Зональный государственный архив г. Полоцка (ЗГА г. Полоцка) — это важнейший научный, информационный и культурный центр Северо-Западной области Республики Беларусь. Архив выполняет функции по учету, хранению, комплектованию, научной обработке и использованию документов, составляющих Архивный фонд Республики Беларусь, находящихся на территории Полоцкого, Глубокского, Миорского, Поставского, Россонского, Шешкоплысского и других районов Витебской области.

Историческая справка

Создание и ранние этапы

История архива неразрывно связана с историей Полоцка — одного из древнейших городов Беларуси. Официально Полоцкий государственный архив был образован в 1924 году (по другим данным, на базе более ранних архивных учреждений, функционировавших при губернских и уездных администрациях). В разные периоды его название и подчиненность менялись:

• 1924–1930-е гг.: Полоцкий уездный (окружной) архив.
• 1938 г.: После образования Витебской области, Полоцкий государственный архив Витебской области.
• 1941–1944 гг.: В период Великой Отечественной войны архив был эвакуирован (часть фондов увезена в Восточные области СССР, часть погибла или была вывезена в Германию).
• Послевоенное время: Восстановление архива, сбор разрозненных фондов, возвращение эвакуированных документов.
• 1960 г.: Реорганизован в Зональный государственный архив г. Полоцка с целью централизованного хранения документов отмененных районных архивов.

Значение статуса «Зонального»

Присвоение статуса зонального архива в 1960 году стало поворотным моментом. Это означало, что архив стал методическим центром для районных архивов северных районов Витебской области и получил на хранение документы ликвидированных районных архивов (Дисненского, Дрисского, Обонинского, Ушачского и др.), что резко расширило его фонды.

Состав и структура фондов

На сегодняшний день архив хранит более 300 тысяч дел (точная цифра меняется ежегодно за счет комплектования). Хронологические рамки фондов охватывают период с начала XVII века по наши дни (самые ранние документы относятся к 1600–1610 гг.).

Основные группы фондов:

1. Дореволюционные фонды (до 1917 г.):
   • Документы Полоцкого губернского правления, губернских управлений (земского, школьского, медицинского и др.).
   • Документы уездных управлений: Полоцкого, Дрисского, Люценского, Себежского уездов Полоцкой/Витебской губернии.
   • Документы городских управлений (Полоцк, Дрисса, Невель, Себеж, Ситница и др.).
   • Духовные фонды: дела Полоцкой епархии, приходов, монастырей (в т.ч. знаменитого Полоцкого Иоанно-Богословского монастыря).
   • Судебные учреждения: Полоцкий уездный суд, мировые суды.
   • Личные фонды известных деятелей культуры, науки, земской деятельности.
2. Фонды советского периода (1917–1991 гг.):
   • Органы власти: райисполкомы, горисполкомы, облсполком (для северных районов).
   • Партийные организации: райкомы, горкомы ВЛКСМ и КПСБ.
   • Хозяйственные организации: МТС, совхозы, колхозы, промышленные предприятия (Полоцкий стекловолоконный завод, строительные трасты и др.).
   • Образовательные и медицинские учреждения.
3. Фонды современного периода (с 1991 г.):
   • Документы органов местного управления и самоуправления районов зонирования.
   • Документы предприятий и организаций всех форм собственности.
   • Личные фонды ветеранов, писателей, художников, общественных деятелей региона.

Уникальные коллекции

Особую ценность представляют:

• Метрические книги (рождения, браков, смертей) приходов различных конфессий (православных, католических, еврейских, лютеранских) — главный источник для гениалогических исследований.
• Ревизские сказки (XVIII – первая половина XIX в.) — уникальный материал для изучения демографии и социальной структуры населения.
• Документы по истории войны 1812 года (Полоцк был центром битв).
• Фотодокументы, кинодокументы, фонограммы, отражающие жизнь региона XX века.

Современная инфраструктура и условия хранения

Архив размещается в специально приспособленном (в последнее время — в новом капитальном) здании, отвечающем современным требованиям пожарной безопасности, климатического контроля и физической безопасности.

Техническое оснащение:

• Репозитории с системой автоматического поддержания температуры (18±2°С) и влажности (50±5%).
• Системы пожаротушения, безопасные для бумаги (газовые модули).
• Собственная реставрационно-переплетная мастерская для восстановления поврежденных документов.
• Цифровая лаборатория: сканирующее оборудование для создания электронных копий (массовое оцифровывание метрических книг, ревизских сказок).
• Автоматизированная информационная система (АИС) для учета фондов и формирования справочно-поискового аппарата (описей, указателей).

Деятельность и услуги для пользователей

Архив открыт для всех граждан и организаций. Основные направления работы:

Научная справочная работа

• Консультирование посетителей читального зала.
• Выдача документов в читальный зал (по предварительному заказу через АИС или по инвентарным номерам).
• Удаленные консультации (по электронной почте, телефону, через официальный сайт Управления архивов и делопроизводства МЮ РБ).

Генеалогические и архивные справки

Одна из самых востребованных услуг — выдача архивных справок для подтверждения:

• Стажа работы (для назначения пенсий).
• Места рождения/проживания (для оформления гражданства, восстановления документов).
• Родственных связей (генеалогия).
• Репрессированности (документы НКВД/КГБ по реабилитированным).

Важно: Заказ справок возможен лично, по почте, через нотариусов или через портал госуслуг (ЕРАИП).

Оцифровка и удаленный доступ

Активно ведется работа по переводу самых востребованных фондов в электронный вид. Цифровые копии метрических книг и ревизских сказок постепенно публикуются в информационных системах (например, на портале archives.gov.by или в системе «Архивные фонды»), что позволяет исследователям работать с документами удаленно.

Издательская и выставочная деятельность

• Подготовка документальных выставок к значимым датам (День Полоцка, День Победы, юбилеи районов).
• Публикация сборников документов, путеводителей по фондам, брошюр.
• Проведение экскурсий для школьников, студентов, туристов.

Методическое руководство

Как зональный архив, учреждение осуществляет методическое руководство архивами-сохранителями (архивами предприятий, организаций, учреждений) районов зонирования:

• Проводит проверки состояния делопроизводства и архивов организаций.
• Консультирует по вопросам составления номенклатур дел, сроков хранения, акта отбора.
• Организует семинары и тренинги для архивистов и делопроизводителей районов.
• Контролирует своевременное сдачу документов в архив.

Контактная информация и режим работы

Режим работы читального зала (типовый):

• Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота, воскресенье: Выходные дни.
• Последний четверг месяца: Санитарный день (читальный зал не работает).

Примечание: Режим может меняться в предпраздничные дни и летний период. Обязательно звоните заранее для подтверждения и предварительного заказа дел.

Советы исследователю перед визитом

1. Подготовьте исходные данные: ФИО, примерные даты рождения/смерти/брака, название населённого пункта (деревни, хутора), название прихода/уезда. Без населённого пункта поиск в метрических книгах практически невозможен.
2. Изучите описи онлайн: Многие описи (путеводители по фондам) доступны на сайте Национального исторического архива Беларуси или портале archives.gov.by. Это сэкономит время в читальном зале.
3. Закажите дела заранее: По телефону или email уточните, есть ли дела по вашему запросу, и закажите их к дню приезда (обычно выдача занимает 1–3 дня).
4. Возьмите с собой: Паспорт, карандаш (ручки в читальном зале часто запрещены), блокнот, фотоаппарат/смартфон для съемки документов (обычно бесплатно, без вспышки, по согласованию с администрацией).
5. Учтите территориальную принадлежность: Если ваш населённый пункт в 1920–1930-х годах входил в состав Польши (Западная Беларусь), документы могут находиться в Государственном архиве Витебской области (фонды польского периода) или в архивах Польши/Литвы/Латвии.

Значение для региона и науки

Зональный государственный архив г. Полоцка — это не просто хранилище бумаг. Это память Северного Придвинья. Без его фондов невозможно написать историю Полоцкой земли, восстановить родословные тысяч семей, решить правовые вопросы пенсионного и жилищного законодательства, провести научные исследования по истории Беларуси, Латвии, Польши и России (Смоленской земли), истории православия и уния, истории войны 1812 года и Великой Отечественной войны.

Архив продолжает развиваться, внедряя цифровые технологии, расширяя удаленный доступ и укрепляя международное сотрудничество (в частности, с архивами Псковской, Смоленской областей РФ, Латвии, Литвы, Польши), что делает документальное наследие Полочья доступным для мирового сообщества исследователей.

Статья подготовлена на основе открытых данных Управления архивов и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь, путеводителей по фондам ЗГА г. Полоцка и нормативных правовых актов в области архивного дела. Для получения актуальной справочной информации рекомендуется обращаться непосредственно в архив или на официальный портал archives.gov.by.