Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема дел в архив – это официальный документ, фиксирующий передачу документальных материалов от подразделения (отдела, подразделения, сотрудника) в архивное хранилище организации․ Он служит подтверждением факта передачи, определяет объём и состав принятых дел, а также фиксирует ответственность сторон за сохранность и дальнейшее использование документов․

Нормативная база

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регулирует порядок формирования, хранения и использования архивных документов․
Приказ Минкультуры России № 558 от «Об утверждении Положения о ведении архива организаций» – содержит требования к оформлению актов приема‑передачи дел․
Внутренние нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству, регламент работы с архивом)․

Цели и задачи акта

Подтверждение факта передачи документов в архив․
Фиксация состава, количества и состояния принятых дел (например, наличие повреждений, отсутствие листов)․
Определение сроков хранения и условий доступа к документам․
Разграничение ответственности: передающая сторона отвечает за completeness и корректность оформления дел до момента передачи; принимающая сторона – за их сохранность после приема․
Создание основания для последующего внесения записей в опись архивного фонда и для формирования дела в системе электронного документооборота (если используется)․

Структура акта приема дел в архив

Типовой акт состоит из следующих разделов:

Шапка документа – наименование организации, реквизиты (ИНН, КПП, юридический адрес), название документа «Акт приема дел в архив», номер и дата составления․
Преамбула – указание оснований для составления акта (приказ руководителя, положение об архиве, внутренний регламент)․
Сведения о сторонах:
- Передающая сторона – подразделение, ФИО ответственного лица, должность, подпись․
- Принимающая сторона – архив (или отдел архива), ФИО архивариуса, должность, подпись․
Перечень передаваемых дел – таблица, содержащая:
- Номер дела (по внутренней нумерации или по описи)․
- Наименование дела (краткое содержание)․
- Период охватываемых документов (с … по …)․
- Количество листов/томов․
- Состояние (хорошее, удовлетворительное, требует реставрации)․
- Примечания (например, отсутствие отдельных листов, наличие пометок)․
Заключительная часть:
- Подтверждение того, что все переданные документы приняты без претензий (или с указанием замечаний)․
- Указание на дальнейшее хранение (номер архивного фонда, место расположения, условия хранения)․
- Подписи сторон с расшифровкой и датой․
- При необходимости – печать организации․

Пошаговая инструкция по оформлению акта

Подготовка документов к передаче:
- Убедиться, что дела оформлены согласно внутренним правилам (прошиты, пронумерованы, имеются описи)․
- Проверить наличие всех необходимых листов и приложений․
- При выявлении недостатков оформить акт о недостачах или повреждениях․
Согласование передачи:
- Получить разрешение руководителя подразделения на передачу дел в архив (обычно в виде служебной записки или приказа)․
- Согласовать сроки и условия передачи с архивом․
Формирование перечня дел:
- Составить таблицу с перечнем передаваемых дел (можно использовать Excel или специализированную систему управления документами)․
- Внести в таблицу все обязательные реквизиты (номер, наименование, период, количество листов, состояние)․
Заполнение акта:
- В шапке указать реквизиты организации и реквизиты акта․
- В преамбуле сослаться на основание (приказ, положение)․
- Внести сведения о сторонах (ФИО, должности)․
- Перенести таблицу с перечнем дел в тело акта․
- Проверить корректность нумерации и отсутствие опечаток․
Подписание акта:
- Передающая сторона ставит подпись, подтверждая completeness и корректность оформления дел․
- Принимающая сторона ставит подпись, подтверждая факт приема и отсутствие претензий (или фиксирует замечания)․
- При наличии печати организации – поставить её․
Регистрация акта:
- Внести акт в журнал регистрации актов приема‑передачи дел (или в электронную систему документооборота)․
- Оформить копию акта для передающей стороны и архива․

<h2>АКТ ПРИЕМА ДЕЛ В АРХИВ</h2>
<p><strong>Организация:</strong> ООО «Пример»<br>
<strong>ИНН/КПП:</strong> 7701234567 / 770101001<br>
<strong>Юридический адрес:</strong> г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10<br>
<strong>Номер акта:</strong> 2026/09/07-01<br>
<strong>Дата составления:</strong> </p>

<p><strong>Основание:</strong> Приказ генерального директора № 45 от «О передаче дел в архив»</p>

<h3>Стороны</h3>
<ul>
 <li>Передающая сторона: отдел бухгалтерии, ответственный – Иванова Анна Сергеевна, главный бухгалтер</li>
 <li>Принимающая сторона: архив ООО «Пример», ответственный – Петров Дмитрий Иванович, архивариус</li>
</ul>

<h3>Перечень передаваемых дел</h3>
<table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <thead>
 <tr>
 <th>№ дела</th>
 <th>Наименование дела</th>
 <th>Период</th>
 <th>Кол‑во листов</th>
 <th>Состояние</th>
 <th>Примечания</th>
 <tr>
 </thead>
 <tbody>
 <tr>
 <td>БУХ‑2023/001</td>
 <td>Журнал операций по расчетам с поставщиками</td>
 <td> – </td>
 <td>250</td>
 <td>Хорошее</td>
 <td>–</td>
 <tr>
 <tr>
 <td>БУХ‑2023/002</td>
 <td>Книга учета основных средств</td>
 <td> – </td>
 <td>180</td>
 <td>Удовлетворительное (требуется прошивка)</td>
 <td>Отсутствуют листы 45‑48</td>
 <tr>
 </tbody>
</table>

<p><strong>Подписи:</strong></p>
<table>
 <tr>
 <td>Передающая сторона ___________________ / Иванова А․С․ / «___» __________ 2026 г․</td>
 <td>Принимающая сторона ___________________ / Петров Д․И․ / «___» __________ 2026 г․</td>
 <tr>
</table>

Частые ошибки при оформлении акта

Неполный перечень дел – пропуск некоторых номеров или наименований приводит к спорам о недостаче документов․
Отсутствие указания состояния дел – без оценки состояния сложно определить необходимость реставрации или специальных условий хранения․
Несоблюдение формы подписи – подпись без расшифровки ФИО и должности не считается действительной в соответствии с внутренними регламентами;
Отсутствие ссылки на нормативный акт – акт может быть признан незаконным, если не указано основание для его составления․
Неправильная нумерация страниц – в акте и приложениях должна быть сквозная нумерация, иначе сложно установить полноту документа․