Архив Карелии – это государственное учреждение, которое хранит исторические документы, фотографии, карты, аудио‑ и видеоматериалы, относящиеся к истории Республики Карелия. Если вам необходимо получить копию документа, подтвердить факт или просто ознакомиться с материалами, необходимо оформить заявление. В статье рассмотрены все нюансы подачи заявления, от подготовки документов до получения результата.

Почему может понадобиться заявление в архив?

• Исследовательская работа (учёные, студенты, историки).
• Составление родословных и генеалогических исследований.
• Подготовка материалов для публикаций, книг, статей.
• Юридические цели (доказательство прав собственности, наследования).
• Личный интерес к истории родного края.

Куда направлять заявление?

Основным подразделением является Государственный архив Республики Карелия (ГАРК). Его контактные данные:

• Адрес: 184000, г. Петрозаводск, ул. Пушкина, 4
• Телефон: +7 (8142) -5‑55‑55
• E‑mail: info@kararch.ru
• Сайт: https://kararch.ru

Формат заявления

Заявление может быть подано в печатном виде (по почте или лично) или в электронном виде через официальный сайт архива. Ниже – примерный шаблон заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении копий документов из Государственного архива Республики Карелия

От: _______________________________ (Ф.И.О., паспортные данные)
Адрес: ______________________________
Телефон: ___________________________
E‑mail: ____________________________

Прошу предоставить копии (или сведения) о следующих документах:
Наименование документа (если известно) – пример: «Книга записей о населении Петрозаводска за 1905‑1910 гг.»
Описание содержания (если известно) – пример: «Записи о переселении семей из Валаамского района».
Период (год/года) – пример: 1900‑1915.
Номер дела/опись (если известен) – пример: Дело № 12/345.

Цель обращения: ______________________ (исследование, генеалогия, юридические цели и т.д.)

Согласен(а) оплатить услуги копирования и доставки в размере, установленном архивом.

 

Необходимые сопроводительные документы

1. Копия паспорта (страницы с личными данными).
2. Документ, подтверждающий цель обращения (например, справка из учебного заведения, решение суда, письмо‑запрос от организации).
3. Если заявление подаётся от имени юридического лица – устав, доверенность представителя.
4. Оплата (квитанция) за услуги копирования и доставки (если оплата производится заранее).

Пошаговая инструкция подачи заявления

Подготовка

• Определите, какие документы вам нужны. При отсутствии точного названия используйте каталог архивных фондов, доступный на сайте архива.
• Скачайте шаблон заявления (на сайте kararch.ru) и заполните его.
• Соберите все сопроводительные документы.

Подача заявления в электронном виде

1. Зайдите в раздел «Электронные услуги» на сайте архива.
2. Выберите пункт «Заявление о предоставлении копий документов».
3. Загрузите заполненный шаблон заявления в формате PDF.
4. Прикрепите сканы паспорта и остальных документов.
5. Укажите способ оплаты (банковская карта, онлайн‑перевод). После оплаты система выдаст квитанцию.
6. Нажмите «Отправить». Вы получите подтверждение на e‑mail с номером заявки.

Подача заявления в печатном виде

1. Распечатайте заявление и подпишите его.
2. Сделайте копии всех приложений.
3. Отправьте пакет документов заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива.
4. Оплатите услуги копирования в банке (при получении квитанции приложите её к письму).
5. Сохраните трек‑номер отправления – он понадобится для уточнения статуса.

Сроки обработки

Согласно правилам ГАРК, стандартный срок рассмотрения заявления составляет от 10 до 30 рабочих дней. При наличии большого объёма материалов или необходимости в реставрации документов срок может быть увеличен до 60 дней. О статусе заявки вы будете получать уведомления по e‑mail или СМС.

Стоимость услуг

Тарифы зависят от формата и объёма копий:

• Копия в электронном виде (PDF) – 30 ₽ за страницу.
• Копия в печатном виде (А4, чёрно‑белая) – 50 ₽ за страницу.
• Копия в цвете – 120 ₽ за страницу.
• Доставка по России (почтовая) – от 150 ₽ (зависит от региона).
• Экспресс‑доставка в Петрозаводск – 300 ₽.

Точные цены указаны в прайс‑листе архива.

Как получить готовые копии

1. После завершения копирования архив отправит вам электронные файлы на указанный e‑mail (если выбирали электронный вариант).
2. Для печатных копий архив свяжется с вами для уточнения способа доставки (почтовая отправка, самовывоз).
3. При самовывозе необходимо предъявить оригинал паспорта и квитанцию об оплате.

Полезные советы и типичные ошибки

• Точно указывайте период и тип документа. Чем подробнее описание, тем быстрее архив найдет нужный материал.
• Если вы не уверены в точном названии, используйте поисковую форму каталога и указывайте ключевые слова.
• Не забывайте приложить копию паспорта – без неё запрос будет отклонён.
• Оплачивайте услуги заранее, иначе обработка может затянуться.
• При получении копий проверяйте их на наличие дефектов (размытость, обрезанные части). В случае проблем сразу сообщайте в архив.
• Сохраняйте все подтверждения (квитанции, номера заявок) – они понадобятся при уточнении статуса.

Контактная информация для уточнений

Если у вас возникли вопросы, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Телефон справочной службы: +7 (8142) -5‑55‑55 (будни с 9:00 до 18:00).
• E‑mail: info@kararch.ru
• Онлайн‑чат: доступен на главной странице сайта архива.
• Личный кабинет: после регистрации на сайте вы сможете отслеживать статус заявки в режиме реального времени.

Подача заявления в Архив Карелии – достаточно простой процесс, если следовать чёткой инструкции и подготовить все необходимые документы. Благодаря электронным сервисам процесс ускоряется, а прозрачность позволяет контролировать каждый этап. Используйте данное руководство, чтобы получить нужные исторические материалы быстро и без лишних проблем.

Дата актуализации статьи: