в свободной форме, соблюдая деловой стиль.
3. Подайте заявление лично в приёмную архива, через почту с уведомлением о вручении или в электронном виде (если архив принимает электронные обращения).
4. Получите подтверждение приёма заявления (входящий номер, дата регистрации).
5. Дождитесь ответа архива (обычно в течение 10‑30 рабочих дней). В ответе указывается возможность ознакомления, дата и время посещения читального зала, а также условия выдачи копий.
6. При положительном ответе посетите архив в указанное время, предъявив паспорт и копию заявления.

Полезные советы

• Уточните заранее режим работы читального зала и необходимость предварительной записи.
• Если дело содержит ограниченный доступ (например, конфиденциального характера, будьте готовы предоставить дополнительное обоснование цели запроса.
• Сохраняйте копию поданного заявления и всех приложений – они могут понадобиться при обжаловании отказа.
• При получении копий документов проверяйте их соответствие оригиналу (номера страниц, печати, подписи).
• В случае отказа запросите мотивированное решение в письменном виде – это основание для подачи административной жалобы в вышестоящий орган или в суд.

Пример готового заявления

Государственный архив города N
ул. Архивная, д. 10, офис 5
123456, г. N, Россия

Заявитель:
Иванов Иван Иванович
Паспорт: 45 12 345678 выдан ОВД г. N 
тел.: +7 (999) -23-45-67
e-mail: ivanov@example.com

Дело:
Дело № 5678/2021 по иску о разделе общего имущества
Фонд № 123, опись 4, дело № 5678

Цель ознакомления:
Подготовка возражений к исковому заявлению в рамках гражданского дела № 12/2026 в суде г. N.

Прошу:
Предоставить мне возможность ознакомиться с указанным делом в читальном зале архива с правом снятия photocopy (не более 20 страниц) в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Приложения:
Копия паспорта (стр. 2‑3).
Доверенность от представителя (не требуется, подаю лично).
Копия определения суда о допуске к ознакомлению с делом (если имеется).
Квитанция об оплате услуги архива (если требуется).

Подпись: ___________________ /Иванов И.И./

Заявление на ознакомление дела из архива – важный инструмент для получения доступа к историческим и юридически значимым документам. Правильное оформление заявления, соблюдение установленного порядка и наличие обоснования цели запроса существенно повышают вероятность положительного ответа архива. Следуя рекомендациям, приведённым выше, вы сможете эффективно подготовить и подать такое заявление, получив нужные материалы в установленные сроки.