Справка о заработной плате (часто называют «справка 2‑НДФЛ», «справка о доходах» или «справка о заработке») – документ, подтверждающий размер получаемого работником дохода за определённый период. В ряде ситуаций (например, при оформлении пенсионных выплат, получении кредита, переезде в другой регион) требуется передать эту справку в архивные органы или в отдел кадров организации. Для этого необходимо оформить заявление в архив. В статье подробно рассматривается, что представляет собой такое заявление, какие нормативные акты регулируют его оформление, как правильно написать документ и какие типичные ошибки следует избегать.

Когда возникает необходимость подать заявление в архив справке о заработной плате?

• При оформлении пенсии по потере кормильца – архивные органы проверяют доходы умершего.
• Для получения досрочной пенсии в связи с тяжелыми и вредными условиями труда.
• При подаче заявления о возврате излишне взысканных страховых взносов – требуется подтверждение фактической суммы дохода.
• В случае спора с работодателем о размере начисленной заработной платы.
• Для оформления кредита в банке, где требуется подтверждение доходов за несколько лет.
• При переводе на новое место работы и необходимости предоставить архивную справку в новую организацию.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архив с документами о доходах:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – определяет порядок выдачи работодателем справки о доходах.
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – устанавливает правила обращения в государственные архивы.
3. Постановление Правительства РФ № 1075 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования архивных документов».
4. Федеральный закон № 24‑ФСС РФ – образец заявления о возврате страховых взносов, часто сопровождается справкой о заработной плате.

Кому направляется заявление?

В зависимости от цели обращения заявление может быть направлено:

• В государственный архив по месту регистрации организации‑работодателя.
• В отдел кадров предприятия (если требуется передать справку в внутренний архив).
• В пенсионный фонд (ПФР) – при оформлении пенсионных выплат.
• В страховую компанию – при возврате излишне уплаченных страховых взносов.

Как правильно оформить заявление?

Общая структура документа

Заявление в архив справке о заработной плате должно включать следующие элементы:

1. Шапка заявления – название организации, куда направляется документ (например, «В Государственный архив г. Москвы»).
2. Дата и место составления – указывается в правом верхнем углу.
3. Наименование документа – «Заявление» (можно добавить уточнение: «о передаче в архив справки о заработной плате»).
4. Кому – полное наименование и должность получателя (например, «Начальнику отдела кадров»).
5. От кого – ФИО заявителя, должность, подразделение, контактные данные.
6. Текст заявления – четко сформулированная просьба, указание периода, за который требуется передать справку, и основание (закон, приказ).
7. Перечень приложений – копия справки о заработной плате, копия паспорта, трудовой договор и др.
8. Подпись и печать (если заявление подается от имени организации).

Пример текста заявления

В Государственный архив г. Москвы
От: Иванова Ивана Ивановича, старший бухгалтер, отдел финансов, тел. ###-###-####
Заявление

Прошу принять в архив справку о заработной плате за период с по г., выданную ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746001234.

Основание: ст. 80 Трудового кодекса РФ, а также постановление Правительства РФ № 1075 от г. о порядке ведения архивных документов.

Справка прилагается к заявлению в двух экземплярах (один для архива, один для моего личного архива).
Прошу подтвердить получение заявления и указать срок, в течение которого справка будет включена в архивный фонд.

Приложения:

 
Справка о заработной плате (2 экземпляра).
 
Копия трудового договора.
 
Копия паспорта.

_____________________/Иванов И.И.
 

Формат и способ подачи

• Документ может быть оформлен на компьютере в формате DOCX или PDF и распечатан.
• Можно отправить по электронной почте (при условии, что получатель принимает документы в электронном виде).
• Для официальных архивов часто требуется подписать заявление в оригинале и приложить оригиналы справки.
• Если заявление подается от имени юридического лица, необходимо поставить печать организации.

Какие документы прилагаются к заявлению?

Перечень приложений может варьироваться, но в большинстве случаев требуются:

• Оригинал справки о заработной плате (или её заверенная копия).
• Копия трудового договора (для подтверждения статуса работника).
• Копия паспорта (для идентификации заявителя).
• При необходимости – документы, подтверждающие цель обращения (например, решение Пенсионного фонда, решение суда).

Сроки рассмотрения и получения подтверждения

Согласно постановлению № 1075, архивные органы обязаны рассмотреть заявление в течение 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. После принятия справки в архив заявитель получает:

• Письменное подтверждение о приеме (акт приема‑передачи).
• Сведения о регистрационном номере справки в архивном фонде.
• При необходимости – копию актового листа с указанием места хранения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять справку у нотариуса?

Обычно нет. Справка о заработной плате, выданная работодателем, считается официальным документом. Нотариальное заверение требуется только в случае, если документ будет использоваться в судебных разбирательствах.

Можно ли отправить заявление и справку по почте?

Да, обычной почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении) можно отправить оригиналы документов. В сопроводительном письме укажите трек‑номер и приложите копию заявления.

Что делать, если архив отказал в приеме справки?

Получите письменный отказ с указанием причин. Затем уточните, какие дополнительные документы или уточнения требуются, и подайте исправленное заявление.

Можно ли подать заявление онлайн?

Многие региональные архивы внедрили электронные сервисы. Проверьте на официальном сайте вашего архива наличие формы «Электронное заявление» и следуйте инструкциям.

Типичные ошибки при оформлении заявления

• Отсутствие даты и места составления – без этого документ считается неполным.
• Неполный перечень приложений – архив может потребовать дополнительные копии, что удлиняет процесс.
• Ошибки в ФИО, ИНН, ОГРН – любые опечатки могут привести к отклонению заявления.
• Отсутствие подписи (или подписи без печати, если заявление от организации).
• Неуказание правовой основы – в заявлении обязательно указывайте нормативный акт, на котором основано требование.

Где скачать готовый бланк заявления?

Готовые шаблоны доступны на официальных ресурсах:

• Сайт КонсультантПлюс – раздел «Образцы документов».
• Портал Госуслуги – сервис «Электронный архив».
• Сайт Docspapers.ru – бесплатные шаблоны заявлений.

Заявление в архив справке о заработной плате – простой, но важный документ, который помогает официально зафиксировать ваши доходы в государственных или корпоративных архивах. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и наличие всех необходимых приложений ускоряют процесс и позволяют избежать лишних задержек. Следуя рекомендациям, приведенным в этой статье, вы сможете быстро подготовить заявление, подать его в нужный орган и получить подтверждение о приеме справки в архив.

Статья подготовлена 11 июля 2026 г. Автор: ChatGPT, виртуальный помощник