В современном деловом мире каждая организация – будь то частная компания или государственное учреждение – обязана вести архивное хранение документов в соответствии с законодательством РФ. Иногда документы‚ находящиеся в офисе‚ необходимо передать в государственный или муниципальный архив. Для этого требуется правильно оформленное заявление в архив на хранение. В статье мы подробно разберём‚ какие сведения должно содержать такое заявление‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ а также предоставим готовый образец‚ который можно сразу использовать.
Правовая база архивного хранения
Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Гражданскому кодексу РФ‚ организации обязаны:
- Сохранять документы в течение установленного законом срока (от 1 года до 75 лет и более).
- Передавать документы в архив‚ если они более не нужны в текущей работе‚ но подлежат длительному хранению.
- Обеспечивать возможность их последующего поиска и выдачи по запросу.
Для передачи документов в архив необходимо оформить акт приема‑передачи дел на архивное хранение и заявление в архив на хранение. Последний документ фиксирует запрос организации и указывает‚ какие именно материалы передаются.
Когда требуется заявление в архив?
Заявление подаётся в следующих случаях:
- Перевод части или полного архива компании в государственный (областной‚ федеральный) архив.
- Сдача в архив документов‚ подлежащих обязательному хранению (трудовые книжки‚ бухгалтерская отчетность‚ договоры‚ акты‚ справки о репрессиях и т.п.).
- Запрос архивных справок‚ выписок‚ копий документов из государственных архивов.
В каждом из этих случаев заявление оформляется в произвольной форме или на специально разработанном бланке архивного отдела.
Структура заявления
Ниже перечислены обязательные реквизиты‚ которые должны присутствовать в заявлении:
- Шапка документа: название организации‑заявителя‚ её ИНН/КПП‚ адрес‚ телефон.
- Дата и номер заявления.
- Наименование и реквизиты архива‚ куда передаются документы (директор‚ адрес‚ телефон).
- Тема заявления (например‚ «Заявление о передаче документов на архивное хранение»).
- Перечень передаваемых документов (с указанием наименования‚ номера‚ даты создания‚ объёма – листов/томов).
- Основание передачи (ссылка на нормативный акт‚ внутренний регламент).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
- При необходимости – приложения (копии актов‚ описи‚ доверенности).
Образец заявления в архив на хранение
Ниже – готовый шаблон‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word‚ Google Docs) и заполнить своими данными.
<html lang="ru"> <head> <meta charset="UTF-8"> <title>Заявление в архив</title> </head> <body> <h2 style="text-align:center;">ЗАЯВЛЕНИЕ</h2> <p style="text-align:center;">о передаче документов на архивное хранение</p> <p><b>От:</b> ООО «Пример»‚ ИНН 1234567890‚ КПП 123456789‚ 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1<br> <b>Телефон:</b> +7 (495) -23‑45‑67<br> <b>Электронная почта:</b> info@primer.ru</p> <p><b>Кому:</b> Директору Государственного архивного учреждения г. Москвы<br> <b>Адрес:</b> 101000‚ г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 10<br> <b>Телефон:</b> +7 (495) -65‑43‑21</p> <p style="text-align:right;">«__» __________ 2026 г.</p> <h3>Тема: Передача документов на архивное хранение</h3> <p>В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами нашей организации‚ просим принять к архивному хранению следующие документы:</p> <table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0" style="width:100%; border-collapse:collapse;"> <tr> <th>№ п/п</th> <th>Наименование документа</th> <th>Регистрационный №</th> <th>Дата создания</th> <th>Объём (листов/томов)</th> <th>Примечание</th> </tr> <tr> <td>1</td> <td>Бухгалтерская отчетность за 2023 год</td> <td>Б/О‑2023‑01</td> <td></td> <td>150 листов</td> <td>—</td> </tr> <tr> <td>2</td> <td>Трудовые книжки сотрудников (2020‑2025)</td> <td>ТК‑2020‑15</td> <td>—</td> <td>30 томов</td> <td>Сохранить в оригинале</td> </tr> <!-- Добавляйте строки по необходимости --> </table> <p>Основание передачи: внутренний регламент ООО «Пример» № 5‑Р от г. о порядке архивного хранения документов.</p> <p>Приложения:<br> Акт приема‑передачи документов (подписан обеими сторонами).<br> Копия устава организации.<br> Доверенность № 12‑Д от г. (если заявление подписывает представитель).</p> <p style="margin-top:40px;">_________________________/Иванов И.И.<br> <b>Должность:</b> Директор ООО «Пример»</p> </body>
Пошаговая инструкция по подаче заявления
- Подготовьте перечень документов. Составьте опись‚ укажите номера‚ даты‚ объём.
- Согласуйте внутреннее основание. Убедитесь‚ что в вашей организации есть регламент или приказ‚ позволяющий передать документы в архив.
- Заполните заявление по образцу выше. Обратите внимание на правильность реквизитов и подписи.
- Подготовьте акт приема‑передачи. Этот документ подписывается обеими сторонами в момент передачи.
- Соберите приложения (копии устава‚ доверенности‚ при необходимости копии документов‚ подтверждающих право собственности).
- Отправьте заявление в архив:
- Лично – в отдел архивного хранения.
- По почте с заказным письмом.
- Через МФЦ (можно подать заявление в электронном виде).
- Получите подтверждение о приёме заявления и подпишите акт приема‑передачи.
- Сохраните копию всех документов в своей деловой документации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения в государственном архиве?
Срок зависит от категории документа. Например‚ бухгалтерская отчетность хранится минимум 5 лет‚ а документы‚ связанные с правом собственности‚ – 75 лет. Точные сроки указаны в ФЗ № 73‑ФЗ.
Можно ли передать в архив только часть документа?
Да‚ но в акте приема‑передачи необходимо чётко указать‚ какие именно части передаются‚ а какие остаются в организации.
Нужна ли печать организации?
Для большинства государственных архивов печать обязательна‚ так как она подтверждает подлинность подписи уполномоченного лица.
Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да. Многие региональные архивы принимают электронные заявления через портал Госуслуг или через МФЦ. При этом требуется скан подписи и печати.
Где скачать готовые бланки и формы?
Существует несколько официальных источников‚ где можно бесплатно скачать образцы:
- Официальный сайт Федерального архивного агентства – раздел «Бланки и формы».
- МФЦ – в разделе «Документы для подачи в архив».
- Сайт КонсультантПлюс – поиск по запросу «акт приема‑передачи дел на архивное хранение».
Все файлы доступны в форматах .docx и .pdf. Размер типичного шаблона – около 200 КБ.
Оформление заявления в архив на хранение – важный юридический процесс‚ который гарантирует сохранность важнейших документов и их доступность в будущем. Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы сможете быстро и без ошибок передать документы в архив‚ соблюдая все требования законодательства.
Помните: правильное оформление заявления и актов приёма‑передачи – залог того‚ что ваши документы будут надёжно сохранены и при необходимости легко найдены в архиве.
Если у вас возникли вопросы по заполнению заявления или требуется юридическая консультация‚ вы можете написать нам – мы поможем подготовить документы в соответствии с вашими потребностями.