Заявление о принятии архива – это официальный документ, которым юридическое или физическое лицо подтверждает получение архива (набор документов, электронных файлов, микрофильмов и т.п.) от другого лица (организации, архивного учреждения, частного лица). Такой документ фиксирует факт передачи, состояние получаемого материала и условия его дальнейшего использования.

Правовая основа

Существует несколько нормативных актов, регулирующих оформление и использование заявлений о принятии архива:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок передачи и приёма архивных фондов.
• Гражданский кодекс РФ – регулирует договорные отношения, в т.ч. передачу документов.
• Приказ Минкультуры России № 120 от «Об утверждении формы заявления о принятии архива» – устанавливает обязательный шаблон заявления.
• Внутренние регламенты организаций (приказ, инструкция) – могут уточнять порядок оформления.

Кому и когда требуется заявление

Заявление о принятии архива необходимо в следующих ситуациях:

1. При передаче государственных или муниципальных архивных фондов между организациями.
2. При получении частных исторических материалов, которые будут включены в фонд организации.
3. В рамках судебных разбирательств, когда архивные документы передаются в суд.
4. При передаче электронных архивов (базы данных, электронные документы) в рамках аутсорсинга или миграции.

Структура заявления

Стандартное заявление состоит из следующих разделов:

• Шапка документа – наименование организации‑получателя, её реквизиты, дата составления.
• Наименование документа – «Заявление о принятии архива».
• Сведения о передающем лице – наименование, ИНН/КПП, контактные данные.
• Описание архива – перечень документов, их количество, период охвата, формат (бумажный/электронный), состояние (полный/неполный, повреждённый/целый).
• Условия передачи – дата и место передачи, способ (лично, курьером, электронно), наличие сопроводительных актов.
• Подтверждение принятия – подпись и печать ответственного лица, а также печать передающего (если требуется).
• Приложения – копии актов приёма‑передачи, инвентарные листы, фотографии состояния архива.

Пошаговая инструкция по оформлению

Ниже представлена последовательность действий, которую следует выполнить, чтобы правильно оформить заявление о принятии архива.

1. Подготовка информации
   • Соберите полные данные о передающем лице.
   • Сформируйте инвентарный лист (список всех единиц архива).
   • Определите состояние каждого элемента (при необходимости – проведите фотодокументацию).
2. Выбор шаблона

   Используйте утверждённый приказом Минкультуры шаблон заявления. В большинстве организаций он хранится в разделе «Документация/Шаблоны».

3. Заполнение реквизитов

   Укажите полные реквизиты вашей организации (наименование, ОГРН, ИНН, юридический адрес) и данные получателя (если заявление готовится в рамках межорганизационного взаимодействия).

4. Описание архива

   В разделе «Описание архива» укажите:

   • Наименование фонда (например, «Фонд № 12. Документы отдела кадров за 1995‑2005 гг.»).
   • Объём (кол‑во листов, файлов, гигабайт).
   • Период охвата.
   • Формат (бумажный, микрофильм, электронный).
   • Состояние (цельный, частично повреждённый, требуется реставрация).
5. Указание условий передачи

   Определите дату и место передачи, а также способ (лично, курьером, через электронную почту/FTP). При электронных передачах укажите протокол шифрования и контрольные суммы (MD5, SHA‑256).

6. Подписание и заверение

   Ответственное лицо (директор, главный архивариус) подписывает заявление. При необходимости ставится печать организации. Если передача происходит между государственными структурами, подпись заверяется нотариусом.

7. Составление сопроводительных актов

   К заявлению прилагаются:

   • Акт приёма‑передачи.
   • Инвентарный лист.
   • Фотографии (при бумажных архивах).
   • Контрольные суммы (для электронных файлов).
8. Регистрация в системе документооборота

   После подписания заявление вносится в реестр архивных документов вашей организации. При этом присваивается уникальный номер (например, «З‑2026/07‑001»).

Пример заявления о принятии архива

Ниже приведён полностью заполненный образец заявления, соответствующий приказу Минкультуры № 120.

Заявление о принятии архива
От: ООО «Исторический архив», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10
Кому: Государственный архив Московской области, ИНН 7707654321, 123456, г. Подольск, ул. Ленина, д. 5
Описание передаваемого архива

 
Наименование фонда: Фонд № 12. Документы отдела кадров за 1995‑2005 гг.
 
Объём: 3 500 листов (папки), 12 микрофильмов, 45 ГБ электронных сканов.
 
Период охвата: – 
 
Формат: бумажные документы, микрофильмы, электронные файлы (PDF, TIFF).
 
Состояние: 95 % целых листов, 5 % с небольшими повреждениями (разрывы, пятна). Микрофильмы в полном комплекте, без дефектов.

Условия передачи
Передача осуществляется в офисе получателя (г; Подольск, ул; Ленина, д. 5). Бумажные документы и микрофильмы переданы курьерской службой «СДЭК», электронные файлы переданы через защищённый FTP‑сервер (логин: archive_user, пароль: ). Контрольные суммы SHA‑256 прилагаются в приложении 3.


Подтверждение принятия
Подтверждаю получение архива в полном объёме и соответствии с указанными характеристиками.

_____________________/Иванов И.И.

Главный архивариус ООО «Исторический архив»

Печать

_____________________/Петров П.П.

Начальник отдела архивного дела

Государственный архив Московской области

Печать

Приложения

 
Акт приёма‑передачи от .
 
Инвентарный лист (PDF, 2 стр.)
 
Контрольные суммы SHA‑256 для электронных файлов.
 
Фотографии состояния бумажных документов (10 шт.).

 

Часто встречающиеся ошибки

• Отсутствие инвентарного листа. Без него невозможно проверить полноту архива.
• Неуказание состояния документов. Судебные и реставрационные органы требуют точного описания повреждений.
• Неправильный формат даты. В официальных документах используется формат ДД.MM.ГГГГ.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Делает документ недействительным.
• Отсутствие контрольных сумм при передаче электронных файлов. Увеличивает риск потери целостности данных.

Полезные рекомендации

1. Всегда проверяйте соответствие шаблона актуальному приказу Минкультуры.
2. При передаче электронных архивов используйте шифрование и подпишите файлы цифровой подписью.
3. Сохраняйте копию заявления и всех приложений в двух экземплярах: бумажном и электронном.
4. Если архив содержит конфиденциальные сведения, укажите в заявлении условия их защиты (ограниченный доступ, классификация).
5. Регулярно обновляйте реестр принятых архивов, фиксируя любые изменения состояния;

Заявление о принятии архива – ключевой документ, фиксирующий юридически значимый факт передачи и получения архивных материалов. Правильное оформление гарантирует:

• Соблюдение требований законодательства.
• Прозрачность и контроль над процессом передачи.
• Защиту интересов обеих сторон (передающего и получающего).
• Упрощение последующего использования и сохранения архивных фондов.

Следуя приведённым рекомендациям и используя предложенный шаблон, вы сможете оформить заявление быстро, без ошибок и с полной юридической силой.

Дата публикации: