АИС Омского архива (Автоматизированная информационная система архивного дела) – это комплекс программных и аппаратных решений, предназначенных для автоматизации процессов хранения, поиска и управления архивными документами в Омской области. Система объединяет функции электронного документооборота, цифровой каталогизации, контроля доступа и аналитики, что позволяет значительно повысить эффективность работы архивных учреждений.

История создания и цели проекта

Инициатива по внедрению АИС в Омском архиве была запущена в 2018 году в рамках государственной программы «Цифровая экономика России». Основные цели проекта:

1. Сократить время поиска архивных материалов.
2. Обеспечить сохранность и долговременную доступность цифровых копий документов.
3. Повысить прозрачность работы архива для граждан и исследователей.
4. Интегрировать архивную систему с другими государственными информационными ресурсами (например, Единая информационно‑аналитическая система сбора и свода отчетности Министерства финансов РФ).

Основные компоненты АИС Омского архива

• Модуль регистрации и ввода данных – позволяет быстро заносить сведения о новых поступивших документах, включая метаданные, описание, классификацию и сроки хранения.
• Электронный каталог (ЭК) – интерактивный справочник, где каждый документ имеет уникальный идентификатор и привязан к системе классификации ФИАС.
• Поисковый движок – поддерживает простую и расширенную поиск по ключевым словам, датам, типам документов, а также по полному тексту сканированных материалов.
• Контроль доступа – гибкая система ролей (администратор, архивист, исследователь, гражданин) с настройкой прав на просмотр, редактирование и скачивание.
• Аналитический модуль – генерирует статистику использования, отчёты о состоянии фонда, прогнозы потребности в хранении.
• Интеграционный шлюз – обеспечивает обмен данными с другими АИС (например, ЭПО – автоматизированной системой управления учебными заведениями) и с порталом государственных услуг РФ.

Функциональные возможности

3.1 Регистрация и классификация документов

При поступлении новых материалов архивист заполняет форму, где указываются:

• Дата и номер оригинального документа;
• Краткое содержание (аннотация);
• Код классификации (по ОКУД, ОКПД, ФИАС);
• Сроки хранения (постоянный, временный, уничтожение).

3.2 Оцифровка и привязка к метаданным

Система поддерживает загрузку сканов в форматах PDF, TIFF, JPEG. При загрузке автоматически извлекаются метаданные (разрешение, размер, дата сканирования) и привязываются к записи в каталоге.

3.3 Поиск и просмотр

Пользователь может воспользоваться:

1. Быстрым поиском – ввод ключевого слова в строку поиска.
2. Расширенным поиском – фильтры по дате, типу документа, автору, классификатору.
3. Поиском по полному тексту – система использует OCR‑технологию для распознавания текста на изображениях.

3.4 Управление доступом

Для каждой роли задаются права:

3.5 Отчётность и аналитика

Система автоматически формирует:

• Ежемесячные отчёты о количестве новых поступлений.
• Статистику использования поисковых запросов.
• Прогнозы по необходимости расширения хранилища.

Техническая архитектура

АИС Омского архива построена на современных технологиях:

• Серверная часть – Linux‑сервер (CentOS с базой данных PostgreSQL 13.
• Веб‑интерфейс – React + TypeScript, обеспечивающий адаптивный дизайн для ПК и мобильных устройств.
• Службы OCR – интеграция с Tesseract 5 для распознавания текста.
• Система резервного копирования – ежедневные инкрементные бэкапы на удалённый объектный хранилище (Amazon S3 compatible).
• Безопасность – TLS 1.3, двухфакторная аутентификация (2FA), журнал аудита всех действий пользователей.

Как начать работу в системе

5.1 Регистрация пользователя

Для доступа к АИС необходимо:

1. Перейти на страницу входа в систему.
2. Нажать кнопку «Зарегистрироваться» и заполнить форму (ФИО, электронная почта, подразделение).
3. Подтвердить регистрацию по ссылке, полученной на e‑mail.
4. При первом входе система предложит установить 2FA (смс‑код или приложение‑генератор).

5.2 Добавление нового документа

После входа в систему архивист выбирает пункт меню «Регистрация документа» и заполняет форму, как описано в разделе 3.1. После сохранения запись появляется в электронном каталоге.

5.3 Поиск материалов

Для быстрого поиска достаточно ввести запрос в строку «Поиск по архиву». Для уточнения результатов используйте кнопку «Расширенный поиск» и задайте необходимые фильтры.

Преимущества внедрения АИС в Омском архиве

• Сокращение времени поиска – от нескольких дней до нескольких секунд.
• Увеличение прозрачности – граждане и исследователи могут самостоятельно просматривать открытые документы через публичный портал.
• Снижение риска потери информации – цифровые копии хранятся в резервных хранилищах.
• Оптимизация расходов – автоматизация рутинных операций уменьшает потребность в бумажных носителях.
• Интеграция с государственными сервисами – возможность обмена данными с Порталом государственных услуг РФ и другими АИС.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функционал АИС Омского архива:

1. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотирования новых документов.
2. Подключение модулей геоинформационных систем (ГИС) для визуализации архивных материалов, связанных с территориальными данными.
3. Развитие мобильных приложений для работы с архивом в полевых условиях (например, при проведении исторических экспедиций).
4. Расширение интероперабельности с другими региональными архивами России через единый федеративный реестр.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как восстановить забытый пароль?

На странице входа нажмите ссылку «Забыли пароль?», введите зарегистрированный e‑mail, и следуйте инструкциям из полученного письма.

Можно ли загрузить документ в формате DOCX?

Система принимает только форматы PDF, TIFF, JPEG, PNG. Для DOCX рекомендуется предварительно конвертировать файл в PDF.

Кому обращаться при технических проблемах?

Техническая поддержка доступна по телефону 7 (495) -34‑02‑16 и e‑mail support@archive-omsk.ru. Рабочие часы: 09:00–18:00 (по московскому времени).

АИС Омского архива – это современный инструмент, который трансформирует традиционное архивное дело в цифровую, удобную и безопасную среду. Благодаря автоматизации процессов, расширенным возможностям поиска и интеграции с государственными сервисами, система повышает эффективность работы архивных сотрудников и открывает новые возможности для исследователей и граждан.

Если вы хотите подробнее познакомиться с функционалом АИС, посетите официальный сайт Омского архива или свяжитесь с отделом информационных технологий.