Акт приема-передачи, это основной правовой документ, фиксирующий факт передачи архивных документов от одной стороны к другой․ Без правильно оформленного акта невозможно обеспечить юридическую значимость перехода ответственности за сохранность дел, سواء это сдача на государственное хранение, передача при смене руководителя архива или внутреннее перемещение дел в структуре организации․

В данной статье мы подробно разберем виды актов, обязательные реквизиты, порядок составления комиссии, частые ошибки и предоставим актуальные образцы на 2026 год․

Основные виды актов приема-передачи архивных документов

В зависимости от цели передачи и сторон процесса, выделяют несколько ключевых типов актов․ Каждый из них имеет свои особенности оформления и нормативную базу․

Акт приема-передачи документов на государственное хранение

Это наиболее формализованный вид акта․ Оформляется при сдаче дел организации в государственный архив (областной, краевой, республиканский, федеральный)․

• Нормативная основа: Приказ Росархива от № 24 (п․ 37․8), Приложение № 35 к Методическим рекомендациям по экспертизе и отбору документов․
• Форма: Утвержденная единая форма (Приложение 35), заполняемая в двух экземплярах (один остается в организации, второй — в архиве)․
• Ключевые данные: Наименование и номер описи, количество экземпляров описи, количество принятых дел/страховых копий, состояние документов․

Акт приема-передачи дел на архивное хранение во внутреннем архиве организации

Оформляется при переводе исполненных дел из текущего делопроизводства (или структурных подразделений) в архив собственной организации․

• Цель: Фиксация перехода ответственности от секретаря/ответственного исполнителя к архивариусу․
• Форма: Устанавливается локальным нормативным актом (Инструкцией по архивному делу) организации․ Единой государственной формы для внутреннего обмена не существует, но структура должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016․

Акт приема-передачи архива при смене руководителя (архивариуса)

Составляется при ротации персонала: увольнении архивариуса, переходе на другую должность или смене генерального директора (так как архив — это имущество организации)․

• Содержание: Общая характеристика состояния документов, описей, страхового фонда, архивного помещения, оборудования и инвентаря․
• Подписи: Лицо, передающее архив, лицо, принимающее, уполномоченные члены комиссии и председатель комиссии с расшифровкой подписей․

Акт приема-передачи при реорганизации или ликвидации организации

Оформляется при слиянии, присоединении, разделении или ликвидации юрлица․ Документы передаются правопреемнику или в государственный архив․

Нормативно-правовая база (актуально на 2026 год)

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 15, 16, 20)․
2. Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Инструкции по порядку экспертизы документов․․․»․
3. ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Описание дел․ Общие требования»․
4. Приказ Минкультуры России от № 558 (порядок формирования фондов гос․ архивов)․
5. Локальные нормативные акты организации: Инструкция по архивному делу, Положение об архиве․

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и Приказу № 24)

Любой акт приема-передачи, чтобы иметь юридическую силу, должен содержать следующие реквизиты:

Пошаговый алгоритм оформления акта

1. Подготовка документов к сдаче: Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения, формирование описей (в 3-х экземплярах для гос․ архива), скрепление дел, изготовление страховых копий (микропленка/цифровые копии)․
2. Издательство приказа о комиссии: Руководитель организации приказом формирует приемо-сдаточную комиссию (не менее 3 человек: председатель, зам․ директора/главный бухгалтер, члены — архивариус, юрист, представитель передающего подразделения)․
3. Инвентаризация и осмотр: Комиссия проверяет соответствие дел описям, целость скрепления, наличие листов учета, состояние обложек․
4. Заполнение акта: Заполняется бланк (типовая форма Приложения 35 или внутренняя форма)․ В табличную часть вносятся данные по каждой описи․
5. Подписание: Все члены комиссии, передающее и принимающее лица ставят подписи с расшифровкой․ Ставится дата подписания․
6. Распределение экземпляров: Один экземпляр — передающему (или остается в организации-доноре), второй — принимающему (гос․ архиву или новому архивариусу)․ Третий экземпляр описи часто остается в организации для отчетности․
7. Учет в журнале: Данные акта вносятся в Журнал учета передачи дел на хранение (форма по ГОСТ или своя)․

Особенности заполнения табличной части акта (на примере Приложения № 35)

При сдаче в государственный архив табличная часть акта заполняется со следующими колонками:

• № п/п — порядковый номер описи․
• Наименование описи — полное название (например: «Опись № 1 дел по личному составу за 2020 год»)․
• Номер описи — сквозной номер в фонде организации․
• Количество экземпляров описи, обычно 3 (один в архив, один в организацию, один — страховой/в архив)․
• Количество дел, по описи․
• Хронологические границы — даты раннего и позднего документов в описи․
• Сроки хранения, временные (10, 50, 75 лет) или постоянные․
• Примечания — особенности: выявленные дефекты, отсутствие дел, наличие электронных копий/микропленки․

Важно: Если в ходе приема-передачи выявлены расхождения (не хватает дел, повреждены обложки, несоответствие описи), это обязательно фиксируется в акте в графе «Примечания» или составляется отдельный Акт о выявленных недостатках/дефектах․

Частые ошибки и как их избежать

Электронный документооборот и Акт приема-передачи

С 2022 года и развитием проекта «Облачный архив» (подсистема ЕАРХИВ/СБИС/Диадок/1С), акты приема-передачи могут оформляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․

• Электронный акт имеет такую же юридическую силу, что и бумажный (ст․ 6, 9 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»)․
• При сдаче в гос․ архив необходимо уточнить у конкретного архива готовность принимать электронные акты через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или портал гос․ архива․
• Внутренние акты в ЭДО оформляются по правилам внутреннего регламента ЭДО организации․

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение правил приема-передачи архивных документов влечет за собой ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст․ 13․10): штраф на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц — до 50 000 руб․ за нарушение сроков сдачи, правил хранения, учета․
• Дисциплинарная (ТК РФ ст․ 192): замечание, выговор, увольнение виновных сотрудников (архивариус, секретарь, руководитель)․
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, если документы утеряны/повреждены из-за отсутствия акта или неверного оформления․
• Уголовная (УК РФ ст․ 283): за умышленное уничтожение, повреждение или скрытие документов, подлежащих сдаче в архив (штраф до 200 тыс․ руб․, обязательные работы, лишение свободы до 2 лет)․

Пример структуры акта (шаблон для внутреннего использования)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
в архив ООО «Ромашка» за 2023 год

г․ Москва «15» октября 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович, Зам․ генерального директора ООО «Ромашка» (по приказу № 125-од от )
Члены комиссии:
Петров Петр Петрович, Главный бухгалтер ООО «Ромашка»
Сидорова Мария Сергеевна, Архивариус ООО «Ромашка»
Козлов Алексей Викторович, Начальник отдела кадров ООО «Ромашка»

составили настоящий Акт о том, что Отдел кадров (передающая сторона) в лице Козлова А․В․
передал, а Архив ООО «Ромашка» (принимающая сторона) в лице Сидоровой М․С․ принял на постоянное хранение
следующие документы:

----------------------------------------------------------------------------------------------------| № | Наименование описи | № описи | Кол-во дел | Срок хранения | Состояние | Примечание |
|---|------------------------------|---------|------------|---------------|-----------|------------|
| 1 | Опись № 1 Приказы по кадрам | 1 | 15 | 50 лет | Хорошее | ⎯ |
| 2 | Опись № 2 Личные дела | 2 | 42 | 75 лет | Удовл․ | Дело № 15 без обложки |
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Всего передано описей: 2 (в 2-х экземплярах каждая)․
Всего передано дел: 57․
Страховые копии (микропленка/ЭДО): имеются для Описи № 1․

Документы приняты в установленном порядке, претензий по комплектации и оформлению нет,
кроме замечания по делу № 15 Описи № 2 (составлен отдельный Акт о дефекте от )․

Акт составлен в 2-х экземплярах: 1 экз․ — в Архив, 1 экз․ — в Отдел кадров․

ПОДПИСИ:
Председатель комиссии: _______________ /Иванов И․И․/
Член комиссии: _______________ /Петров П․П․/
Член комиссии: _______________ /Сидорова М․С․/
Член комиссии: _______________ /Козлов А․В․/
Передал: _______________ /Козлов А․В․/
Принял: _______________ /Сидорова М․С․/

М․П․ (Печать ООО «Ромашка»)

Чек-лист перед подписанием акта (Скачайте и используйте)

• [ ] Приказ о комиссии пронумерован, датирован, подписан руководителем․
• [ ] Состав комиссии в акте совпадает с приказом․
• [ ] Описи пронумерованы сквозно, заполнены полностью (включая графу «Подпись составителя»)․
• [ ] Количество дел в акте = Количество дел в описях = Фактическое количество дел на полках․
• [ ] Указаны верные сроки хранения (согласно Номенклатуре сроков хранения)․
• [ ] Оценено состояние каждого тома/дела (не обобщенно «хорошо», а по факту)․
• [ ] Все подписи расшифрованы (Фамилия И․О․)․
• [ ] Дата акта соответствует дню фактической передачи․
• [ ] Экземпляры акта пронумерованы (Экз․ 1, Экз․ 2)․
• [ ] Данные акта внесены в Журнал учета передачи дел (Книгу учета фондов)․

Акт приема-передачи из архива — это не просто формальность, а единственный документ, который юридически закрепляет момент перехода ответственности за сохранность уникальной информации․ Небрежность при его заполнении (пропуск реквизитов, неверные данные, отсутствие комиссии) ведет к штрафам, проблемам на проверках Росархива и невозможности защитить интересы организации в суде при утере документов․

Главное правило 2026 года: используйте актуальные типовые формы (Приложение 35 для гос․ архивов), формируйте полноценные комиссии приказом, детально описывайте состояние документов и обязательно расшифровывайте каждую подпись․ Храните экземпляры акта наравне с описями, это ваш главный щит в споре о сохранности архива․

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, Приказа Росархива № 24, ГОСТ Р 7․0․97-2016 и судебной практики по архивному делу․ Актуально на октябрь 2026 года․ Данная информация носит справочный характер; для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к специалисту․