Акт приема‑передачи – документ, фиксирующий факт передачи архивных дел (бумажных или электронных) от организации в архив (государственный, муниципальный или собственный). Он служит юридическим доказательством того, что документы переданы, приняты, проверены и находятся под охраной архива.
Правовая основа
Оформление акта регулируеться следующими нормативными актами:
- Основные правила работы архивов организаций (Приложение 35 к этим правилам, одобренное решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
- Инструкция по оформлению актов приема‑передачи (Приложение N 31, п. 101)
- Федеральный закон «Об архивном деле» и локальные нормативные акты организации.
Когда требуется акт?
Акт необходим в следующих случаях:
- Передача дел в государственный или муниципальный архив (обязательный бланк).
- Сдача документов в собственный архив организации (можно использовать форму акта, но часто достаточно сдаточной описи).
- Передача дел в внешнюю специализированную организацию (по договору хранения) – также оформляется акт.
- Случаи ликвидации, реорганизации, истечения срока хранения документов.
Ключевые реквизиты акта
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| Номер акта | Уникальный номер, присваиваемый в порядке ведения архива. |
| Дата и место составления | Указывается в шапке (например, «Москва, »). |
| Наименование организации‑передатчика | Полное официальное название, ИНН, ОГРН. |
| Наименование архива‑приёмщика | Государственный (муниципальный) архив, его реквизиты. |
| Причина передачи | Истечение срока хранения, ликвидация, реорганизация и т.п. |
| Название и номер передаваемого фонда (описи) | Указывается в соответствии с описью. |
| Количество дел (цифрами и прописью) | Общее количество принятых дел. |
| Перечень отсутствующих дел | Номера и причины отсутствия (если есть). |
| Подписи ответственных лиц | Подпись и расшифровка подписи лица, передающего документы, и лица, принимающего их от архива. |
| Утверждение руководителями | Подписи руководителя организации и руководителя архива. |
| Печати и гербовая печать | При необходимости ставятся официальные печати. |
Алгоритм подготовки и оформления акта
Шаг 1. Подготовка дел к передаче
- Проверка комплектности дел (наличие всех входящих, исходящих, служебных бумаг).
- Оценка состояния документов (целостность, отсутствие повреждений).
- Составление сдаточной описи – перечня дел с указанием их номеров, количества экземпляров, сроков хранения.
Шаг 2. Согласование формы акта
Для государственных архивов используется специальный бланк (Приложение 35). Для собственного архива допускается форма акта в Word/Excel, согласованная с архивным отделом.
Шаг 3. Заполнение акта
- Внести реквизиты (пункт 3 таблицы выше).
- Приложить к акту копию сдаточной описи.
- Указать количество принятых дел цифрами и прописью.
- Отметить отсутствующие дела (если такие есть) и причины их отсутствия.
Шаг 4. Подписание и утверждение
- Подписывают работники организации, осуществляющие передачу (например, руководитель отдела документационного обеспечения).
- Подписывают работники архива, принимающие документы (главный архивариус, специалист по приёму).
- Утверждают руководитель организации и руководитель архива (подписи и печати).
Шаг 5. Хранение экземпляров акта
Акт составляется в двух экземплярах:
- Один – остаётся в передающей организации (для её архивного учета).
- Второй – передаётся в архив (входит в архивный фонд).
Как заполнить сдаточную опись (пример)
Сдаточная опись часто выступает в роли акта для собственного архива. Ниже – типовая таблица.
| № п/п | Наименование дел | Номер описи | Кол‑во экземпляров | Дата создания |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Личные дела сотрудников | ОП‑001 | 150 | ‑ |
| 2 | Договоры с контрагентами | ОП‑002 | 85 | ‑ |
| 3 | Отчётность по налогам | ОП‑003 | 40 | ‑ |
В конце описи указываеться:
- Общее количество дел: 275 (двести семьдесят пять) штук.
- Отсутствующие дела: нет (или перечисление, если есть).
- Подписи ответственных лиц и дата.
Часто задаваемые вопросы
6.1 Нужно ли оформлять акт при передаче дел внутри одной организации?
Нет. При передаче дел из одного структурного подразделения в архив организации акт не требуется – достаточно оформить сдаточную опись.
6.2 Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного акта?
Да, если архив имеет техническую возможность принимать электронные документы и если это предусмотрено локальными нормативными актами. Электронный акт подписывается электронной подписью и хранится в системе электронного документооборота.
6.3 Что делать, если в процессе передачи обнаружены недостающие документы?
В акте указываются номера недостающих дел и причины их отсутствия (утрата, уничтожение, передача в другой архив). При необходимости оформляется акт о недостаче.
6.4 Как оформить передачу в стороннюю специализированную организацию?
Оформляется договор хранения, в котором прописывается порядок передачи, перечень передаваемых дел и форма акта (может быть аналогична государственной форме, но с указанием сторон договора).
Пример готового акта (Word/Excel)
Скачать готовый шаблон можно по ссылке (пример): act_template.docx. В шаблоне уже предусмотрены все обязательные реквизиты, их достаточно заполнить своими данными.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи руководителя архива. Без этой подписи акт считается недействительным.
- Неуказание количества дел прописью. Требование закона – цифры и пропись.
- Неполные сведения о недостающих делах. Нужно указать каждый недостающий номер и причину.
- Использование неверного бланка. Для государственных архивов обязателен бланк из Приложения 35.
- Отсутствие печати. При наличии печати организации и архива её следует поставить.
Акт приема‑передачи дел – важный юридический документ, который обеспечивает законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Правильное оформление акта, соблюдение установленного алгоритма и использование официальных форм позволяют избежать спорных ситуаций, ускорить процесс передачи и гарантировать надёжное хранение документов в архиве.
Дата составления статьи: г.