Акт приема‑передачи – официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации‑передатчика в государственный архив (или из архива в организацию‑получателя). Правильное оформление акта является обязательным требованием Федерального закона № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказов Росархива.
Правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от ).
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» – важен, если в акте участвуют нотариальные документы.
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на хранение в государственный архив».
- Методические рекомендации по оформлению сдаточных описей (ГАРАНТ, КонсультантПлюс).
Когда оформляют акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- По истечении срока временного хранения и переходу документов в категорию «постоянного хранения».
- При ликвидации, реорганизации или банкротстве организации.
- При передаче документов в архив в рамках договора на хранение.
- При возврате архивных документов из государственного архива в организацию‑получателя.
Структура акта приема‑передачи
Согласно приказу Росархива, акт состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передатчика, её ИНН/КПП, юридический адрес; наименование государственного архива, его реквизиты; номер и дата акта. |
| Основание передачи | Указание нормативного акта (закон, приказ), а также причины передачи (истечение срока, ликвидация и т.п.). |
| Список передаваемых документов (сдаточная опись) | Перечень дел/файлов, их архивные категории, количество листов/экземпляров, сроки хранения, наличие электронных копий. |
| Подписи сторон | Подписи и расшифровки подписи уполномоченных лиц (руководитель и ответственный за архивные документы) обеих сторон. |
| Печати | Печати организации‑передатчика и государственного архива (если предусмотрено). |
| Приложения | Копии документов, подтверждающих право собственности, акт о проверке комплектности и целостности материалов. |
Как правильно заполнить сдаточную опись
Сдаточная опись – это «приложение‑1» к акту, в котором детализируется каждый передаваемый архивный фонд.
- № п/п – порядковый номер записи.
- Наименование дел/файлов – полное официальное название (например, «Дела бухгалтерского учета за 2015‑2020 гг.»).
- Архивная категория – постоянное хранение (для документов, срок хранения «до ликвидации организации»).
- Кол-во листов/экземпляров – точное количество.
- Наличие электронных копий – «да/нет», указать место хранения (сервер, облако).
- Примечания – особые условия (например, «документы находятся в конверте № 12», «файлы отсканированы в формате PDF/A‑2»).
Образец заполнения акта (2026 год)
Ниже представлен полностью заполненный пример акта, который можно адаптировать под конкретную организацию.
АКТ № 07/2026 о приёме‑передаче архивных документов на постоянное хранение в Государственный архив Тульской области Стороны акта 1.1. Организация‑передатчик: ОАО «Тульский завод металлопроката», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Тула, ул. Заводская, д. 1. 1.2. Государственный архив: Государственный архив Тульской области, ИНН 7707654321, 123456, г. Тула, ул. Пушкина, д. 10. Основание передачи 2.1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. (ред. от ). 2.2. Приказ Росархива № 77 от г. «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов». 2.3. Причина: истечение срока временного хранения и перевод в категорию «постоянного хранения» (документы, срок хранения – до ликвидации организации). Сдаточная опись (Приложение‑1)
| № п/п | Наименование дел/файлов | Архивная категория | Кол‑во листов/экз. | Год(ы) создания | Эл. копии | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дела бухгалтерского учета за 2015‑2020 гг. | Постоянное хранение | 12 340 листов | 2015‑2020 | Да (сервер А, каталог «Бух‑2015‑2020») | Хранятся в папках № 01‑12 |
| 2 | Договоры поставки металлопроката (2020‑2022) | Постоянное хранение | 1 250 листов | 2020‑2022 | Нет | Сортированы по поставщикам |
| 3 | Корреспонденция с контролирующими органами (2021‑2023) | Постоянное хранение | 3 560 листов | 2021‑2023 | Да (облачный архив «Контроль‑2021‑2023») | Разделена на входящую/исходящую |
|
От организации‑передатчика _____________________ Иванов И.И., генеральный директор «____» __________ 2026 г. |
От государственного архива _____________________ Петров П.П., заведующий архивным отделом «____» __________ 2026 г. |
Сидоров С.С., главный архивариус ОАО «Тульский завод металлопроката» --------------------------------------------------------------------
Пошаговая инструкция по заполнению акта
- Подготовьте комплект документов: сдаточную опись, копии устава/доверенности, акт проверки комплектности.
- Определите архивную категорию каждого документа (в данном случае – «постоянное хранение»).
- Заполните шапку акта – реквизиты обеих сторон, номер и дату акта.
- Укажите основание передачи – закон, приказ, причина (истечение срока, ликвидация).
- Сформируйте сдаточную опись согласно таблице из пункта 5. Важно, чтобы количество листов/экземпляров совпадало с реальностью.
- Проверьте комплектность – подпишите акт проверки, приложите к акту.
- Подпишите акт уполномоченными лицами обеих сторон. При необходимости поставьте печати.
- Сделайте два экземпляра: один остаётся в архиве, второй – в организации‑передатчике (по требованию ФЗ 125‑ФЗ).
- Передайте оригиналы в архив в соответствии с установленным графиком (обычно в течение 10 рабочих дней после формирования акта).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять акт, если передача происходит в электронном виде?
Да. Даже при передаче электронных архивных материалов акт обязателен. В описи указывается путь к файлам, их формат (PDF/A‑2, TIFF и т.п.) и контрольные суммы (MD5, SHA‑256).
Сколько экземпляров акта необходимо подготовить?
Согласно пункту 5.1 приказа Росархива, акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в архиве, второй – у организации‑передатчика.
Можно ли использовать электронную подпись?
Да. При наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) акт может быть подписан в электронном виде. При этом требуется сохранить оригинал в формате PDF/A‑3 с вложенными сканами подписей.
Что делать, если часть документов имеет срок хранения «до 5 лет»?
Документы с ограниченным сроком хранения не включаются в акт о передаче на постоянное хранение. Их необходимо либо уничтожить (по решению организации), либо оформить отдельный акт о передаче на временное хранение.
Практические рекомендации
- Проверяйте соответствие названий дел в описи официальным реестрам организации.
- Обязательно фиксируйте наличие электронных копий – это упрощает последующее восстановление.
- При передаче крупномасштабных фондов используйте штрих‑коды или QR‑коды для ускорения инвентаризации.
- Сохраняйте электронную копию акта в архивной системе организации (например, в подсистеме «Облачный архив»).
- Регулярно проводите внутренний аудит правильности заполнения актов – это снижает риск отказа архива в приёме документов.
Акт приема‑передачи документов – ключевой документ, гарантирующий законность и прозрачность передачи архивных материалов в государственный архив. Правильное оформление акта, точная сдаточная опись и соблюдение нормативных требований позволяют избежать задержек, штрафов и потери ценных исторических данных.
Скачайте готовый шаблон акта (в формате DOCX) по ссылке и адаптируйте его под нужды вашей организации.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.