Акт приёма‑передачи архива суда – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного органа (или подразделения) суда другому, а также подтверждающий их состояние, комплектность и соответствие требованиям законодательства о хранении архивов. Данный акт является важным элементом обеспечения законности, прозрачности и сохранности судебных документов.

Правовая основа

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
• Приказ Минкультуры России от № 419 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта, хранения и использования архивных документов»;
• Приказ Верховного Суда РФ от № 13 «Об организации и ведении судебных архивов»;
• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 185‑186) – порядок обращения с материалами дел.

Цель и задачи акта

Основные цели создания акта:

1. Фиксация факта передачи архивных материалов от одной стороны к другой;
2. Подтверждение их целостности, комплектности и соответствия требованиям к хранению;
3. Определение ответственности за сохранность архива после передачи;
4. Создание доказательной базы в случае возникновения споров.

Участники процесса

В акте указываются следующие стороны:

• Передающая сторона – обычно это суд, отдел архивного дела, или уполномоченный сотрудник;
• Принимающая сторона – может быть другой суд, архивный центр, государственный архив, либо уполномоченный специалист;
• Свидетели (при необходимости) – представители обеих сторон, представители комиссии по архивному контролю;
• Ответственное лицо за хранение – назначается в рамках акта.

Содержание акта

Акт приёма‑передачи архива суда должен включать следующие реквизиты (по образцу, приведённому в официальных шаблонах):

№ п/п	Наименование реквизита	Содержание
1	Шапка документа	«Акт приёма‑передачи архива суда»; номер акта; дата составления.
2	Сведения о передающей стороне	Полное наименование суда, адрес, ИНН, ФИО уполномоченного лица, должность, подпись.
3	Сведения о принимающей стороне	Полное наименование организации (архив, суд), адрес, ИНН, ФИО уполномоченного лица, должность, подпись.
4	Перечень передаваемых архивных материалов	Номер и наименование дела, количество дел, сроки (год‑год), тип документов (постановления, протоколы, материалы), наличие электронных копий.
5	Состояние архивных материалов	Описание физического состояния (целостность, отсутствие повреждений), наличие дефектов, наличие маркировки.
6	Условия хранения и транспортировки	Температурный режим, влажность, способ упаковки, транспортное средство.
7	Ответственность сторон	Указание, кто несёт ответственность за сохранность архива с момента передачи.
8	Подписи и печати	Подписи уполномоченных лиц обеих сторон, печати (если предусмотрено), дата подписания.
9	Приложения	Список документов, копии актов, фотографии состояния материалов.

Оформление документа

Для корректного оформления рекомендуется использовать готовый шаблон в формате DOC или PDF. Ниже представлена упрощённая структура шаблона, которую можно адаптировать под конкретный случай;

Акт приёма‑передачи архива суда № ___
Передающая сторона:
 Суд: __________________________
 Адрес: ________________________
 ИНН: __________________________
 Уполномоченное лицо: __________ (ФИО, должность) ______________________
 Подпись: ______________________ Печать: __________

Принимающая сторона:
 Организация: __________________
 Адрес: ________________________
 ИНН: __________________________
 Уполномоченное лицо: __________ (ФИО, должность) ______________________
 Подпись: ______________________ Печать: __________

Перечень передаваемых архивных материалов:
 № | Номер дела | Наименование | Период | Кол-во дел | Примечание
 -----------------------------------------------------------------
 1 | 2023‑001 | Дело о ... | 2023‑2024 | 12 | без дефектов
 ...

Состояние материалов:
 ― Физическое состояние: без повреждений, маркировано.
 ⏤ Электронные копии: присутствуют/отсутствуют.

Условия транспортировки:
 ― Транспорт: автомобиль № ___, фирма‑перевозчик __________.
 ― Температурный режим: 18‑22 °C, влажность 45‑55 %.

Ответственность:
 С момента подписания акта ответственность за сохранность материалов переходит к принимающей стороне.

Приложения:
 ⏤ Список дел (приложение 1)
 ⏤ Фотографии (приложение 2)

Подписи сторон:
_____________________/_____________________(Передающая сторона) (Принимающая сторона)

М.П.

Порядок подписания и хранения акта

• Акт подписывается обеими сторонами в присутствии свидетелей (если они указаны).
• После подписания оригинал акта передаётся в архивный отдел принимающей стороны.
• Копии акта хранятся у передающей стороны и в центральном реестре судебных актов (СудАкт).
• Срок хранения оригинала – не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными актами.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие полного перечня дел. Необходимо указать каждый номер дела, его период и тип документов.
2. Неуказание состояния материалов. Описание должно быть детальным, иначе может возникнуть спор о повреждениях.
3. Отсутствие подписи ответственного лица. Без подписи акт считается недействительным.
4. Неправильный формат даты. По ГОСТ 7.12‑93 дата указывается ««__» __________ 2026 г.».
5. Отсутствие печати. Если в организации предусмотрена печать, её отсутствие может стать основанием к отклонению акта.

Пример готового акта (скачать)

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF по ссылкам ниже (примерные ссылки, в реальном проекте замените на свои ресурсы):

• Шаблон ACT_Archive_Suda.docx (DOCX, 45 KB)
• Шаблон ACT_Archive_Suda.pdf (PDF, 120 KB)

Акт приёма‑передачи архива суда – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность процесса передачи судебных материалов. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и внимательное документирование всех деталей позволяют избежать споров, сохранить историческую ценность архивов и обеспечить их надёжную эксплуатацию в дальнейшем.

Помните: без подписи обеих сторон, печати и полного перечня передаваемых материалов акт считается недействительным и может стать причиной юридических последствий.

---