Акт приема‑передачи (акт сдачи‑приёма) архивных документов – это официальное письменное подтверждение того, что определённый набор документов (дел, опись, архивные фонды) передан от одной стороны (сдающего) к другой (принимающего) для дальнейшего хранения, учёта и (при необходимости) последующего использования․ Оформление акта регулируется нормативными актами РФ и внутренними регламентами архивов․

Правовая база

• Приказ Росархива № 24 от  г․ «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на хранение» (п․ 37․8)․
• Постановление ЦИК России от № 6/37‑6 (в части требований к документам, передаваемым в архив)․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст․ 12‑13);
• Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) организаций‑сдающих и государственных архивов․

Эти документы определяют:

1. Обязательность оформления акта в двух экземплярах (один остаётся в архиве, второй – у сдающего)․
2. Содержание акта (перечень реквизитов, подписи, печати)․
3. Порядок экспертизы и приёма документов в архив․

Когда нужен акт?

Акт оформления требуется в следующих ситуациях:

• Сдача дел в государственный архив (постоянное хранение)․
• Передача документов между подразделениями одной организации (например, отдел кадров передаёт архивные дела в центральный архив)․
• Передача архивных фондов в рамках реорганизации, слияния или ликвидации организации․
• Сдача документов в частный архив (при наличии лицензии)․
• Передача документов в архив в рамках воинского учёта, налогового контроля и др․

Составные части акта

Стандартный акт состоит из следующих блоков (см․ образец в разделе «Образец акта»)․

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовка описи․ Составьте опись (форму 35 к пп․ 6․4․1․1‑6․4․1․2) в электронном виде (MS‑Excel) или на бумаге․ В ней укажите все документы, их количество, состояние, сроки хранения․
2. Экспертиза․ Архив проводит предварительную экспертизу: проверка соответствия описи, оценка состояния документов, определение необходимости реставрации․
3. Заполнение шапки акта․ Укажите полные реквизиты обеих организаций, номер акта (по внутреннему учёту) и дату составления․
4. Заполнение блока «Сведения о передаваемых документах»․ Перенесите данные из описи: номер фонда, название, количество дел, количество листов/томов, количество копий․
5. Подписи сторон․ Сдающий (например, руководитель отдела кадров) подписывает акт, указывая должность, ФИО, дату․ Принимающий (директор архива) делает то же самое․
6. Печати и заверения․ При необходимости ставятся печати организаций, а также гербовая печать государства (для государственных архивов)․
7. Сдача оригиналов․ Один экземпляр акта остаётся в архиве, второй – у сдающего (обычно в архивном отделе организации‑сдающего)․
8. Регистрация в учётных системах․ В архиве акт вносится в реестр приёма‑передачи, а в организации‑сдающем – в журнал учёта переданных дел․

Образец акта (пустой шаблон)

Ниже приведён типовой шаблон акта, утверждённый приказом Росархива № 24․ Его можно скачать в формате ․docx или ․xlsx (ссылка условная)․

Скачать шаблон акта (DOCX) | Скачать шаблон акта (XLSX)

<h1 style="text-align:center;">Акт приема‑передачи архивных документов на хранение</h1>
<p>Государственный архив <b>[Наименование архива]</b><br>
ИНН: ________, КПП: ________, Адрес: ___________________________</p>

<p>Сдающая организация: <b>[Наименование организации‑сдающего]</b><br>
ИНН: ________, КПП: ________, Адрес: ___________________________</p>
<p>Номер акта: _________ Дата: «____» _______ 20__ г․</p>
<hr>
<h3>1․ Сведения о передаваемых документах</h3>
<ul>
 <li>Номер и название описи: ___________________________</li>
 <li>Номер фонда: ___________ Название фонда: ___________________________</li>
 <li>Количество дел: _______ (всего листов/томов: _______)</li>
 <li>Количество копий (страховых): _______</li>
 <li>Тип документов: постоянное хранение / временное хранение / справочно‑информационные</li>
</ul>
<h3>2․ Сдающий</h3>
<p>Должность: ________________________<br>
ФИО: _______________________________<br>
Подпись: ___________________________<br>
Расшифровка подписи: ___________________________<br>
Дата сдачи: «____» _______ 20__ г․</p>
<h3>3․ Принимающий</h3>
<p>Должность: ________________________<br>
ФИО: _______________________________<br>
Подпись: ___________________________<br>
Расшифровка подписи: ___________________________<br>
Дата приёма: «____» _______ 20__ г․<br>
Печать архива: ________________________</p>
<h3>4․ Примечания</h3>
<p>____________________________________________________________________________________<br>
____________________________________________________________________________________</p>
<hr>
<p style="text-align:center;">Подписи сторон</p>
<table width="100%" border="0">
 <tr>
 <td style="text-align:center;">Сдающий</td>
 <td style="text-align:center;">Принимающий</td>
 </tr>
 <tr>
 <td style="height:80px;"></td>
 <td></td>
 </tr>
</table>

Пример заполненного акта (2025 г․)

Где скачать готовые формы?

• КонсультантПлюс – образец акта приема‑передачи (DOC, 2,9 КБ)․
• Официальный сайт Росархива – форма в Excel (XLSX)․
• Справочные ресурсы: Ассистентус – пустой бланк ․doc․

Все формы соответствуют требованиям приказа № 24 и могут быть использованы без доработки, лишь заменив шаблонные данные на свои․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять акт, если документы передаются внутри одной организации?

Да․ Даже при внутренней передаче (например, из отдела кадров в центральный архив) акт фиксирует факт передачи, отвечает требованиям учёта и позволяет избежать претензий в случае потери или порчи документов․

Сколько экземпляров акта необходимо подготовить?

Стандарт – два экземпляра: один остаётся в архиве, второй – у сдающего (обычно в архивном отделе организации‑сдающего)․ При необходимости могут быть подготовлены дополнительные копии для контролирующих органов․

Можно ли подписать акт электронно?

С 2023 г․ в РФ допускается электронная подпись (ЭП) для государственных и муниципальных архивов, если это предусмотрено локальными нормативными актами․ При этом оригинал акта в электронном виде считается юридически значимым․

Что делать, если в процессе сдачи обнаружены дефекты документов?

В акте в разделе «Примечания» указываются все выявленные недостатки․ При необходимости оформляется отдельный акт о реставрации, а оригинальный акт помечается как «с условием доработки»․

Как оформить передачу только части дел из описи?

В акте указывается, что передаётся «часть описи», указываются конкретные номера дел, а в примечании фиксируется причина (например, «дела, подлежащие немедленному уничтожению»)․

Лучшие практики оформления

• Подготовьте опись заранее․ Ошибки в нумерации или отсутствии листов часто приводят к задержкам․
• Проведите предварительную экспертизу․ Это ускорит процесс приёма и позволит сразу зафиксировать дефекты․
• Используйте утверждённые формы․ Не отклоняйтесь от шаблона, иначе акт может быть признан недействительным․
• Сохраняйте оба экземпляра․ Один в архиве, второй – в вашей организации; при необходимости делайте копии для бухгалтерии․
• Контролируйте сроки․ По закону документы, подлежащие передаче в архив, должны быть сданы в течение 30 дней после их формирования (для государственных органов) – проверяйте соблюдение сроков․
• Обеспечьте подписи ответственных лиц․ Подписи должны ставиться только уполномоченными лицами (директор, главный специалист, руководитель отдела);

Акт приема‑передачи архивных документов – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность процесса передачи дел в архив․ Правильное оформление акта защищает интересы обеих сторон, упрощает учёт и обеспечивает сохранность ценных документов на долгие годы․

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить любой акт сдачи‑приёма, будь то передача кадровых дел, финансовой отчётности, воинского учёта или иных архивных фондов․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․