Документы по личному составу составляют одну из самых важных и конфиденциальных частей архивного фонда любой организации. Среди них особое место занимают заявления по личному составю — первичные документы, фиксирующие трудовые отношения, изменения в них и их прекращение. Грамотная работа с этими документами на всех этапах жизненного цикла (от создания до передачи в архив и уничтожения) обеспечивает правовую защиту интересов как работодателя, так и работников.

Данная статья подробно разбирает нормативную базу, технологию формирования дел, правила оформления, сроки хранения и особенности учета заявлений по личному составу в архивах организаций на 2024–2026 годы.

Нормативная правовая база

Деятельность по управлению документами по личному составу регулируется иерархией нормативных актов. Ключевыми документами на текущий момент являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 77). Это основной регламент, заменивший Приказ № 236.
• Методические рекомендации по применению Правил № 77 (утв. Росархивом, разъясняют практику применения).
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
• Типовая номенклатура дел управления, подлежащих архивному хранению в организациях (утв. Росархивом , в ред; от 2023 г.).
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Росархивом № 558).
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 62, 66, 303 (требования к хранению и выдаче документов);

Важно: Согласно п. 10 Правил № 77, номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу.

Классификация заявлений по личному составу и сроки хранения

Заявления по личному составу — это документы, исходящие от работника (или адресованные ему от руководства) и связанные с трудовой деятельностью. В номенклатуре дел они распределяются по разделам (обычно Раздел II «Документы по кадрам и личному составу») и имеют различные сроки хранения, что критически важно при формировании дел.

Основные группы заявлений и их сроки хранения (согласно Перечню № 558):

* Примечание: Личные карточки работников (Т-2) и листы учета рабочего времени хранятся 75 лет; Заявления, входящие в состав личного дела работника (приема, увольнения, перевода), следуют сроку хранения личного дела, 75 лет. Это делает их документами длительного (свыше 10 лет) хранения.

Формирование дел по личному составу: ключевые принципы

Принцип разделения по срокам хранения (Критически важно!)

Согласно п. 4.19 Методических рекомендаций и п. 2.1.3 Порядка формирования дел, нельзя складывать в одно дело документы с разными сроками хранения.

• Дела длительного хранения (свыше 10 лет / 50–75 лет): Заявления о приеме, увольнении, переводе, отпусках (дающих право на пенсионный стаж), смене паспортных данных. Они формируются в отдельные дела (или серии дел) по годам или структурным подразделениям.
• Дела краткосрочного хранения (до 10 лет): Заявления на материальную помощь, командировочные, обучение, согласие на обработку ПДн. Формируются в отдельные дела.

На обложке дела обязательно выносится срок хранения (п. 3 Особенностей формирования… Архивов СПб), так как в одном фонде могут быть дела с разными сроками.

Хронологический и системный порядок

Внутри дела документы располагаются:

1. По хронологии (по дате документа или регистрации в журнале учета входящих/исходящих/внутренних документов).
2. При одинаковой дате, по системному признаку (например, сначала приказы, потом заявления, потом справки).
3. Личные дела сотрудников (если формируются отдельно) — в алфавитном порядке фамилий.

Номенклатура дел как основа

Каждое дело должно иметь заглавие, точно соответствующее рубрике номенклатуры дел организации, утвержденной на текущий год. Пример заглавия:

«Заявления о приеме на работу и увольнении работников административно-хозяйственного отдела за 2024 год. Срок хранения 75 лет».

Оформление дел к передаче в архив (Полное оформление)

Согласно п. 2.1.3 Порядка формирования, дела по личному составю подлежат полному оформлению независимо от срока хранения (даже если срок 5 лет, но дело в разделе «Личный состав», оно оформляется полностью).

Этапы полного оформления:

Переплет и нумерация листов

• Дела переплетаются (подшиваются) прочной нитью (шнуром) через 3–4 отверстия.
• Все листы дела нумеруются сквозно арабскими цифрами (начиная с 1) в правом верхнем углу лицевой стороны листа.
• Обложка дела в нумерацию не входит.

Составление внутренней описи документов дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97–2016)

• Опись составляется на бланке (или печатается) и подшивается в дело последней (перед задней обложкой).
• Если дело подшито без бланка описи, составленная опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки (согласно рекомендациям БУХ.1С и практике архивов).
• Колонки описи: № п/п, Заглавие документа, Дата, № документа, Кол-во листов, Примечание (срок хранения, если разный внутри дела — но этого лучше избегать).

Лист-заверитель (Форма по ГОСТ Р 7.0.97–2016)

• Подшивается самым последним листом в деле (после описи).
• Содержит: название организации, название дела, число листов в деле, число листов в описи, подпись составившего, подпись руководителя службы делопроизводства/архивариуса, дату, печать (при наличии).

Оформление обложки дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97–2016)

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется по установленной форме. На лицевой стороне обложки выносятся:

• Полное название организации.
• Индекс дела (по номенклатуре).
• Заглавие дела.
• Даты начала и окончания дела (даты первого и последнего документа).
• Срок хранения (обязательно!).
• Число листов в деле.
• Число листов в описи.
• Подписи ответственных лиц.

Передача дел в архив организации

Сроки передачи

Дела передаются в архив организации ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) после завершения дела делопроизводством (п. 4.19 Методических рекомендаций). Дело считается завершенным, когда в него внесены все документы за отчетный период (год) и оно оформлено.

Акт приема-передачи

Передача оформляется Актом приема-передачи дел в архив организации (в 2-х экземплярах). В акте указываются: номер дела по номенклатуре, заглавие, даты, срок хранения, число листов. Один экземпляр остается в архиве, второй — у передавшего подразделения (в службе делопроизводства).

Особенности электронных документов

Если заявления созданы в электронном виде (ЭДО, сканы с ЭП), они формируются в электронные дела. Описание электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, проводится в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100–2018 и Приказом Росархива № 77 (п. 10). Передача в электронный архив осуществляется по Акту приема-передачи электронных документов.

Хранение и учет в архиве организации

Раздел 3 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу устанавливает специальные требования:

Условия хранения

• Документы по личному составу (особенно личные дела, заявления о приеме/увольнении) относятся к конфиденциальной информации (персональные данные).
• Хранятся в закрытых стеллажах/сейфах с ограниченным доступом (только уполномоченные лица — архивариус, руководитель).
• Обеспечивается защита от несанкционированного доступа, пожара, влаги.

Учет дел

• Ведется Общий учет дел архива (журнал или АИС «Архив»).
• Для дел по личному составу рекомендуется вести отдельный реестр (учетную карточку) с указанием ФИО работника, табельного номера, перечня дел, где хранятся его документы, для быстрого поиска при выдаче справок.
• При передаче дел в государственный архив (по истечении сроков хранения в организации) составляется Опись дел к передаче в государственный архив (Форма по ГОСТ Р 7.0.100–2018).

Выдача и пользовательство

• Выдача оригиналов заявлений по личному составу сторонним лицам не допускается (ст. 62, 303 ТК РФ).
• Работнику выдаются копии (сверенные с оригиналом, заверенные подписью архивариуса/руководителя и печатью организации).
• Внутренняя выдача (Кадровому отделу, Бухгалтерии, Службе безопасности) оформляется Справкой-получителем или в Журнале выдачи дел/документов.

Уничтожение документов по истечении сроков хранения

По истечении установленных сроков хранения (5, 10, 50, 75 лет) документы подлежат экспертизе (п. 8 Правил № 77).

1. Формируется Акт экспертизы документов (Комиссия по экспертизе).
2. Принимается решение: уничтожить или продлить срок хранения (перевести в категорию постоянного хранения, если обнаружены исторические/научные ценности).
3. При решении об уничтожении составляется Акт уничтожения документов (Форма по ГОСТ Р 7.0.97–2016).
4. Уничтожение производится комиссией способом, исключающим восстановление (перемалывание, сжигание). Для электронных документов — безвозвратное удаление с подтверждением.

Типичные ошибки и риски

• Смешивание сроков хранения в одном деле: например, складывание заявлений на отпуск (50/75 лет) и заявлений на материальную помощь (5 лет) в одно дело. Риск: невозможность своевременного уничтожения краткосрочных документов, перегруз архива, нарушение 152-ФЗ (ПДн).
• Отсутствие срока хранения на обложке: затрудняет экспертизу и учет.
• Неполное оформление: отсутствие описи, листа-заверителя, непронумерованные листы. Риск: неприемка дела в архив, правовая ничтожность при судебных спорах.
• Хранение в открытом доступе: нарушение законодательства о персональных данных (ст. 19 152-ФЗ), риск утечки, штрафы Роскомнадзора.
• Испорченные/потерянные заявления приема/увольнения: невозможность подтверждения стажа работника, судебные иски, пенсионные споры.

Чек-лист архивариуса / специалиста по кадрам при подготовке дел

1. [ ] Номенклатура дел на текущий год утверждена и согласована с архивом?
2. [ ] Заявления разделены по делам строго в соответствии со сроками хранения (75 лет отдельно, 10 лет отдельно, 5 лет отдельно)?
3. [ ] Внутри дел собран хронологический порядок?
4. [ ] Все листы пронумерованы сквозно?
5. [ ] Составлена внутренняя опись (по форме ГОСТ)?
6. [ ] Составлен лист-заверитель?
7. [ ] Обложка заполнена полностью (в т.ч. Срок хранения)?
8. [ ] Дело переплетено прочной нитью, концы ниток закреплены завизировкой (пробкой) с печатью/подписью?
9. [ ] Составлен Акт приема-передачи в архив (2 экз.)?
10. [ ] Дело размещено в закрытом стеллаже/сейфе архива?
11. [ ] Сделаны записи в учете дел архива (журнал/АИС)?

Работа с заявлениями по личному составю в архиве — это не просто «складывание бумаг в папки». Это строго регламентированный процесс, закрепленный в Приказе Росархива № 77, ГОСТах и Трудовом кодексе. Ключевыми столпами правильного архивирования являются: разделение по срокам хранения на этапе формирования, полное оформление (описание, переплет, обложка, лист-заверитель) перед передачей, обеспечение конфиденциальности при хранении и документированная экспертиза перед уничтожением.

Нарушение этих процедур ведет к потере правовой значимости документов, невозможности защитить интересы организации в суде, нарушению прав работников на пенсию и штрафным санкциям за несоответствие законодательству об архивном деле и персональных данных.