Сдача документов в архив – важный процесс, который позволяет упорядочить и сохранить сведения, не нужные в ежедневной работе, но требуемые для последующего контроля, проверки или исторических целей․ Оформление заявления на сдачу в архив регулируется внутренними нормативными актами организации и, в некоторых случаях, законодательством РФ (например, Федеральный закон «Об архивных документах» № 125‑ФЗ)․

Когда необходимо писать заявление на сдачу в архив?

• По окончании проекта, договора, мероприятия;
• При закрытии подразделения, ликвидации организации;
• После завершения финансового года, когда документы более не нужны в оперативном учете;
• По требованию контролирующего органа (ФНС, Росстандарт, суд и др․);
• В рамках плановой архивизации, установленной в регламенте организации․

Правовая база

Основные нормативные документы, которые регулируют процесс сдачи в архив:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 305 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета, хранения и использования архивных документов»;
3. Внутренний регламент (приказ, инструкция) организации, определяющий сроки и порядок архивирования․

Структура заявления

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, однако рекомендуется придерживаться следующего шаблона, чтобы документ был понятен и однозначно принят к рассмотрению․

Наименование организации
Адрес организации
Телефон, e‑mail

Исх․ № ___________ Дата: «__» __________ 20__ г․

Кому: _______________________________ (должность, ФИО получателя)
От кого: _____________________________ (должность, ФИО заявителя)

Тема: Заявление о сдаче в архив документов

Текст заявления
Я, ______________________ (ФИО, должность), прошу
сдать в архив следующие документы (перечень, указать номера, даты, наименования):
_______________________________
_______________________________
…
Обоснование:
- документы более не нужны в оперативном учете;
- срок хранения в текущем подразделении завершён;
- указаны требования регламента № ___ от «__» __________ 20__ г․

Приложения:
Перечень документов (таблица);
Акт сверки (при наличии);
Копия приказа о завершении проекта (если требуется)․

Подпись заявителя ____________________ /ФИО/
М․П․

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Укажите реквизиты организации․ Обычно это шапка делового письма (название, ИНН, ОКПО, адрес)․
2. Проставьте номер и дату исходящего документа․ Если в организации ведётся нумерация, укажите её․
3. Определите получателя․ Чаще всего – главный архивариус, руководитель архивного отдела или заместитель директора․
4. Укажите свои данные․ ФИО, должность, подразделение․
5. Сформулируйте тему заявления․ Кратко и точно – «Заявление о сдаче в архив документов»․
6. Перечислите документы․ Для удобства используйте таблицу (номер, дата, наименование, количество)․
7. Обоснуйте необходимость архивирования․ Ссылайтесь на регламент, сроки хранения, завершение проекта․
8. Приложите необходимые документы․ Перечень, акты, приказы – всё, что подтверждает правомерность сдачи․
9. Подпишите заявление и поставьте печать (если требуется)․
10. Отправьте заявление․ Внутренней почтой, электронным способом (PDF) или вручную в архивный отдел;

Пример готового заявления

Ниже – полностью готовый образец, который можно скопировать в текстовый редактор и адаптировать под свои нужды․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отправить заявление по электронной почте? Да, если в организации предусмотрена электронная работа с документами․ При этом прикрепляйте все приложения в формате PDF․
• Нужна ли подпись в электронном виде? При использовании цифровой подписи (ЭЦП) – достаточно подписать документ в формате PDF․
• Что делать, если часть документов уже находится в архиве? В заявлении укажите, какие именно документы необходимо дополнительно сдать, а какие уже находятся в архиве (можно приложить акт сверки)․
• Сколько времени занимает процесс архивирования? Сроки зависят от внутреннего регламента, но обычно – от 3 до 10 рабочих дней после получения заявления․

Советы по оформлению

• Проверяйте актуальность регламента․ Сроки и порядок могут изменяться, поэтому перед написанием заявления уточните последнюю версию внутреннего приказа․
• Используйте таблицы․ Таблица с перечнем документов делает заявление более наглядным и упрощает работу архивариуса․
• Не забывайте о приложениях․ Отсутствие подтверждающих документов может привести к возврату заявления на доработку․
• Сохраняйте копию․ Храните скан или электронную копию отправленного заявления и всех приложений в личном архиве․

Заявление на сдачу в архив – простой, но важный документ, который помогает поддерживать порядок в делопроизводстве и соблюдать требования законодательства․ Следуя предложенному шаблону и рекомендациям, вы сможете быстро оформить запрос, избежать лишних задержек и обеспечить надёжное хранение корпоративных документов․

Дата публикации: