Акт приема документа в архив — это основной учетный документ, подтверждающий факт передачи документов от структурного подразделения организации (или от лица, формирующего дела) в архив организации (архивное учреждение) для постоянного или временного хранения․ Данный документ является обязательным элементом архивного дела и гарантирует сохранность, учет и возможность оперативного поиска документов в будущем․

Правовые основания и нормативная база

Оформление акта приема документов в архив регулируется комплексом нормативных правовых актов Российской Федерации․ Незнание этих требований ведет к нарушению законодательства об архивном деле и может повлечь административную ответственность (ст․ 13;20 КоАП РФ)․

Ключевые документы:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 16, 17, 22) — определяет обязанности организаций по передаче документов в архивы, сроки хранения и порядок формирования фондов․
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах» (п․ 88–95) — регламентирует процедуру приема документов, состав комиссии и оформление акта․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Документы архивные․ Требования к составу и параметрам описания» — устанавливает правила описания дел и формирования описей, которые являются приложением к акту․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Акты приема-передачи документов на хранение․ Общие требования к составу и оформлению» — основной стандарт, регламентирующий сам бланк акта, его реквизиты и правила заполнения․
• Типовые перечни документов, подлежащих зачислению в архивы (утв․ Росархивом для отраслей) — определяют сроки хранения конкретных видов документов․

Цели и функции акта приема в архив

Документ выполняет несколько критически важных функций:

1. Правовая фиксация: Передает ответственность за сохранность документов от отдела-образователя (секретаря, кадровика, бухгалтера) к архивариусу/хранительству․
2. Учетный контроль: Является основанием для внесения записей в учетные журналы архива (Журнал регистрации поступивших в архив дел, Журнал учета выданных из архива дел)․
3. Информационно-поисковая: Приложение к акту, Опись дел, служит основным поисковым прибором для нахождения документа в архивном фонде․
4. Исполнительская дисциплина: Подтверждает факт выполнения работ по подготовке дел (сборка, прошивка, нумерация, описание) в установленные сроки․

Процедура подготовки документов к сдаче в архив (Предварительный этап)

Важно: Архив имеет право отказать в приеме дел, не подготовленных в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7․0․97-2016 и внутренними инструкциями организации․ Основные этапы подготовки:

Формирование дел

• Сбор документов в дела по номенклатуре делаов организации․
• Установление сроков хранения по типовым перечням․
• Сборка дел (хронологический, систематический или алфавитный порядок)․
• Прошивка дел (нитью, завязка, склеенка) и скрепление печатью/подписью ответственного лица․
• Нумерация листов в деле (сквозная по делу)․
• Заполнение обложки дела (ф․ 1-Арх или по утвержденному образцу)․

Составление описи дел

Опись, обязательное приложение к акту․ Заполняется в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016․ Колонки описи включают: № дела по порядку, шифр дела (индекс фонда, описи, дела), заглавие дела, даты начала и окончания, количество листов, срок хранения, примечания․

Создание приемной комиссии

Прием документов в архив осуществляется комиссией, создаваемой приказом руководителя организации․ Состав комиссии:

• Председатель (обычно зам․ руководителя или главный архивариус)․
• Члены: архивариус(ы), представители передающих подразделений (секретарь, кадровик, бухгалтер и т․д․)․
• Секретарь комиссии (обычно архивариус)․

Структура и реквизиты Акта приема документов в архив (по ГОСТ Р 7․0․100-2018)

Акт оформляется на бланке организации или по форме, утвержденной приказом руководителя․ Обязательные реквизиты:

Пошаговый алгоритм оформления акта

1. Подготовка пакета: Ответственное лицо подразделения готовит дела и опись в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в подразделение)․
2. Вызов комиссии: Архивариус согласовывает дату приема с председателем комиссии․
3. Проверка на месте: Комиссия выборочно или полностью проверяет:
   • Соответствие заглавий дел номенклатуре․
   • Правильность установления сроков хранения․
   • Качество прошивки, нумерации листов, заполнения обложек․
   • Соответствие описи фактическому составу дел․
4. Заполнение акта: Секретарь комиссии заполняет бланк акта (ручкой синего цвета или печатным способом)․
5. Подписание: Все члены комиссии подписывают акт и оба экземпляра описи․
6. Физическая передача: Дела передаются на стеллажи архива․ Архивариус ставит отметку во 2-м экземпляре описи: «Принято в архив», дату, свою подпись и печать архива (если есть)․
7. Учет в архиве: Архивариус регистрирует поступление дел в Журнале регистрации поступивших в архив дел (ф․ 0315006 или по утвержденной форме)․

Особенности приема электронных документов в электронный архив

С развитием ЭДО (электронного документооборота) и перехода на бескागовый режим, акту приема в архив посвящен отдельный стандарт — ГОСТ Р 7․0․103-2019 и требования ФЗ-125 (ст․ 16․1)․

Ключевые отличия:

• Форма акта: Электронный документ, подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) членов комиссии․
• Объект передачи: Не бумажные дела, а электронные дела (пакеты электронных документов) или архивные копии на носителях/в системе хранения․
• Проверка целостности: Комиссия проверяет хэш-суммы файлов, валидность ЭП документов, соответствие форматов (PDF/A, XML и др․), наличие метаданных (атрибутов) для поиска․
• Акт фиксирует: Успешную миграцию/передачу в систему электронного архива (СЭА), назначение статуса «Архивный», установление срока хранения в СЭА․
• Журналирование: Учет ведется автоматически системой (аудит-лог), бумажный журнал может не заводиться․

Типичные ошибки и риски

Хранение и учет самих актов приема

Акты приема-передачи документов в архив — это тоже документы, подлежащие архивированию!

• Срок хранения: Постоянно (для актов приема фондов в государственные архивы) или 75 лет / до прекращения деятельности организации (для внутренних актов организаций, в зависимости от номенклатуры)․
• Где хранятся: В архиве организации (в фонде административно-хозяйственной документации или в отдельном деле «Акты приема-передачи дел в архив»)․
• Учет: Вносятся в опись дел архива организации как отдельные единицы хранения․

Примерный текст акта (Шаблон для адаптации)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
г․ _______________ «___» _____________ 202_ г․
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: _____________________ /____________/ _________________ (должность, подпись, ФИО)
Члены комиссии:
_____________________ /____________/ _________________
_____________________ /____________/ _________________
Секретарь комиссии: _____________________ /____________/ _________________

созданные приказом № _____ от «___» ________ 202_ г․ руководителя _________________________________ (название организации),
проверили подготовку к сдаче в архив документов структурного подразделения _________________________ (название отдела)
за ________ год․

Установлено:
Документы собраны в дела в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел (сроки хранения, индексы)․
Дела прошиты, занумерованы, обложки заполнены по форме 1-Арх / утвержденной форме․
Опись дел составлена в 2-х экземплярах, заглавия дел в описи соответствуют обложкам․
Общее количество сдаваемых дел: ____ шт․, всего листов: ____ шт․
Дела пригодны к сдаче в архив на хранение․

ДЕЛА ПРИНЯТЫ В АРХИВ:
Архивариус _____________________ /____________/ _________________
«___» _____________ 202_ г․

Приложение: Опись дел на ____ л․ в 2-х экз․

Подписи членов комиссии:
Председатель: _________________ /____________/
Члены: _________________ /____________/ ; _________________ /____________/
Секретарь: _________________ /____________/

Акт приема документа в архив — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой юридический инструмент, обеспечивающий непрерывность документооборота, сохранность корпоративной памяти и защиту прав организации и граждан․ Грамотное оформление акта в строгом соответствии с ГОСТ Р 7․0․100-2018, требованиями ФЗ-125 и приказами Росархива снимает риски потери документов, споров о сроках хранения и претензий контролирующих органов․

Рекомендуется ежегодно проводить внутренний аудит процедуры сдачи дел в архив до начала кампании (обычно 1 квартал года, следующего за отчетным), обучать секретарей и архивариусов актуальным изменениям в стандартах и использовать единые шаблоны, утвержденные приказом руководителя организации․

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ в области архивного дела․ Перед применением рекомендуется сверить ссылки на нормативные акты с актуальными редакциями в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации)․