Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Утрата документов — это чрезвычайная ситуация для любой организации, требующая строгого правового оформления. В российском архивном деле термин «справка об утере» в официальном документообороте чаще всего заменяется на Акт об утрате документов. Этот документ является основным юридическим основанием для списания утраченных единиц хранения с учета архива и принятия мер по восстановлению информации. В данной статье подробно разберем процедуру оформления, нормативную базу, состав комиссии и нюансы заполнения утвержденной формы.

Нормативная правовая база

Порядок оформления акта об утрате архивных документов регламентируется следующими ключевыми актами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22) — определяет обязанности по сохранности документов и ответственность за их утрату.
Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов» (далее — Правила 2015 года).
Приложение № 6 к Правилам 2015 года — утвержденная обязательная форма Акта об утрате документов (пп. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил).

Важно: Согласно п. 2.44 Правил, в случае установления факта утраты документов архивным учреждением (или структурным подразделением организации) составляется Акт об утрате документов по форме Приложения № 6.

Основания для составления Акта об утрате

Акт составляется не просто по факту отсутствия дела на полке, а только после проведения мероприятий по розыску, которые не дали положительных результатов. Основаниями могут быть:

Стихийные бедствия и ЧС: пожары, наводнения, обрушения конструкций (подтверждаются актами МЧС, протоколами осмотра места события).
Преступные действия: кража, злоумышленное уничтожение (подтверждаются решениями полиции об возбуждении/отказе в возбуждении уголовного дела, справками из УВД).
Халатность/нарушение режима хранения: потеря при переезде, передаче на хранение другому лицу, несанкционированный доступ (подтверждаются служебными записками, объяснительными записками виновных лиц, актами инвентаризации).
Естественная изношенность/биологическое повреждение: если документы уничтожены плесенью, грызунами и т.д. без возможности восстановления (оформляется Акт о неисправимом повреждении, но при полной потере содержания, и Акт об утрате).

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

Этап 1: Обнаружение отсутствия и создание комиссии

При обнаружении отсутствия документов (во время инвентаризации, выдачи на временное хранение, переезда) руководитель организации (архива) издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по розыску утраченных документов.

Состав комиссии: руководитель архива/организации (председатель), главный архивист, ответственный за хранение (архивариус), представитель службы безопасности/юридического отдела, при необходимости — представитель МВД/МЧС.
Сроки розыска: устанавливаются комиссией (обычно 10–30 календарных дней в зависимости от объема и обстоятельств).

Этап 2: Проведение мероприятий по розыску

Комиссия обязана провести комплексную проверку:

Повторная инвентаризация фонда/описной части.
Проверка журналов выдачи (формы № 301, № 302), карточек учета, журналов перемещения дел.
Опрос сотрудников, имевших доступ к документам, получение объяснительных записок.
Проверка мест временного хранения, кабинетов сотрудников, архивных помещений.
Запрос в подведомственные структуры, контрагентов (если документы передавались на использование).

Этап 3: Составление Акта об утрате (Форма Приложения № 6)

Если розыск результатов не дал, комиссия составляет Акт. Документ готовится минимум в 3 экземплярах:

В архивную службу организации (для учета и списания).
В вышестоящую архивную службу / экспертную комиссию (для согласования).
В структурное подразделение, где хранились документы (или виновному лицу).

Структура и заполнение Акта об утрате документов (Приложение № 6 к Приказу № 526)

Форма является строгой отчетной формой. Ниже приведен подробный разбор полей на основе официального образца (Источник [4]).

Шапка документа

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
 АКТ УТВЕРЖДАЮ
________ N _________ Руководитель организации
 Подпись Расшифровка
об утрате документов подписи
 Дата

Фонд N ___________________________________________________________
 (название фонда)

Номер и дата: присваивается по журналу регистрации актов об утрате/повреждении.
Утверждение: Акт утверждается руководителем организации (не архивом!). Подпись, расшифровка, дата.
Фонд: указывается индекс и название фонда (например, «Фонд № 23 «Управление по делам кадров»»).

Основная часть: обстоятельства утраты

В результате ______________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным

В пропуск указывается основание: «инвентаризации фонда №… от г.», «проверки выдачи дел по журналу учета», «рассмотрения материалов уголовного дела №…», «акта МЧС о пожаре от…».

Табличная часть: перечень утраченных единиц хранения

№ п/п	Индекс ед. хр. (Номер дела)	Крайние даты	Количество (объем, Мб)	Групповой заголовок дела / Наименование документа	Предполагаемые причины утраты
1	23-1-45	2010–2012	150 л. / 45 Мб	Личные дела сотрудников отдела продаж (А–К)	Пожар в архивном помещении (Акт МЧС № 123)
2	23-1-89	2015	25 л.	Приказы по основной деятельности за 2015 г.	Утрата при переезде архива (объяснительная записка архивариуса Ивановой И.И.)

Возможность восстановления (Восполнение)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: ______________________________________________
 (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Здесь указываются:

Дубликаты, хранящиеся у контрагентов (договоры, акты, счета).
Копии в информационных системах (СЭД, 1С, почта).
Дубликаты в вышестоящих организациях (налоговая, ПФР/СФР, архивы вышестоящих ведомств).
Микрокопии/сканы, сделанные ранее в целях обеспечения сохранности.

Пример заполнения: «Дубликаты договоров № 12, 15, 22 (ед. хр. 23-1-105, 23-1-106), хранящиеся у контрагентов; скан-копии приказов за 2015 г. в СЭД «Документ» (база данных «Приказы»).»

Подписи и согласование

Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N ____________ от ___________ N ___________

ЭПК (Экспертная комиссия архивного учреждения) — согласовывает, если утрачены документы временного хранения.
ЦЭК (Центральная экспертная комиссия) / ЭК организации — обязательное согласование, если в списке есть дела постоянного хранения (п. 2.44 Правил, примечание к форме).
В графе «Наименование должности работника архива» подписывает лицо, непосредственно составившее акт (архивариус/секретарь комиссии).

Согласование и утверждение: ключевые нюансы

Документы временного хранения: достаточно согласования Протоколом ЭПК архивного учреждения (внутренней комиссии). Утверждает руководитель организации.
Документы постоянного хранения (Архивный фонд РФ): требуется обязательное согласование Протоколом ЦЭК (ЭК) организации. Без этого списание с учета недопустимо.
Сроки: Акт составляется в течение 3 рабочих дней после окончания розыска.

Последствия оформления Акта: меры по восстановлению и ответственность

Составление Акта, не конец процедуры, а начало работ по минимизации ущерба.

Меры по восстановлению документального обеспечения

Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и судебной практике (Источник [2]), организация обязана предпринять все возможные меры:

Запрос копий у контрагентов (договоры, акты приемки, счета-фактуры, УПД).
Использование данных электронных информационных систем (СЭД, ЭДО, 1С, CRM).
Обращение в государственные архивы/ведомства (ФНС, СФР, Росреестр) за выписками/дубликатами.
Восстановление судебным порядком (для правоустанавливающих документов).

Риск: Если меры не приняты, налоговая инспекция при проверке может признать расходы недокументально подтвержденными и начислить дополнительные налоги/штрафы (Источник [2]).

Возмещение ущерба и дисциплинарная ответственность

Материальная ответственность: взыскание с виновных лиц (договор о полной индивидуальной материальной ответственности) в порядке ТК РФ (ст. 238, 243).
Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).
Уголовная: ст. 226 УК РФ (Утрата документов, повлекшая тяжкие последствия), ст. 167 УК РФ (Умышленное уничтожение или повреждение имущества).

Особенности для физических лиц (пасправление

Если речь идет не об организационном архиве, а об утрате личных документов гражданином (паспорт, свидетельство о рождении, трудовая книжка/СТР, права на недвижимость), процедура иная:

Заявление в полицию (МВД) о краже/утере — получение уведомления-куска (КУСП) или справки о принятии заявления. Это основной документ для восстановления.
Обращение в ЗАГС (МФЦ/Госуслуги) — за дубликатом свидетельства о рождении/браке/смерти (ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ).
Обращение в МВД (МФЦ/Госуслуги), за заменой паспорта РФ.
Обращение в СФР/работодателя — за дубликатом СТР/трудовой книжки (если работодатель ликвидирован, в архивную службу субъекта РФ).
Обращение в Росреестр/МФЦ — за выпиской из ЕГРН (подтверждает право, сам документ на руках не обязателен).

В этих случаях «Справка в архив» не составляется, действует административный регламент предоставления госуслуг.

Типичные ошибки при оформлении

Отсутствие мероприятий по розыску: Акт составлен «на следующий день» после обнаружения потери без приказа о комиссии и протоколов осмотра. Такие акты признаются судами недопустимым доказательством.
Неполный перечень в таблице: не указаны крайние даты, объем (листы/Мб), групповые заголовки — невозможно определить срок хранение и ценность.
Игнорирование согласования ЦЭК: списание дел постоянного хранения без протокола ЦЭК — грубое нарушение Правил № 526.
Отсутствие графы «Восполнение»: не указаны источники восстановления, что свидетельствует о бездействии архива.
Составление «Справки» вместо «Акта»: свободная форма «Справки» не имеет юридической силы для списания с учета Архивного фонда РФ.

Оформление Акта об утрате документов по форме Приложения № 6 к Приказу Минкультуры РФ № 526, это обязательная юридическая процедура, позволяющая законно списать документы с учета архива, зафиксировать ущерб и инициировать процесс восстановления информации. Ключевыми условиями законности акта являются: проведение реальных мероприятий по розыску (с фиксацией в протоколах/объяснительных), соблюдение процедуры согласования (ЭПК/ЦЭК) и фиксация путей восполнения утраченной информации. Халатное отношение к этой процедуре несет риски налоговых начислений, дисциплинарных взысканий и даже уголовной ответственности для виновных лиц.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Минкультуры № 526, судебной практики). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется консультироваться с архивистом организации или юристом.