Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, являющейся держателем архивных фондов. Главным документом, фиксирующим этот факт и обеспечивающим правовую ответственность сторон, является Акт о передаче документов в архив (в быту часто называемый «справкой о передаче»). Ниже представлено подробное описание назначения, формы, порядка заполнения и хранения этого ключевого архивного документа.

Правовая база и нормативные акты

Деятельность по передаче документов в архив регулируется следующими основными нормативными правовыми актами РФ:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 16, 22), определяет обязанности держателей архивных фондов по передаче документов в государственные архивы или специализированные организации.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых правил формирования архивных фондов организаций.;.», регламентирует процесс экспертизы стоимости, отбора и передачи.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная стандартизация. Архивное дело. Акт приема-передачи документов для хранения. Общие требования», устанавливает единые требования к реквизитам и структуре Акта.
• Приказ Росархива от № 318 (в ред. от 2023 г.) — типовые сроки хранения документов (лист утверждения сроков хранения), который является основой для формирования дел к передаче.

Назначение и значение Акта

Акт о передаче документов в архив, это первичный учетный документ строгой отчетности, который:

1. Фиксирует передачу прав и ответственности за сохранность документов от организации-держателя к архивному учреждению (государственному или негосударственному).
2. Подтверждает факт приема документов архивом на хранение.
3. Является основанием для списания дел с учета в организации-передателе (ссылка в инвентарях, журналах учета).
4. Служит доказательством в судебных спорах, при проверках контролирующих органов (Росархив, прокуратура) соблюдения сроков хранения и порядка передачи.

Структура и обязательные реквизиты Акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один остается у передателя, второй — у архива-приемника). Допускается 3 экземпляра (для вышестоящей организации или аудитора).

Обязательные реквизиты:

Этапы подготовки и передачи документов (Алгоритм действий)

Процесс не ограничивается только заполнением Акта. Это завершающий этап сложной работы:

Этап 1: Научно-справочная работа и экспертиза стоимости

• Составление Номенклатуры дел (утверждается ежегодно).
• Проведение экспертизы стоимости документов по истечении сроков хранения (Комиссия по экспертизе).
• Составление Акта экспертизы стоимости (форма по Приказу Росархива № 236) с решением: «Хранить постоянно», «Продлить хранение на N лет», «Уничтожить».
• Уничтожение документов с истекшим сроком (составляется Акт уничтожения).

Этап 2: Оформление дел к передаче (Техническая подготовка)

• Проверка полноты дел (наличие всех листов, подписей, приложений).
• Сшивка дел, скрепление нитью, наклеивание этикеток на корешки (Индекс, Заголовок, Даты, Срок хранения).
• Составление Описи дел к передаче (Инвентаризационная книга или Отдельная опись к акту передачи). Описание — неотъемлемая часть Акта.

Этап 3: Взаимодействие с архивом-приемником

• Направление предварительного уведомления в архив (список фондов/делов) за 1-3 месяца (требования уточняйте в конкретном архиве).
• Согласование даты и места передачи (на складе передателя или в приемном отделе архива).

Этап 4: Подписание Акта и физическая передача

• Повторная сверка дел по Описи при приемке архивариусом.
• Подписание Акта в 2-х экземплярах.
• Передача документов (грузоперевозка, сопровождение).

Этап 5: Пост-учетные действия у передателя

• Внесение отметок в Номенклатуру дел (графа «Передан в архив», «Дата», «Номер акта»).
• Внесение отметок в Описи дел (на титульном листе или в графе «Примечание»).
• Списание дел с баланса организации (внутренний приказ/распоряжение на основании Акта).
• Хранение 2-го экземпляра Акта и Описи в организации-держателе (в архиве организации или у ответственного лица) — постоянно.

Особенности передачи в разные виды архивов

А. Передача в государственный архив (областной, краевой, муниципальный)

• Обязательна для ликвидированных/реорганизованных организаций (ст. 15 Закона № 125-ФЗ).
• Для действующих организаций — по истечении сроков хранения (обычно старше 10-50 лет в зависимости от вида дел).
• Бесплатно (за счет бюджета), но требует строгого соблюдения ГОСТов и требований конкретного архива.

Б. Передача в негосударственный (коммерческий) архив

• Допускается для действующих организаций (ст. 16 Закона № 125-ФЗ).
• Требует заключения Договора на хранение (лицензиат должен иметь лицензию Росархива на архивное дело).
• Платная услуга. Акт передачи является приложением к договору.
• Организация-держатель сохраняет права владения фондом.

В. Передача в архив вышестоящей организации / корпоративный архив

• Внутрихолдинговый документооборот.
• Оформляется Актом приема-передачи, но ответственность за соблюдение сроков и доступа остается на холдинге.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие Акта экспертизы стоимости. Передача документов без предварительной экспертизы — грубое нарушение ст. 14 Закона № 125-ФЗ. Риск: штрафы, признание передачи недействительной.
• Несоответствие заголовков дел в Акте и на корешках/в Описи. Приводит к отказу архива в приемке.
• Пропуск графы «Количество листов». Невозможно проверить полноту дела.
• Подпись не уполномоченных лиц. Без приказа о назначении ответственных/комиссии Акт может быть оспорен.
• Передача дел с истекшим сроком хранения, но без решения об уничтожении/продлении. Архив не примет такие дела.
• Утеря экземпляра Акта передателем. Потеря доказательства передачи = риск штрафов за утрату документов.

Электронный документооборот и Акт в ЭДО

С развитием ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) Акт о передаче документов в архив может оформляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• Юридическая сила эквивалентна бумажному (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Схема: Передатель формирует XML/PDF пакет (Акт + Опись) -> Подписывает УКЭП -> Отправляет Приемнику -> Приемник проверяет -> Подписывает УКЭП -> Возвращает подписанный экземпляр.
• Важно: Даже при ЭДО физические документы (бумажные дела) передаются реально. В Акте ЭДО обязательно указывается: «Физические носители переданы под роспись в сопроводительном листе / ТН №… от…».

Пример заполнения табличной части Акта (Образец)

| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Даты дела | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
|-------|-------------|-----------------------------------------------------|-------------|---------------|---------------|---------------------|
| 1 | 1-1-1 | Журналы регистрации входящей корреспонденции | 2010-2010 | 10 лет | 150 | |
| 2 | 2-4-15 | Личные дела работников (Иванов И.И., Петров П.П.) | 2005-2015 | 75 лет | 42 | До 2025 г. хран. в орг. |
| 3 | 3-12-1 | Бухгалтерские книги учета хозяйственных операций | 2015-2015 | 5 лет | 320 | Срок истек, на унит. |
|-------|-------------|-----------------------------------------------------|-------------|---------------|---------------|---------------------|
| | | ИТОГО: | | | 3 дела | 512 листов |

Хранение и учет Актов в организации-передателе

Экземпляр Акта (вместе с Описью), оставшийся у передателя, является документом постоянного хранения в архиве организации-держателя.

• Они шитуются в отдельные тома (например, «Акты передачи документов в архив 2020-2024 гг.»).
• Включаются в Номенклатуру дел организации как отдельное дело.
• Доступ к ним должен быть обеспечен для аудиторов, ревизии, Росархива.

Чек-лист перед подписанием Акта (Для архивиста/ответственного)

1. [ ] Утверждена Номенклатура дел на год передачи?
2. [ ] Проведена экспертиза стоимости, составлен Акт экспертизы?
3. [ ] Уничтожены дела с истекшим сроком (есть Акт уничтожения)?
4. [ ] Все дела прошиты, этикетки на корешках соответствуют Описи?
5. [ ] Составлена Опись передаваемых дел (в 2-х экз.)?
6. [ ] Согласована дата приемки с архивом-приемником?
7. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (в 2-х экз.)?
8. [ ] Есть Приказ/Распоряжение на уполномоченных лиц для подписания?
9. [ ] Проверена полнота реквизитов сторон (ИНН, адреса, ФИО)?
10. [ ] После подписания: отметки внесены в Номенклатуру и Описи организации?
11. [ ] Экземпляр Акта и Описи зашиты в дело организации и поставлены на хранение?

Акт о передаче документов в архив, это не просто формальность, а ключевой юридический инструмент, защищающий интересы организации. Грамотное оформление Акта по ГОСТ Р 7.0.97-2016, предварительная экспертиза стоимости и точное соответствие перечня дел физическим носителям гарантируют беспроблемную сдачу отчетности в архив, исключают штрафы от контролирующих органов и обеспечивают сохранность корпоративной памяти.

Рекомендация: Ежегодно планируйте работу по передаче в архив (график экспертиз, сроки сдачи), чтобы не допускать накопления больших массивов непереданных документов на складах организации.