Передача документов в архив на хранение — это обязательная процедура для любой организации, которая завершила срок текущего хранения дел и должна обеспечить их сохранность на длительный или постоянный срок. Ключевым юридическим документом, фиксирующим этот процесс, является Акт приема-передачи архивных документов на хранение. Ниже представлена подробная статья, охватывающая нормативную базу, формы документов, порядок заполнения и важные нюансы, актуальные на 2025–2026 годы.

Нормативная правовая база

Деятельность по передаче документов в архивы регулируется рядом нормативных актов. Главным документом, устанавливающим единые требования к организации архивного дела в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН, является:

• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении Инструкции по организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Именно в приложениях к данному Приказу (Приложения № 20, № 30, № 35) утверждены типовые формы актов приема-передачи. Также необходимо учитывать:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от № 236 (утверждает типовые перечни сроков хранения документов);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к компоновке».

Основные виды актов и их назначение

В практике используются несколько разновидностей акта в зависимости от того, куда именно передаются документы:

Акт приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение № 35 к Приказу № 526)

Используется при сдаче документов в государственные архивы (областные, краевые, республиканские, федеральные). Это самая строгая форма, требующая полного соблюдения процедуры экспертизы стоимости и сроков хранения.

Акт приема-передачи архивных документов на хранение (Приложения № 20 и № 30 к Приказу № 526)

Применяется для передачи документов в муниципальные архивы, архивы музеев, библиотек, организаций РАН, а также внутри ведомственных архивов.

Внутренний акт приема-передачи дел в архив организации

Оформляется при передаче дел из структурных подразделений организации в её собственный архивный отдел (службу архива). Единой утвержденной государством формы для внутреннего акта не существует (с 2013 года отменена обязательность формы № 0504101), поэтому организации разрабатывают свой бланк в Учтеной политике учета или локальном нормативном акте (Положении об архиве).

Ключевые принципы оформления акта (общие правила)

Независимо от вида акта, существуют обязательные правила, нарушение которых ведет к недействительности документа или отказу в приеме архивом:

1. Два экземпляра. Акт составляется минимум в двух экземплярах: один остается у передающей стороны (заказчика/ОИК), второй, у принимающей стороны (архива/исполнителя). Оба экземпляра должны иметь оригинальные подписи и печати (если используется).
2. Основание передачи. В акте обязательно указывается основание: номер и дата договора, приказа о сдаче в архив, заключения экспертной комиссии по актам о назначении сроков хранения.
3. Связь с описью. Акт не существует без Описи дел (формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016). В акте делается ссылка на опись (ее номер, дату, количество томов/страниц). На всех экземплярах описи ставятся отметки о приеме документов в архив (подписи, даты, печати).
4. Экспертиза перед подписанием. Важно: Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и проверки состояния дел. Подписание акта — это финальный этап, подтверждающий, что документы соответствуют требованиям.
5. Реквизиты сторон. Полные наименования организаций, ФИО и должности уполномоченных лиц (руководителей, архивистов), действующих на основании доверенностей или приказов, расшифровка подписей.

Структура и реквизиты типового акта (на примере Приложения № 35)

Типовый бланк акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (Приложение № 35 к Приказу Минкультуры № 526) содержит следующие блоки:

Шапка документа

• УТВЕРЖДАЮ — блок для руководителя передающей организации и руководителя принимающего архива (подпись, расшифровка, дата, печать).
• Наименование документа: АКТ приема-передачи архивных документов на хранение.
• Номер акта и дата составления.
• Основание передачи (например: «Договор № 12 от », «Приказ директора ООО «Ромашка» № 45-од от », «Акт о назначении сроков хранения № 3 от »).

Сведения о сторонах

Суть передачи (передаточная часть)

Текст обычно формулируется так: «В соответствии с [основание] Заказчик передает, а Исполнитель принимает на хранение следующие документы:»

Далее приводится сводная таблица по передаваемым фондам/описям:

• Номер фонда (если есть) / Индекс дела.
• Номер описи.
• Наименование описи (тематический заголовок).
• Хронологические границы (даты первых и последних документов).
• Количество дел (единиц хранения).
• Количество томов.
• Сроки хранения (временные / постоянные).
• Примечания (состояние, особенности).

Заключительная часть

• Общее количество переданных единиц хранения (дел), томов.
• Условия хранения (обычное / особое).
• Подписи сторон с расшифровкой.
• Дата подписания каждым стороной (могут отличаться).
• Печати организаций (при их наличии).

Процедура передачи: пошаговый алгоритм

Процесс не ограничивается лишь заполнением бумажки. Вот полный цикл:

1. Формирование экспертной комиссии в организации для проверки дел и составления Актов о назначении сроков хранения.
2. Комплектование и оформление дел согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (прошивка, обложки, заголовочные листы).
3. Составление Описи дел (в 2-х экземплярах для госархива).
4. Предварительная экспертиза в архиве (направление описи и пробных дел в архив для согласования).
5. Подписание Акта приема-передачи (в 2-х экземплярах) непосредственно при сдаче физических носителей.
6. Отметки в Описи: на всех экземплярах описи ставится отметка: «Принято в государственный архив [Название] [Дата] Подпись / Расшифровка / Печать».
7. Передача одного экземпляра акта и описи в архив, второй экземпляр остается в организации (в ОИК — органе по управлению документацией и архивам).

Особенности 2025–2026 годов: электронное взаимодействие

С развитием подсистемы «Облачный архив» и Единой государственной архивной информационной системы (ЕГАИС) процедура оформления акта трансформируется:

• Электронный акт: Допускается составление и подписание акта в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) уполномоченных лиц.
• Реестр переданных документов: В информационных системах архивов (например, в подсистеме «Облачный архив» 1С) формируется электронный реестр, который заменяет бумажный акт при электронном взаимодействии (согласно п. 8.3.3 методических рекомендаций).
• Два экземпляра в цифре: Один экземпляр (файл с ЭП) остается в ИС ОИК, другой — в ИС государственного архива.

Внимание: Для передачи оригиналов бумажных документов электронный акт не отменяет необходимости физической передачи носителей, но упрощает учетный контроль.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ссылки на Акт о назначении сроков хранения. Без этого акта передача нелегальна.
• Расхождения между Описью и Актом. Количество дел в акте должно в точности совпадать с описью.
• Подписание не уполномоченными лицами. Подписать акт может только лицо, указанное в приказе/доверенности (обычно руководитель организации или главный архивист/заведующий архивом).
• Сдача дел в неудовлетворительном состоянии. Архив имеет право отказать в приеме (составить Акт об отказе), если дела не сшиты, нет заголовочных листов, повреждены плесенью/водами.
• Использование устаревших форм. Не используйте форму № 0504101 (утверждена Госкомархивом 2000 г., не действует как обязательная с 2013 г.) для госархивов. Используйте только Приложения к Приказу № 526 или свой утвержденный бланк для внутреннего архива.

Образец заполнения (фрагмент текста для Word)

Ниже приведен текстовый шаблон, который можно скопировать в Word и заполнить своими данными:

Акт приема-передачи документов в архив на хранение — это не просто формальность, а единственный юридический документ, подтверждающий факт перехода ответственности за сохранность документов от организации-создателя к архиву. Грамотное оформление акта по утвержденным формам (Приложения к Приказу Минкультуры № 526), неразрывная связь с Описью дел, соблюдение процедуры экспертизы и правильное заполнение реквизитов сторон гарантируют отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (Росархива, прокуратуры) и безопасность документального наследия организации.

Рекомендация: Перед каждой сдачей документов актуализируйте бланк акта на официальном сайте Минкультуры РФ или в системе «КонсультантПлюс» / «Гарант», так как формы могут обновляться (последняя редакция Приказа № 526 актуальна на 2026 год). Для внутреннего архива утвердите свой бланк Приказом по организации.