Заявление о приеме дел в архив – это официальное письменное обращение‚ которое подаётся в архивную организацию (государственный‚ муниципальный‚ корпоративный архив) с целью передачи в архив документов‚ материалов или дел‚ подлежащих сохранению в соответствии с законодательством.

Правовая основа

Содержание и порядок подачи заявления регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ;
• Приказ Минкультуры России № 183 от «Об утверждении Положения об организации и ведении дел в архивах»;
• Локальные нормативные документы конкретного архива (положения‚ инструкции).

Кому направляется заявление

Заявление может быть направлено:

1. Органам государственной власти (министерствам‚ ведомствам);
2. Муниципальным учреждениям;
3. Юридическим и физическим лицам‚ которые являются владельцами документов.

Структура заявления

Стандартный шаблон заявления о приёме дел в архив включает следующие разделы:

1. Шапка документа – наименование организации‑отправителя‚ её реквизиты‚ ИНН/КПП.
2. Наименование получателя – полное название архива‚ его адрес и контактные данные.
3. Дата и номер заявления – указывается в правом верхнем углу.
4. Тема заявления – «Заявление о приёме дел в архив».
5. Текст заявления – основной блок‚ где указываются:
   • Основание для передачи (например‚ приказ‚ распоряжение‚ договор).
   • Перечень передаваемых дел (с указанием их наименования‚ номера‚ дат создания‚ объёма).
   • Краткое описание содержания и значимости дел.
   • Требования к срокам приёма и условиям хранения.
6. Приложения – перечень прилагаемых документов (инвентарные списки‚ копии актов‚ согласия).
7. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пошаговая процедура подачи заявления

Для успешного приёма дел в архив необходимо выполнить следующие действия:

1. Подготовка перечня дел – составьте инвентарный список‚ указав:
   • Номер и название документа;
   • Объём (кол-во листов‚ файлов‚ форматов).
2. Проверка соответствия требованиям – убедитесь‚ что документы:
   • Не подпадают под ограничения (секретность‚ коммерческая тайна);
   • Имеют юридическую чистоту (подписаны‚ заверены).
3. Составление заявления – используйте шаблон (см. раздел 3) и заполните все обязательные поля.
4. Согласование внутри организации – заявление должно быть утверждено руководителем и‚ при необходимости‚ юридическим отделом.
5. Отправка заявления – по почте‚ курьерской доставкой или в электронном виде (если архив принимает e‑документы).
6. Получение подтверждения – архив обязан в течение 5 рабочих дней выдать расписку‑квитанцию о получении заявления.
7. Передача дел – в согласованные сроки передайте оригиналы и копии в архив‚ сопровождая их подписанным актом приема‑передачи.
8. Контроль выполнения – после передачи запросите подтверждение о включении дел в архивный фонд (акт ввода в фонд).

Образец заявления

Ниже приведён типовой образец заявления о приёме дел в архив.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: info@primer.ru

В
Государственный архив г. Москвы
Адрес: 101000‚ г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 5
Тел.: +7 (495) -65‑43‑21

От: Иванов И.И.‚ директор ООО «Пример»

Дата: 11 июля 2026 г. №: 2026/07/11‑01

Тема: Заявление о приёме дел в архив

Текст заявления:
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от № 183
«Об организации передачи дел в архивы»‚ прошу принять в фонд
Государственного архива г. Москвы следующие документы:

Дело № 01/2025 «Контракты с поставщиками» – 150 листов‚ 2020‑2024 гг.;
Дело № 02/2025 «Отчётность по проекту «Эко‑технологии»» – 85 листов‚ 2021‑2023 гг.;
Дело № 03/2025 «Корпоративные протоколы собраний» – 60 листов‚ 2019‑2024 гг.

Все перечисленные документы находятся в оригинальном виде‚ подписаны уполномоченными лицами и не содержат сведений‚ подпадающих под ограничения по государственной тайне.
Приложения:
Инвентарный список дел (п. 1‑3);
Копия приказа № 183 от ;
Согласие руководства ООО «Пример» (подпись директора).

С уважением‚

____________________
Иванов И.И.
Директор ООО «Пример»

Печать
 

Часто встречающиеся ошибки

• Отсутствие правового основания – без ссылки на приказ‚ закон или договор архив может отказать в приёме.
• Неполный перечень документов – каждый документ должен быть чётко описан в инвентарном списке.
• Отсутствие подписи и печати – без официальных реквизитов заявление считается недействительным.
• Неправильный формат передачи – некоторые архивы требуют электронные копии в определённом формате (PDF/A).
• Игнорирование сроков хранения – если документ уже вышел за пределы установленного срока‚ его может потребоваться утилизировать‚ а не архивировать.

Практические рекомендации

1. Заранее уточните у архива требования к оформлению заявлений и к формату передаваемых материалов.
2. Составляйте инвентарный список в электронном виде – это ускорит проверку и согласование.
3. Храните копии всех отправленных документов и подтверждений (расписки‚ акты).
4. Если передаёте конфиденциальные сведения‚ согласуйте порядок их защиты (шифрование‚ ограниченный доступ).
5. Планируйте процесс передачи заранее‚ учитывая время на согласование внутри организации.

Заявление о приёме дел в архив – важный документ‚ который обеспечивает законность и сохранность исторически значимых материалов. Правильное оформление‚ соблюдение нормативных требований и чёткая коммуникация с архивной организацией позволяют избежать задержек и отказов‚ а также гарантируют‚ что переданные документы будут надёжно сохранены для будущих поколений.

При подготовке заявления помните о необходимости:

• Указывать правовую основу;
• Предоставлять полный и точный перечень передаваемых дел;
• Оформлять документ в соответствии с внутренними регламентами вашей организации;
• Сохранять все подтверждающие документы.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете эффективно и без лишних осложнений передать свои документы в архив.

Дата генерации статьи: 12 июля 2026 г.