Передача документов в архив, это ответственный этап документооборота, требующий строгого соблюдения законодательства и установленных форм отчетности. Основным документом, фиксирующим факт передачи архивных дел от владельца (организации-сдателя) к хранителю (архивному учреждению или структурному подразделению), является Акт приема-передачи архивных документов. В данной статье подробно разберем виды актов, обязательные реквизиты, актуальные утвержденные формы на 2024–2026 годы, порядок заполнения и частые ошибки;
Правовая основа и нормативная база
Оформление акта регулируется комплексом нормативных правовых актов. Незнание этих требований ведет к непринятию документов на хранение, штрафным санкциям и проблемам при проверках (налоговых, профилактических, ревизий).
Ключевые нормативные акты:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 14, 18, 21) — основные требования к составу, срокам хранения и передаче документов.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации архивного дела в государственных архивах.;.» (с изменениями на 2023–2024 гг.).
- Приказ Росархива от № 75 — утверждение форм федеральных государственных архивов (в т.ч. акта приема-передачи в ФАА).
- Приказ Минкультуры России от № 558 (в ред. от ) — Правила организации архивного дела в государственных и муниципальных архивах (Приложение № 27, Приложение № 35).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Акт приема-передачи архивных документов. Общие требования к составу и оформлению».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 8, ч. 1) — обязательность передачи кадровых документов в архив при реорганизации/ликвидации.
Важно: С 2023 года актуальны обновленные формы Приказа Росархива № 75. Использование старых бланков (например, по Приказу № 558 в старой редакции без учета изменений) может быть основанием для отказа в приеме документов государственным архивом.
Основные виды актов приема-передачи
Выбор формы акта зависит от типа архива-получателя и вида передаваемых документов.
Передача в государственный (муниципальный) архив — Форма по Приложению № 35 (Приказ Минкультуры № 558 / Приказ Росархива № 75)
Это самая строгая форма. Применяется при сдаче документов на постоянное хранение в государственные архивы (ГАРФ, РГАЭ, региональные государственные архивы, архивы ЗАГСов и т.д.).
- Требует составления Описи дел в 3 экземплярах (один остается у сдателя, два — в архиве);
- Необходима историческая справка к фонду/описанию (для формирования дела).
- Подписывается директором архива (или уполномоченным лицом) и руководителем сдающей организации.
Передача в коммерческую архивную организацию / хранилище — Форма по Приложению № 27 (Приказ Минкультуры № 558)
Рекомендуемый образец «Акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов». Используется при аутсорчинге хранения (сторожевые сервисы, специализированные склады).
- Оформляется на основании договора хранения.
- Менее формализован по сравнению с госархивами, но требует точного указания сроков хранения и условий доступа.
Внутренний акт передачи в архив собственной организации
Оформляется по форме, утвержденной локальным нормативным актом (ЛНА) организации (Приказ о утверждении форм первичной учетной документации).
- Фиксирует передачу дел из структурных подразделений (кадров, бухгалтерия, секретариат) в архив организации.
- Является основанием для списания дел с учета в подразделении и постановки на учет в архиве.
Акт приема-передачи при реорганизации/ликвидации организации
Специфический вид акта, часто требующий нотариального заверения или участия ликвидационной комиссии. Регулируеться ст. 8 ТК РФ и ст. 18 Закона об архивном деле. Документы передаются в государственный архив по месту нахождения ликвидируемой организации.
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Независимо от вида акта, в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов…» (уточняется: «на хранение», «в государственный архив», «во внутренний архив»).
- Дата составления (число, месяц прописью, год) и место составления (населенный пункт).
- Регистрационный номер (по журналу регистрации актов приема-передачи).
- Стороны акта:
- Сдающая сторона: Полное наименование организации, ФИО руководителя/уполномоченного лица, основание действия (Устав, Доверенность, Приказ).
- Принимающая сторона: Наименование архива/организации-хранителя, ФИО директора архива/архивариуса.
- Основание для передачи: Ссылка на закон, договор, приказ о ликвидации, график передач, акт экспертизы стоиности.
- Перечень передаваемых документов (Табличная часть):
- Номер дела по описи.
- Заголовок дела (точно по обложке).
- Даты начала и окончания дела (хронологические границы).
- Срок хранения (временный / постоянный) и категория (по номенклатуре).
- Количество листов в деле.
- Примечания (состояние, наличие вложений, ЭДО и т.д.).
- Подписи сторон: Подпись, расшифровка подписи (ФИО), дата, печать (если предусмотрена уставом/договором).
- Приложения: Опись дел (в нужном количестве экземпляров), Историческая справка, Акт экспертизы стоиности (для госархива), Доверенности.
Пошаговая инструкция по заполнению акта (на примере передачи в госархив)
Этап 1: Подготовительная работа (в организации-сдателе)
- Провести экспертизу стоиности и сроков хранения (составить Акт экспертизы).
- Сформировать дела по номенклатуре дел (утвержденной за год формирования).
- Составить Опись дел (формы 1-Арх, 2-Арх или по ГОСТ Р 7.0.97) в 3-х экземплярах.
- Написать Историческую справку (краткая история организации, структура фонда, описание серии дел).
- Согласовать дату и время приема с архивом (предварительная запись).
Этап 2: Заполнение бланка Акта
Шапка: Указать наименование госархива (получателя) и организации (сдателя). Номер и дату акта.
Таблица: Переносить данные строго из Описи. Критически важно: Заголовки дел в Акте и Описи должны быть идентичны до знака препинания. Количество листов — без пробелов и исправлений.
Подписи: Сдает, руководитель организации или лицо по доверенности (копия доверенности прикладывается). Принимает — директор архива или уполномоченный архивариус.
Этап 3: Процедура приема в архиве
- Архивариус проверяет соответствие дел Описи (выборочно или полностью).
- Проверяет состояние дел (обложки, переплет, нумерация листов, отсутствие скрепок/клейких заметок).
- При отсутствии замечаний ставит подпись на всех 3 экземплярах Описи и в Акте.
- Один экземпляр Описи и Акта остается у сдателя (с синей печатью архива и подписью архивариуса).
Особенности оформления в 2024–2026 годах (Актуальные изменения)
Электронный документооборот (ЭДО) и Акт в электронном виде
Согласно ст. 14 Закона № 125-ФЗ и Приказу Росархива № 75, допускается оформление Акта в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
- Для госархивов часто требуется предварительное согласование технических регламентов обмена (СМЭВ, портал «Госархив», региональные системы).
- Печатная форма акта все равно часто требуется для сопровождения бумажных дел.
Передача документов, созданных в электронном виде (ЭД)
Если передаются наборы электронных документов (не распечатки, а нативные файлы), в Акте указывается:
- Объем данных (Мб/Гб).
- Форматы файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.).
- Хеш-суммы (MD5, SHA-256) для контроля целостности.
- Носитель информации (если передача офлайн) или ссылка на СЭД/облако.
Новые формы Приказа Росархива № 75 (от )
Для федеральных архивов (РГАДА, РГВИА, РГАЭ, ГАРФ и др.) обязательны формы, утвержденные Приказом № 75. Они отличаются от старых форм Приказа № 558 детализацией полей (например, обязательное указание кода формы по ОКУД, идентификатора фонда в АИС «Госархив»).
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Расхождения в заголовках дел между Актом, Описью и обложкой дела | Отказ в приеме, возврат документов на доработку, потеря времени | Проводить «переплетную» проверку: сверять обложку -> Опись -> Акт перед поездкой в архив |
| Отсутствие или неверное заполнение Акта экспертизы стоиности | Госархив не примет документы на постоянное хранение без экспертизы | Проводить экспертизу заранее (не позднее чем за 1 год до передачи), утвердить Акт комиссией |
| Использование устаревшей формы акта (старый Приказ № 558 без изменений) | Непринятие документов федеральными архивами | Скачивать актуальные бланки с сайта Росархива или в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) на текущую дату |
| Несоответствие сроков хранения в Акте и Номенклатуре дел | Риск преждевременного уничтожения или бесконтрольного хранения | Сверять сроки с утвержденной Номенклатурой на год формирования дела |
| Отсутствие доверенности у представителя сдающей стороны | Архив не имеет права принять подпись не уполномоченного лица | Оформить нотариальную или простую письменную доверенность с указанием полномочий на подпись акта |
| Плохое состояние дел (грязь, порванные листы, металлические скрепки, клей) | Отказ в приеме до приведения в надлежащее состояние | Провести консервацию/реставрацию заранее; убрать скрепки, заменить на нитку; почистить листы |
Образец структуры Акта (Текстовый шаблон для понимания логики)
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ _______________________________________ г. _______________ «___» _____________ 202_ г. N ___________ Мы, нижеподписавшиеся: Представитель сдающей стороны: ___________________________________________ (Наименование организации) _________________________________________________________________________(Должность, ФИО, основание, Устав/Доверенность N ___ от ___) и Представитель принимающей стороны: _______________________________________ (Наименование государственного архива) _________________________________________________________________________ (Должность, ФИО, основание — Приказ директора архива N ___ от ___) составили настоящий Акт о том, что сдающая сторона передала, а принимающая сторона приняла на постоянное хранение архивные документы Фонда N ____ «________________», составляющие ____ (описание серии/подфонда), по Описи N ____ в количестве ____ дел, ____ листов. Передача осуществлена на основании: _______________________________________ (Закон, Договор, Приказ о ликвидации, График передач). Состояние документов: ____________________________________________________ (Хорошее / Удовлетворительное / Требуют реставрации, см. Приложение). Приложения: Опись дел N ____ в 3-х экземплярах. Историческая справка к Фонду N ____ / Описи N ____ в 2-х экземплярах. Акт экспертизы стоиности и сроков хранения N ____ от ____ (Копия). Доверенность N ____ от ____ (Копия). ИТОГО передано: ____ дел, ____ листов. Подписи сторон: СДАЮЩАЯ СТОРОНА ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА ________________ /Иванов И.И./ ________________ /Петров П.П./ М.П. М.П.
Скачивание актуальных бланков и форм
Официальные бланки форм (в формате MS Word / Excel) рекомендуется брать только из первоисточников или проверенных справочно-правовых систем:
- Официальный сайт Росархива (rosarchiv.gov.ru) — раздел «Нормативные акты» -> «Формы документов».
- Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (поиск по номеру Приказа: № 75, № 558, № 236). В них формы доступны в редактируемом формате (Word/Excel) с закладками для заполнения.
- Сайты конкретных государственных архивов (например, ГАРФ, Мосгорархив) — часто публикуют методические рекомендации и локальные бланки для передачи в конкретный архив.
Внимание: Не используйте бланки с бесплатных сайтов-шаблонов (типа «blank.ru», «docspad» и т.д.), они часто устарели на 5–10 лет и не содержат обязательных реквизитов новых приказов (ОКУД, коды АИС «Госархив», поля для УКЭП).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли ставить печать на Акт в 2024–2026 годах?
- Согласно ст. 6 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 160 ГК РФ, коммерческие организации имеют право не ставить печать, если это не предусмотрено Уставом или договором. Однако государственные архивы практически всегда требуют печать на акте и описях (как элемент идентификации документа). Лучше поставить печать, если она есть в организации.
- Вопрос: Можно ли передать документы в архив без Описи, только по Акту?
- Нет. Акт, это документ о факте передачи. Опись, это учетный документ, реестр передаваемых единиц хранения. Без Описи архив не сможет поставить документы на учет (формировать фонд). Для госархива Опись обязательна в 3 экз.
- Вопрос: Что делать, если в архиве обнаружили ошибку в Акте после подписания?
- Составляется Дополнительное соглашение / Протокол расхождений или новый Акт на замену (с ссылкой на ошибочный). Исправления в уже подписанном Акте (зачеркивания, корректоры) недопустимы.
- Вопрос: Как оформить передачу только части дел по Описи?
- В Акте указывается: «Переданы дела N 1–50, 55, 60–100 по Описи N 5». В Описи напротив непереданных дел ставится отметка «Не передано» с указанием причины (утеряно, на рассмотрении в суде, в работе и т.д.).
- Вопрос: Обязательна ли Историческая справка при передаче во внутренний архив организации?
- Законом для внутреннего архива Историческая справка не требуется, но настоятельно рекомендуется ГОСТом и методиками Росархива для формирования архивного фонда организации. Это упрощает поиск и научную обработку в будущем;
Грамотное оформление Акта приема-передачи — это гарантия того, что ваши документы будут приняты в архив с первого раза, получат статус «учтенных» и будут надежно сохранены на установленные сроки.
Чек-лист «Готовность к сдаче в архив»:
- [ ] Актуализирована Номенклатура дел на год формирования.
- [ ] Проведена экспертиза стоиности, Акт экспертизы утвержден и подписан комиссией.
- [ ] Дела сформированы, переплетены, обложки заполнены по ГОСТ Р 7.0.97.
- [ ] Опись составлена в требуемом количестве экземпляров (3 для госархива), сверена с делами.
- [ ] Историческая справка написана и согласована.
- [ ] Скачан актуальный бланк Акта (Приказ Росархива № 75 / Приложение 35 к Приказу № 558 / ЛНА).
- [ ] Акт заполнен без ошибок, расхождений с Описью нет.
- [ ] Подготовлены доверенности на представителей (оригиналы + копии для архива).
- [ ] Согласована дата приема с архивом (заявка подана заранее).
- [ ] Есть печать организации (если используется) и синие ручки для подписей.
Помните: Архивное дело — это сфера строгой регламентации. Экономия времени на этапе подготовки (проверка форм, сверка данных) сэкономит недели ожидания повторной приемки и исключит риски потерь документов или административных штрафов.
Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-125, Приказы Росархива № 75, № 236, Приказ Минкультуры № 558, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).