Дата актуализации:

Что такое заявление на сдачу в архив?

Заявление на сдачу в архив – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или их представителя в архивный отдел с просьбой принять документы (дела, акты, справки и др.) на длительное хранение. Такое заявление оформляется в соответствии с требованиями архивного законодательства и внутренних регламентов организации‑архиватора.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок сдачи документов в архив:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (от г.).
• Приказ Минкультуры России № 303 от г. «Об утверждении Положения о порядке формирования, передачи и приёма документов в архив».
• Региональные нормативные акты (например, постановления государственных архивов субъектов РФ).
• Внутренние регламенты организаций, в которых оформляются внутренние описи и акт приёма‑передачи.

Кому и когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих случаях:

1. Личный гражданин хочет получить архивную справку, выписку или копию документа.
2. Организация передаёт в архив деловые документы, подлежащие хранению более 5–10 лет.
3. Сотруднику (или его доверенному лицу) требуется оформить передачу личного дела в архив (например, при уходе в отставку, переводе, выходе на пенсию).
4. При передаче в архив судебных дел, муниципальных служебных дел и др.

Структура заявления на сдачу в архив

Заявление должно быть лаконичным, но содержать все обязательные реквизиты. Ниже – типовой шаблон.

Обязательные реквизиты

Пример текста заявления

Государственному архиву Новосибирской области
Начальнику архивного отдела
Иванову И.И.

от Ивановой Марии Петровны,
главного специалиста отдела кадров
ООО «Ромашка», 123456, г. Новосибирск,
тел.: +7 (383) -23‑45‑67, e‑mail: m.ivanova@romashka.ru

«Заявление о сдаче в архив документов»

Прошу принять в архив документы, указанные в приложенной
описи, в соответствии с Положением о порядке формирования,
передачи и приёма документов в архив.

Перечень передаваемых документов (опись):
Дело № 12/2024 «Трудовые отношения сотрудников», 2020‑2024 г., 150 листов.
Акт приёма‑передачи личного дела сотрудника Петрова А.А., 2026 г., 12 листов.
...

Документы передаются в оригинальном виде, заверены подписью
ответственного лица и печатью организации.

С уважением,
_____________________/И. Иванова/

Образцы заявлений и анкет

Ниже – несколько типовых образцов, которые часто используют в практике.

Заявление гражданина о выдаче архивной справки

Государственному архиву г. Москва
От гражданина Петрова А.С., г.р., паспорт 4500 123456
«Заявление о выдаче архивной справки о трудовом стаже»

Прошу выдать справку о моём трудовом стаже за период 1995‑2020 гг.
Копию справки прошу получить в виде печатного документа.

Приложения:
Копия паспорта.
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Подпись: __________

Заявление юридического лица о сдаче дел в архив

Государственному архиву Самарской области
От ООО «ТехноСервис», ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667

«Заявление о сдаче в архив бухгалтерской и кадровой документации за 2018‑2023 гг.»

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ просим принять в архив
следующие документы (см. приложение‑опись).
Приложения:
Внутренняя опись дел.
Акт приёма‑передачи (3‑х экземпляров).
Копия устава организации.

Подпись: __________ /директор/

Порядок подачи заявления

1. Подготовка документов – собрать оригиналы, оформить внутреннюю опись, подготовить акт приёма‑передачи (в 3‑х экземплярах).
2. Составление заявления – использовать один из образцов, указать все реквизиты.
3. Проверка полномочий – при подаче через представителя предоставить нотариально заверенную доверенность.
4. Подача заявления – лично в архивный отдел, по почте с заказным письмом или через электронный портал (если предусмотрено).
5. Получение расписка‑квитанции – архив выдаёт расписку о получении документов, в которой указываются дата, количество и перечень переданных материалов.
6. Регистрация в реестре – архив фиксирует полученные документы в реестре и выдает копию акта приёма‑передачи.

Требования к оформлению передаваемых документов

• Документы должны быть в оригинальном виде, без повреждений.
• Обложка дел – прочная, маркированная согласно внутреннему регламенту (например, «Личное дело», «Бухгалтерская документация»).
• Все листы пронумерованы последовательно.
• При необходимости документы прошиваются (способ «прокладка» или «скрепление»).
• Для документов с грифом ДСП (доступ ограничен) оформляется отдельная внутренняя опись и согласуется с архивом.

Внутренняя опись и акт приёма‑передачи

Эти два документа являются обязательными при сдаче в архив.

Внутренняя опись

Содержит:

• Наименование дела/папки.
• Номера и даты документов.
• Объём (листов, томов).
• Ответственного за подготовку описи.

Акт приёма‑передачи

Оформляется в трёх экземплярах:

• Для организации‑передающей.
• Для архивного отдела.
• Для регистрирующего органа (если требуется).

В акте фиксируются подписи обеих сторон, дата, перечень переданных материалов и отметка о их состоянии;

Доверенность и подтверждающие документы

Если заявление подаёт не сам заявитель, необходимо:

• Нотариально заверенная доверенность, в которой указаны полномочия представителя (получение, передача, подписание актов).
• Копия паспорта (или другого удостоверяющего документа) представителя.
• Если доверенность выдана юридическим лицом, приложить устав и выписку из ЕГРЮЛ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за сдачу документов в архив?

Обычно за приём документов в государственный архив плата не взимается. Однако за выдачу копий, справок или за услуги по хранению (если срок превышает установленный норматив) может потребоваться оплата согласно тарифам архива.

Как долго хранятся переданные документы?

Срок хранения определяется грифом документа и нормативными актами. Для большинства дел срок составляет от 5 до 50 лет. При необходимости продления срока хранение согласуется с архивом.

Можно ли передать документы в электронном виде?

Да, многие архивы принимают сканированные копии в формате PDF/A, но оригиналы всё равно должны быть переданы в бумажном виде, если закон требует оригинального документа.

Что делать, если часть документов утеряна?

В заявлении необходимо указать перечень недостающих материалов и приложить справку о причинах их отсутствия. Архив может оформить «акт о частичной передаче».

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Архивы России» – официальные формы заявлений и анкеты.
• КонсультантПлюс – нормативные акты, образцы актов и инструкций.
• Госуслуги РФ – электронная подача заявлений в государственные архивы.

Заявление на сдачу в архив – важный документ, который обеспечивает законность и порядок передачи ценных материалов в архивные фонды. Правильное оформление заявления, соблюдение требований к документам и наличие всех подтверждающих бумаг (паспорт, доверенность, опись, акт) позволяют избежать задержек и проблем при приёме.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить заявление, подготовить документы к сдаче и получить подтверждение от архива о принятии материалов.