Заявление о приеме документов в архив – это официальный документ, которым структурное подразделение (или частное лицо) информирует архив о готовности передать ему делопроизводные материалы для постоянного хранения. Правильное оформление заявления ускоряет процесс передачи, исключает ошибки и гарантирует, что все необходимые сведения будут зафиксированы в архивных справках.

Что представляет собой заявление о приеме документов?

Заявление – это письменное обращение, в котором указываются:

• наименование организации‑источника и её реквизиты;
• перечень передаваемых дел (название, номер, даты создания, срок временного хранения);
• результаты экспертизы ценности документов;
• контактные данные ответственного лица;
• форма и способ получения ответа (информационное письмо, архивная справка, выписка и т.д.).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс передачи документов в архив:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Минкультуры России № 37 от «Об утверждении Положения о порядке передачи дел в архив».
3. Требования к срокам хранения: 50 лет (для большинства документов) или 75 лет (для документов, имеющих особую историческую ценность).

Когда и почему оформляют заявление?

Заявление подаётся в следующих случаях:

• по окончании срока временного хранения в организации‑источнике;
• после проведения экспертизы ценности документов (обычно в начале года);
• при необходимости получения методической помощи от архивных специалистов;
• при подготовке к массовой передаче дел (например, в рамках реорганизации или ликвидации подразделения).

Порядок подготовки и передачи документов в архив

Экспертиза ценности

В начале года архив совместно с руководителем службы документооборота (ДОУ) проводит экспертизу, определяя, какие документы подлежат передаче в постоянное хранение.

Согласование графика передачи

После экспертизы формируется график передачи дел, который согласуеться с начальником службы ДОУ. В графике указываются даты, ответственные лица и перечень дел.

Методическая помощь

Работники архива при необходимости оказывают методическую поддержку: помогают оформить реестры, подготовить описи, оформить сопроводительные акты.

Приём документов

Приём осуществляется в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы. На месте составляется акт приёма‑передачи, в котором фиксируются точные поисковые данные (наименование фонда, серии, дела, описи).

Оформление справки

В справке указываются все поисковые индексы, чтобы в дальнейшем любой запрос мог быстро найти нужный документ.

Содержание заявления о приеме документов

Заявление должно включать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка заявления: название организации‑источника, её ИНН, ОГРН, адрес.
2. Наименование документа: «Заявление о приеме документов в архив».
3. Дата и место составления.
4. Перечень передаваемых дел (с указанием номера дела, серии, дат создания, объёма в листах).
5. Результаты экспертизы ценности (прилагаются копии заключений).
6. Требования к форме получения ответа (информационное письмо, архивная справка, выписка).
7. Способ получения ответа (почтовое отправление, электронная почта, личный визит).
8. Подпись ответственного лица и расшифровка подписи.

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ
о приёме документов в архив

От: ООО «Пример» ИНН 1234567890
 ОГРН 1027700123456
 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
 E‑mail: info@primer.ru

К: Государственный архив Российской Федерации
 123112, г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2

«__» __________ 2026 г.

Я, ______________________ (ФИО, должность), действуя от имени
ООО «Пример», прошу принять в архив следующие документы
(перечень дел):

Дело № 01/2023, серия «А», 2023‑2025 гг., 150 листов.
Дело № 07/2024, серия «Б», 2024‑2026 гг., 85 листов.
Дело № 12/2025, серия «В», 2025‑2026 гг., 60 листов.

Документы прошли экспертизу ценности (копия заключения прилагается).

Прошу оформить архивную справку в виде информационного письма и
выслать её на электронную почту: archiv@primer.ru.

Ответственный за передачу документов:
____________________ (ФИО, должность, телефон).

Подпись: ______________________

Как подать заявление?

Заявление можно направить следующими способами:

• Лично – в Приёмную граждан, расположенную на первом этаже правительственного комплекса (г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2).
• По почте – отправив заказным письмом на указанный выше адрес.
• Электронно – через официальный сайт архива (если предусмотрена электронная форма подачи).

Во всех случаях необходимо приложить:

• копию заключения экспертизы ценности;
• реестр передаваемых документов;
• акт согласования графика передачи (при наличии).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы НЕ передаются в Государственный архив?

Метрические книги, книги записей актов гражданского состояния, домовые книги и другие документы, содержащие сведения о рождении, браке и т.п., хранятся в органах ЗАГС и НЕ передаются в ГАРФ.

Сколько времени занимает оформление справки?

Сроки зависят от объёма запроса, но в среднем – от 5 до 15 рабочих дней после получения полного пакета документов.

Можно ли получить копию документа в электронном виде?

Да. При подаче заявления укажите желаемый способ получения – электронную почту. Архив может предоставить скан‑копию в формате PDF, если документ не подпадает под ограничения по конфиденциальности.

Какой срок хранения заявления о приёме документов?

Согласно законодательству, заявления о приёме документов хранятся в архиве в течение 50 лет (для большинства документов) или 75 лет (для документов особой исторической ценности).

Правильно оформленное заявление о приеме документов в архив – ключ к быстрой и безошибочной передаче дел в постоянное хранение. Следуйте рекомендациям, используйте приведённый образец и не забывайте о необходимости экспертизы ценности и согласования графика передачи. При правильном подходе архивная справка будет выдана в срок, а документы надёжно сохранены для будущих поколений.

Дата генерации статьи: 18:04:32