В любой архивной организации (Государственный архив Российской Федерации – ГАРФ, региональные архивы, архивы Санкт‑Петербурга и др․) могут находиться документы, которые принадлежат их владельцам (физическим или юридическим лицам)․ По окончании работы с документами (выдача копий, экспонирование, исследование) владелец имеет право потребовать их возврат․ Для этого необходимо оформить заявление на возврат документов из архива․ В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок подачи, обязательный набор документов и пример заполнения заявления․

Правовая основа возврата архивных документов

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных фондах» (от ) – определяет, что документы, не включённые в состав Архивного фонда РФ, остаются в собственности их владельцев и подлежат возврату по их требованию․
• Региональные нормативные акты (например, Порядок организации, оформления передачи‑возврата документов и обеспечении их сохранности в архивах Санкт‑Петербурга) уточняют процедуру возврата, включая полистный просмотр дел и оформление актов․
• ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации) вправе требовать нотариально оформленные документы, подтверждающие степень родства или полномочия заявителя, если запрашиваемая информация затрагивает права третьих лиц․

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих ситуациях:

1. После получения оригиналов документов в рамках исследования, экспонирования или выдачи копий․
2. По окончании срока временного пользования (например, в МФЦ, в архивных залах)․
3. При необходимости вернуть документы, которые были переданы архиву в рамках добровольного размещения (семейные архивы, личные бумаги)․
4. В случае, если архив отказался вернуть документы без официального запроса․

Кому направлять заявление?

Заявление подаётся в тот архив, где находятся ваши документы․ Это может быть:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – отдел обслуживания граждан․
• Региональные архивы (например, Архив Санкт‑Петербурга)․
• Местные архивы в МФЦ (Многофункциональные центры)․

Если вы обращаетесь через электронный портал государственных услуг, заявление заполняется онлайн, а оригиналы документов могут быть отправлены по почте или получены лично․

Состав заявления (обязательные поля)

Заявление оформляется в свободной форме, но должно включать следующие сведения (см․ типовую форму Акт возврата собственнику (Форма N 1)):

Необходимые сопроводительные документы

• Копия паспорта (для физических лиц) или устава/доверенности (для юридических лиц)․
• Нотариально заверенная доверенность, если заявление подаёт представитель․
• Документы, подтверждающие право собственности (свидетельство о праве собственности, договор купли‑продажи, свидетельство о рождении – при запросе семейных документов)․
• Если документы относятся к архивному фонду, но вы хотите их вернуть, требуется акт возврата (форма N 1), подписанный руководителем архива․

Порядок подачи заявления

1. Подготовка пакета документов․ Сформируйте заявление, приложите копии удостоверяющих документов и, при необходимости, нотариальную доверенность․
2. Подача в архив․ Лично в архивный отдел, через МФЦ или онлайн через портал Госуслуги․ При личном обращении подпишите расписку о получении․
3. Регистрация запроса․ Сотрудник архива вносит запись в учетную карточку и ставит отметку о состоянии документа․
4. Полистный просмотр․ При возврате оригиналов архив проводит полистный просмотр дел, фиксирует состояние (отметка в листе‑заверителе)․
5. Оформление акта возврата․ Заполняется Форма N 1 – Акт возврата, подписывается руководителем архива и заявителем․
6. Получение документов․ Выдача происходит под расписку; при отправке по почте – с уведомлением о вручении․

Заявление
на возврат оригиналов документов из архива

От: _______________________________ (ФИО полностью)
Адрес: _____________________________
Телефон: ___________________________
E‑mail: ____________________________

Кому: ______________________________ (Наименование архива)
Адрес архива: ______________________

Текст заявления
Я, ______________________________ (ФИО), являюсь собственником (или уполномоченным представителем) документов, указанных ниже, и прошу вернуть их в оригинальном виде․

Наименование документа: _________________________________
 Инвентарный номер: ______________________________________
 Количество листов: ______________________________________
 Состояние на момент выдачи: ____________________________

Наименование документа: _________________________________
 (при наличии нескольких документов – перечислить)

Основание запроса: ___________________________________________
(например, «по окончании исследования», «по требованию собственника»)․

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта (для физических лиц) / Устав организации (для ЮЛ);
Нотариальная доверенность (если заявление подаёт представитель);
Документ, подтверждающий право собственности (свидетельство о праве, договор и т․п․)․
Прошу оформить возврат оригиналов документов в срок, установленный нормативными актами, и выдать их мне (или моему представителю) под расписку․

_____________________/Подпись заявителя/

Акт возврата (форма N 1)

После физической передачи документов архив оформляет акт возврата собственнику (форма N 1)․ В акте фиксируются:

• Наименование архива и его реквизиты;
• Дата и номер акта;
• Перечень возвращаемых документов (инв․ №, количество листов, состояние);
• Подписи руководителя архива и заявителя (или его представителя);
• Печать архива․

Образец акта можно скачать в формате КонсультантПлюс (по запросу «Форма N 1»)․

Сроки и сроки выполнения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за возврат документов?

Возврат оригиналов, принадлежащих заявителю, обычно бесплатен․ Плата может взиматься за услуги копирования, экспонирования или транспортировки․

Что делать, если архив отказывается вернуть документы?

Требуется уточнить причину отказа․ Чаще всего отказ связан с недостающими подтверждающими документами (доверенность, нотариальное подтверждение родства)․ При невозможности решить вопрос в диалоге – подать жалобу в Прокуратуру или в суд․

Можно ли получить документы по почте?

Да․ При подаче заявления укажите способ доставки – обычной почтой с уведомлением о вручении или курьерской службой․ В этом случае в акте указывается адрес получателя․

Как оформить доверенность для представителя?

Доверенность должна быть нотариально заверена, в ней указываются ФИО представителя, его паспортные данные и конкретные полномочия (получение и подписание акта возврата)․

Можно ли подать заявление онлайн?

Да․ На портале Госуслуги доступна электронная форма «Заявление о возврате оригиналов документов»․ После заполнения система генерирует PDF‑заявление, которое можно распечатать и отправить в архив по почте или принести лично․

Оформление заявления на возврат документов из архива – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований․ Правильно подготовленный пакет документов, наличие нотариальной доверенности (при необходимости) и своевременное подписание акта возврата позволяют быстро и без конфликтов получить обратно свои оригиналы․ При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в справочную службу конкретного архива или к юристу, специализирующемуся на архивном праве․

Дата актуализации информации: 01:19:46