Акт приема документов на хранение в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи документальных материалов от подразделения‑источника в архивную службу организации. Он служит основанием для начала учета, хранения и последующего использования документов, а также подтверждает соблюдение требований законодательства и внутренних нормативных актов.
Правовое регулирование
Оформление акта регламентируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении Положения о ведении архивного фонда организаций»;
- Внутренние положения организации о документообороте и архивном хранении (как правило, утвержденные приказом руководителя).
Когда составляется акт
Акт составляется в следующих случаях:
- По окончании срока текущего хранения документов в подразделении и их передаче на долгосрочное архивное хранение;
- При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, когда документы передаются в центральный архив;
- При переходе документов из электронной формы в бумажную (или наоборот) для долгосрочного сохранения;
- При приеме документов от внешних организаций (например, от подрядчиков, партнеров) для включения в корпоративный архив.
Структура акта
Типовой акт приема документов на хранение в архив включает следующие разделы:
- Шапка документа – наименование организации, её реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН), название документа («Акт приема документов на хранение в архив»), номер и дата составления.
- Преамбула – указание основания для составления акта (приказ, распоряжение, внутреннее положение).
- Сведения о сторонах:
- Подразделение‑источник (название, код, ФИО ответственного лица);
- Архивная служба (название подразделения, ФИО ответственного архивариуса).
- Перечень передаваемых документов – таблица с колонками:
- № п/п;
- Наименование документа (или дела);
- Индекс/номер дела;
- Количество листов;
- Период охватываемых событий (с … по …);
- Форма хранения (бумажная, электронная, микрофильм и т.д.);
- Примечания (особенности состояния, необходимость реставрации и т.п.).
- Состояние документов при приеме – краткая оценка (соответствует ли комплектность, отсутствие повреждений, наличие пометок и т.д.).
- Подписи сторон – ФИО, должность, подпись и расшифровка представителя подразделения‑источника и архивариуса, а также дата подписания.
- Приложения – копии приказов о передаче, описи дел, акты проверки состояния документов (при необходимости).
Пошаговая процедура составления акта
- Подготовка описи – ответственное лицо подразделения формирует опись передаваемых документов согласно утвержденной номенклатуре дел.
- Проверка комплектности и состояния – архивариус совместно с представителем подразделения осматривает документы, фиксирует выявленные недостатки.
- Заполнение шапки и преамбулы – вносятся реквизиты организации, номер и дата акта, ссылка на основание (приказ № … от …).
- Внесение сведений о сторонах – указываются подразделение‑источник и архивная служба.
- Заполнение таблицы перечня документов – переносятся данные из описи, дополняются колонками о количестве листов, периоде и форме хранения.
- Оценка состояния – в соответствующем поле фиксируется замечание о состоянии (например, «документы в хорошем состоянии, повреждений не выявлено»).
- Подписание – обе стороны ставят свои подписи, расшифровку и дату.
- Регистрация акта – акт получает регистрационный номер в журнале учета приема‑передачи документов архива.
- Хранение акта – оригинал акта помещается в дело «Акты приема‑передачи документов» архива, копия остается в подразделении‑источнике.
Требования к оформлению
При составлении акта необходимо соблюдать следующие требования:
- Использовать только официальные бланки организации (при наличии);
- Все реквизиты должны быть заполненны полностью и без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, г., ул.);
- Подписи должны быть собственноручными; при электронном документообороте допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- Дата указывается в формате «ДД.MM.ГГГГ»;
- Нумерация страниц акта (если документ многостраничный) выполняется в нижнем колоне;
- В случае обнаружения ошибки после подписания акт оформляется дополнительным листом – «Исправление к акту № …» с указанием исправленных данных и подписями сторон.
Пример заполнения акта (фрагмент)
АКТ № 2026/087
г. Москва, 07 октября 2026 г.
На основании: Приказа Генерального директора № 145 от г. «О передаче документов на хранение в архив».
Подразделение‑источник: Отдел кадров, код 01, ответственный – Иванова Е.С., ведущий специалист.
Архивная служба: Архив организации, ответственный – Петров А.В., ведущий архивариус.
Перечень передаваемых документов:
| № п/п | Наименование документа | Индекс дела | Кол‑во листов | Период | Форма хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Личные карточки сотрудников (уволенные 2020‑2022 гг.) | К‑01‑2020/2022 | 340 | ‑ | Бумажная | Состояние хорошее |
| 2 | Приказы о приеме на работу (2021 г.) | П‑02‑2021 | 112 | ‑ | Электронная (PDF/A) | Файлы проверены на целостность |
Состояние документов при приеме: Документы комплектны, повреждений не выявлено, соответствуют описи.
Подписи:
Подразделение‑источник: ___________________ / Иванова Е.С. /
Архивная служба: ___________________ / Петров А.В. /
Хранение и использование акта
Оригинал акта хранится в деле «Акты приема‑передачи документов» архива на протяжении всего срока хранения соответствующих документов (как правило, не менее 75 лет для кадровых и бухгалтерских документов, либо согласно номенклатуре дел). Копия акта остается в подразделении‑источнике для внутреннего контроля и может быть использована при:
- Восстановлении утерянных документов;
- Проведении внутренних и внешних аудитов;
- Подготовке запросов из государственных архивов или судебных органов;
- Подтверждении факта передачи при реорганизации или ликвидации организации.
Особенности электронного документооборота
При переходе на электронный архив акт может оформляться в виде электронного документа с обязательными реквизитами и квалифицированной электронной подписью обеих сторон. В этом случае:
- Электронный акт сохраняется в информационной системе архива в формате PDF/A‑3 с встроенной подписью;
- Журнал регистрации актов ведется автоматически;
- Проверка целостности электронного акта осуществляется посредством проверки подписи и хэш‑суммы документа.
Акт приема документов на хранение в архив является ключевым элементом системы документального обеспечения организации. Его правильное составление гарантирует законность передачи материалов, сохранность архивного фонда и возможность оперативного доступа к информации в будущем. Соблюдение установленной формы, наличие всех обязательных реквизитов и своевременная регистрация акта обеспечивают прозрачность документооборота и минимизируют риски потери важных данных.