Автоматизированная информационная система «Архив» (АИС «Архив») Тюменской области — это ключевой цифровой инструмент, обеспечивающий удаленный доступ к архивным фондам региона. Система создана для повышения эффективности работы государственных архивов и удовлетворения информационных потребностей граждан, организаций и исследователей через сеть Интернет.

История создания и развитие Электронного архива Тюменской области

Основой для функционирования АИС «Архив» стал Электронный архив Тюменской области (ЭА ТО). Целью его создания, зафиксированной еще в 2013 году, стало построение единой коммуникационной среды, позволяющей реализовать оперативный доступ пользователей к информации архивных фондов, в т.ч. по каналам связи и сети Internet.

• 2013 год: Начало создания единой информационной системы для госархивов региона.
• 2016 год (11 мая): Официальный запуск онлайн-интерфейса АИС «Архив» на базе программно-аппаратного комплекса ЭЛАР Саперион (ELAR Saperion). С этого момента доступ к электронным информационным ресурсам фондов четырех государственных архивов области стал возможен через веб-браузер.
• Настоящее время: Система продолжает развиваться, интегрируя новые фонды и расширяя функционал для удаленных пользователей.

Разработчиком и системным интегратором выступает ООО «Архивные Информационные Системы», специализирующееся на программном обеспечении для архивного дела.

Как получить доступ и войти в АИС «Архив» Тюменской области

Доступ к системе реализуется по двум основным направлениям:

Удаленный доступ (Онлайн через Интернет)

Это основной режим работы для большинства пользователей. Для входа в систему необходимо:

1. Перейти на официальный портал Электронного архива Тюменской области или сайт Государственного архива Тюменской области (ГА ТО);
2. Найти раздел «АИС Архив», «Электронный каталог» или «Поиск по фондам».
3. Пройти регистрацию (для полноценной работы с заказами, сохранением запросов и просмотра оцифрованных документов). Обычно требуется указать ФИО, контактный email и телефон.
4. Войти в личный кабинет, используя логин (email) и пароль.

Важно: Функционал системы (просмотр сканов, оформление заказов на справки/выписки) в полной мере доступен только для зарегистрированных пользователей, прошедших идентификацию.

Доступ в читальных залах (Локальный)

В читальном зале ГБУ ТО «Государственный архив Тюменской области» (проезд Геологоразведчиков, 21) доступ к архивным документам обеспечивается в соответствии с утвержденным Порядком использования архивных документов. На компьютерах читального зала настроен прямой доступ к локальной базе АИС «Архив» без необходимости отдельной интернет-авторизации, что обеспечивает максимальную скорость работы с оцифрованными делом.

Какие архивы объединены в системе АИС «Архив»

Через единый интерфейс АИС «Архив» осуществляется поиск по фондам следующих ключевых учреждений Тюменской области:

• Государственный архив Тюменской области (ГА ТО) — главный архив региона (проезд Геологоразведчиков, 21, Тюмень).
• Государственный архив социально-политической истории Тюменской области (ГАСПИ ТО), документы партийных, советских, комсомольских организаций.
• Государственный архив в г. Тобольске, один из старейших и наиболее значимых архивов Сибири (исторически формировался с 1839 года). В форумах генеалогов (например, ВГД) он часто упоминается в контексте «АИС Тобольск» с 2013 года.
• Другие муниципальные и ведомственные архивы, входящие в систему управления Управлением по делам архивов Тюменской области.

Основные функции и сервисы для пользователей

После входа в АИС «Архив» пользователи получают доступ к следующим возможностям:

Поисковые инструменты

• Единый поиск по описям, делам и документам всех подключенных архивов.
• Расширенный поиск по реквизитам: фонд, опись, дело, год, название, аннотация.
• Архивный путеводитель — справочник сведений по фондам (доступен как в системе, так и в открытом доступе на сайте).

Работа с документами

• Просмотр оцифрованных изображений (сканов) документов прямо в браузере (при наличии доступа).
• Заказ архивных справок, выписок и копий, связанных с социальной защитой граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации) — это ключевая государственная услуга, предоставляемая через систему.
• Генеалогические запросы — оформление официальных обращений за поиском сведений о предках.

Личный кабинет пользователя

• История поисковых запросов.
• Статус выполнения заказанных справок и копий.
• Сохраненные списки дел для дальнейшей работы.

Управление по делам архивов Тюменской области: Роль регулятора

Управление по делам архивов Тюменской области является региональным органом, проводящим политику государства в области архивного дела. Оно координирует работу всех госархивов, входящих в АИС «Архив».

Пример оперативного управления: в феврале 2022 года Управлением был издан приказ о приостановлении личного приема граждан (с 07.02 по ), что подчеркивает актуальность удаленного доступа через АИС «Архив» в форс-мажорных ситуациях (эпидемиологии, ремонт, карантин). Электронная система гарантирует непрерывность предоставления архивных услуг.

Контакты, адреса и реквизиты для связи

Для решения технических вопросов входа, консультаций по поиску или оформления официальных запросов используйте следующие контакты главного архива — оператора системы:

Технические нюансы и советы пользователю

1. Браузеры: Система на базе ЭЛАР Саперион лучше всего работает в актуальных версиях Chrome, Firefox, Edge, Яндекс.Браузер. Рекомендуется отключить блокировщики рекламы/скриптов для домена архива, если не загружается просмотрщик сканов.
2. Регистрация физлиц: При регистрации используйте действующий email — на него придет ссылка для активации учетной записи. Без активации заказ справок невозможен.
3. ЭЦП (Электронная цифровая подпись): Для юридических лиц и нотариусов при оформлении официальных запросов может потребоваться усиленная квалифицированная ЭЦП.
4. Генеалогика: Если ищете предков в Тобольске или старых уездах Тюменской губернии, обязательно выбирайте в фильтрах «Государственный архив в г. Тобольске» — его фонды оцифровываются параллельно с фондами ГА ТО;
5. Техподдержка: При ошибках входа (500, 404, не принимает пароль) пишите на tumen_arhiv@mail.ru с темой «Техподдержка АИС Архив», указывая браузер, ОС и скриншот ошибки.

АИС «Архив» Тюменской области, это зрелая, функционирующая с 2016 года система, объединяющая фонды ключевых исторических хранилищ региона (Тюмень, Тобольск) на платформе ЭЛАР Саперион. Она решает главную задачу — предоставляет бесплатный удаленный доступ к описям и оцифрованным документам для получения пенсионных справок, подтверждения стажа, генеалогических исследований и научной работы.

Для входа достаточно пройти простую регистрацию на портале Электронного архива ТО. В случае сложностей с поиском или технической частью — оперативно свяжитесь с администрацией ГА ТО по телефону 32-15-40 или email tumen_arhiv@mail.ru. Система работает стабильно и является образцом внедрения IT-технологий в архивное дело Уральского федерального округа.