В любой организации (госструктуре, предприятии, воинской части) документы, связанные с личным составом, подлежат обязательному архивному хранению. Чтобы получить доступ к этим материалам, оформить их в архиве или передать собственные дела, необходимо правильно оформить заявление по личному составу. В статье рассмотрены правовые основы, требования к содержанию заявления, порядок подачи, а также практические рекомендации по подготовке дел к сдаче в архив.

Что такое заявление по личному составу?

Заявление – это официальное письменное обращение (в свободной или образцовой форме) к руководителю архива, в котором заявитель просит:

• предоставить архивные справки, выписки, копии документов;
• провести изучение и систематизацию личного архива;
• выдать заключение о возможности уничтожения или переноса дел;
• оформить сдачу личных дел в архив организации.

Заявление может быть направлено как физическому лицу (работнику, ветерану), так и юридическому (организации, отделу кадров).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения с документами по личному составу:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных документах» (от г.).
2. Приказ Минкультуры России № 109 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения дел по личному составу» (от г.).
3. Региональные акты (пример – Указ губернатора Свердловской области от № 394‑УГ «О создании Государственного архива документов по личному составу Свердловской области»).
4. Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты организации (правила ведения личных дел, сроки хранения).

Кому и когда нужны заявления?

Обязательные реквизиты заявления

Заявление должно содержать следующие элементы (пунктуация может варьироваться в зависимости от образца, предоставляемого архивом):

• Шапка: Наименование архива (например, «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»); ФИО и должность получателя (директор, заведующий отделом).
• Дата и место составления (например, « г., г. Екатеринбург»).
• Полные данные заявителя:
  • ФИО (полностью);
  • Дата рождения;
  • СНИЛС/ИНН (при необходимости);
  • Контактный телефон, e‑mail;
  • Адрес регистрации (для физических лиц) или юридический адрес (для организаций).
• Основание обращения (трудовой договор, воинская служба, решение суда и т.п.).
• Содержание запроса – чётко сформулированная цель:
  • «Прошу предоставить копию приказа № 123 от г. о приёме меня на работу»;
  • «Прошу оформить и выдать архивную справку о наличии документов по предприятию «Техно‑Сталь» за период 1990‑2005 гг.»;
  • «Прошу провести комплекс работ по изучению и систематизации моего личного архива с целью отбора документов на постоянное хранение».
• Перечень прилагаемых документов (копии паспорта, трудовой книжки, доверенности и т.д.).
• Подпись заявителя и печать (если заявление подаётся от организации).

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <title>Заявление о выдаче архивных документов</title>
</head>
<body>
 <h1 style="text-align:center;">Заявление</h1>

 <p>Наименование архива: <strong>Государственный архив документов по личному составу Свердловской области</strong></p>
 <p>Кому: Директору архива</p>
 <p>От: <strong>Иванов Иван Иванович</strong></p>
 <p>Дата: г., г. Екатеринбург</p>

 <hr>

 <p><strong>Содержание заявления:</strong></p>
 <p>Прошу предоставить копию следующих архивных документов, относящихся к моему личному делу:</p>
 <ol>
 <li>Приказ № 123 от г. о приёме меня на должность инженера‑технолога;</li>
 <li>Личная карточка № 4567 за 2005‑2015 гг.;</li>
 <li>Выписка из книги учёта личного состава за 2000‑2020 гг.</li>
 </ol>

 <p>Основание: трудовой договор № 789 от г., копия трудовой книжки прилагается.</p>

 <p><strong>Перечень прилагаемых документов:</strong></p>
 <ul>
 <li>Копия паспорта;</li>
 <li>Копия трудовой книжки;</li>
 <li>Справка с места работы (для подтверждения статуса).</li>
 </ul>

 <p style="margin-top:30px;">Подпись: ______________________ (Иванов И.И.)</p>
</body>

Порядок подачи заявления

Личное обращение в архив

При личном визите специалист, отвечающий за консультирование, проверит наличие интересующих документов в базе данных, выдаст бланк заявления (если он предусмотрен) и даст рекомендации по заполнению. После подписания заявление подаётся в приёмную.

Подача по почте (электронной или обычной)

1. Скачайте образец заявления с сайта архива (обычно в формате .docx).
2. Заполните все обязательные реквизиты.
3. Сканируйте заявление и приложите копии подтверждающих документов.
4. Отправьте письмо на официальную электронную почту архива (например, info@archive-sverdlov.ru) с темой «Заявление о выдаче архивных документов».
5. Сохраните подтверждение отправки (квитанцию, электронный чек).

Подача через портал «Архивы России»

На портале archives.gov.ru зарегистрируйтесь, выберите нужный архив, загрузите заявление и сканы документов в личный кабинет. Система автоматически сформирует запрос и направит его в архив.

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

• Копия паспорта (страница с фотографией и данными).
• Копия трудовой книжки (если запрос относится к трудовым отношениям).
• Справка с места работы (для подтверждения текущего статуса).
• Доверенность (если заявление подаёт представитель).
• При необходимости – копия приказа о приёме/увольнении, военный билет, пенсионное удостоверение.

Процедура рассмотрения заявления

1. Регистрация – архив фиксирует запрос в журнале входящих заявлений.
2. Проверка полномочий – специалист сверяет данные заявителя с архивными реестрами.
3. Поиск документов – архивный сотрудник осуществляет поиск в фондах (по описи, электронному каталогу).
4. Подготовка копий – в зависимости от объёма дел делается копирование, сканирование или выдача оригиналов (по согласованию).
5. Выдача справки – оформляется «Архивная справка» о наличии (или отсутствии) запрошенных документов.
6. Передача материалов заявителю – в течение установленного срокa (обычно 30 дней) заявитель получает копии либо электронные файлы.

Сдача личных дел в архив организации

Подготовка дел к сдаче

Документы по личному составу передаются в архив в упорядоченном виде:

• Создаётся внутренняя опись (по образцу, утверждённому архивом).
• Дела упаковываются в папки формата А4, подпираются картоном, маркируются (ФИО, табельный номер, период).
• Обложка дел должна содержать:
  • Наименование организации;
  • Номер дела;
  • Срок хранения (постоянный/временный).

Оформление сдаточной описи

Сдаточная опись – документ, подтверждающий передачу дел в архив. В ней указываются:

1. Наименование организации‑передатчика.
2. Перечень дел (по каждому сотруднику – ФИО, таб. №, период).
3. Дата передачи.
4. Подписи ответственных лиц (руководитель отдела кадров, заведующий архивом).

Сроки хранения

Согласно Приказу Минкультуры РФ, сроки хранения кадровых документов:

• Документы о приёме и увольнении – постоянный срок (не подлежит уничтожению).
• Книги учёта личного состава, финансовые ведомости – 10 лет (если иное не установлено нормативными актами).
• Документы, не имеющие исторической ценности, могут быть уничтожены после истечения срока хранения по решению архива.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли мои документы в архиве?

Подайте заявление «О выдаче архивной справки». Архив проверит наличие записей в базе данных и выдаст справку.

Можно ли получить документы в электронном виде?

Да. По запросу архив может предоставить сканы в формате PDF или подготовить архивный пакет в облачном хранилище (при условии согласования с архивом).

Что делать, если архив отказал в выдаче копий?

В отказе указываются причины (например, отсутствие документов, ограниченный доступ). Вы можете обжаловать решение в суде или подать повторный запрос с уточнёнными данными.

Как оформить уничтожение дел, срок хранения которых истёк?

Необходимо подать заявление «О разрешении на уничтожение документов» с указанием перечня дел, их номеров и сроков хранения. После согласования архив выдаёт акт об уничтожении.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Архивы России» – поиск архивных фондов и электронные формы заявлений.
• Министерство культуры РФ – нормативные акты по архивному делу.
• Госуслуги – электронные услуги по запросу архивных справок.
• Образцы заявлений и описи можно скачать в разделе «Документы» сайта вашего регионального архива.

Оформление заявления по личному составу – важный шаг для получения доступа к кадровым архивам, их систематизации и передачи в архив организации. Соблюдая требования к реквизитам, правильно подготавливая сопроводительные документы и следуя установленному порядку подачи, вы ускоряете процесс рассмотрения и минимизируете риск отказа. При необходимости всегда можно обратиться к специалисту архива за консультацией и получить образец бланка, соответствующий конкретному региону или организации.

Помните: правильное оформление заявления – залог быстрой и успешной работы с архивными документами.