В жизни каждого работающего человека может возникнуть необходимость подтвердить факт получения заработной платы за определённый период. Такое подтверждение часто требуется при:

• оформлении кредита или ипотечного займа;
• получении государственных пособий, пенсий, субсидий;
• разрешении споров с работодателем;
• переоформлении трудовой книжки или при переводе в другую организацию.

Если оригиналы расчётных листков, справок 2‑НДФЛ или выписок из банка недоступны, а в архиве организации хранятся копии документов, работнику необходимо написать заявление в архив с просьбой выдать подтверждающие справки.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 136) и Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ), работодатель обязан вести архивную документацию и предоставлять её по запросу заинтересованных лиц в установленные сроки.

В частности, статья 8 закона 125‑ФЗ гласит, что архивные документы могут быть предоставлены в виде копий или оригиналов по заявлению лица, имеющего законный интерес.

Когда необходимо подавать заявление

• Отсутствие оригинальных справок – выписка из банка утрачена, а в архиве хранятся копии расчётных листков.
• Необходимость подтверждения дохода за прошлый год – например, при подаче документов в банк.
• Требования государственных органов – при получении субсидий, пособий, пенсий.
• Судебные разбирательства – в случае спора о размере заработной платы.

Кому направлять заявление

Заявление направляется в архив организации‑работодателя. Если в компании нет отдельного архивного отдела, документ отправляют в кадровую службу с пометкой «Для сведения архива».

Как правильно оформить заявление

Заявление может быть написано от руки или в электронном виде, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка: название организации, её ИНН, ОГРН.
2. Дата и место составления заявления.
3. Полные ФИО заявителя, должность, табельный номер (если есть).
4. Контактные данные (телефон, e‑mail).
5. Точное указание периода, за который требуется подтверждение (например, «за 1‑й квартал 2025 года»).
6. Перечень требуемых документов (расчётный лист, справка 2‑НДФЛ, выписка из банка и т.д.).
7. Основание запроса (например, «для предоставления в банк при оформлении ипотечного кредита»).
8. Подпись заявителя.

Пример заявления

ООО "Пример-Строй"
ИНН 7701234567, ОГРН 1127746578901
г. Москва, ул. Примерная, д. 10

 г.

Заявление
в архив организации

Я, Иванов Иван Иванович,
должность – инженер‑технолог,
таб. № 1456,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: i.ivanov@example.com,

прошу выдать копии следующих документов, подтверждающих мою заработную плату за период
с по :

Расчётные листки за каждый месяц (январь, февраль, март 2025 г.).
Справка 2‑НДФЛ за 2025 г.
Выписка из банка (Сбербанк) за указанный период, подтверждающая поступления заработной платы.

Основание: необходимость предоставления подтверждения дохода в банк ПАО "Банк-Пример" для оформления ипотечного кредита.

Приложения:
- Копия паспорта.
- Справка о необходимости предоставления документов (от банка).

Прошу рассмотреть заявление в срок, установленный законодательством (не более 30 календарных дней).

Подпись _____________________
Иванов И. И.

Какие документы необходимо приложить к заявлению

• Копия паспорта (страница с фотографией и регистрацией).
• Документ, подтверждающий цель запроса (например, письмо‑запрос от банка).
• Если заявление подаётся от имени юридического лица – доверенность.

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно статье 8 закона 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. В случае необходимости уточнения данных срок может быть продлён, но об этом заявителю обязаны уведомить в письменной форме.

Как получить документы

1. После получения ответа от архива (положительного или отрицательного) уточните форму выдачи – оригиналы, копии или электронные файлы.
2. При получении копий проверьте их на соответствие оригиналам (подписи, печати, даты).
3. Если документы выдаются в электронном виде, убедитесь в наличии цифровой подписи или печати, подтверждающей их подлинность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить справку о заработной плате без подачи заявления?

Обычно нет. По закону работодатель обязан выдавать справки только по письменному запросу. Устный запрос может быть отклонён.

Вопрос: Как ускорить процесс получения документов?

Укажите в заявлении точный период и перечень нужных документов, приложите все необходимые подтверждающие бумаги (паспорта, запросы от банка). Чем полнее пакет, тем быстрее архив сможет обработать запрос.

Вопрос: Что делать, если архив отказывает в выдаче?

Уточните причину отказа (например, отсутствие запрашиваемых документов).
При наличии правовых оснований (например, судебный запрос) подайте повторный запрос с приложением соответствующего приказа или судебного решения.
При невозможности решить вопрос мирным путём – обратитесь в суд с исковым заявлением о принудительном предоставлении архивных документов.

Вопрос: Нужно ли платить за копии документов?

Согласно статье 8 закона 125‑ФЗ, копирование архивных документов может быть платным, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации. Стоимость обычно фиксируется в тарифном листе архива.

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копию заявления и всех приложений – это будет подтверждением вашего запроса.
• Если запрос делается в электронном виде, используйте электронную подпись для повышения юридической силы.
• Сохраняйте полученные справки в надёжном месте (цифровой архив, банковская ячейка).
• При получении документов проверяйте их на наличие печати и подписи ответственного лица архива.

Заявление в архив на подтверждение заработной платы – стандартный документ, который помогает работнику получить официальные подтверждения доходов за прошлые периоды. Правильное оформление, наличие всех необходимых приложений и знание сроков обработки позволяют быстро и без лишних проблем получить требуемые справки.

Автор статьи: ChatGPT, 2026 г.