Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема‑передачи дел в архив временного хранения – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи дел (деловых, бухгалтерских, кадровых и иных материалов) от организации‑правообладателя в архив временного хранения (АВХ) и их последующее принятие архивом. Данный акт является основанием для дальнейшего учета, хранения и последующего использования архивных материалов.

Правовое основание

Регулирование вопросов создания, ведения и использования архивов временного хранения осуществляется следующими нормативными актами:

Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказ Минкультуры России от № 376 «Об утверждении Положения об архиве временного хранения»;
ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к оформлению»;
Локальные нормативные акты организации‑правообладателя (приказ, регламент).

Цели и задачи акта

Фиксация юридически значимого факта передачи дел от организации‑правообладателя архиву;
Определение перечня передаваемых материалов, их количества, состояния и сроков хранения;
Установление ответственности сторон за сохранность и правильное оформление документов;
Обеспечение возможности последующего доступа к архивным материалам в соответствии с установленными правилами.

Состав и структура акта

Акт приема‑передачи дел в архив временного хранения обычно состоит из следующих разделов:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование организации‑правообладателя, архивного учреждения, номер акта, дата составления.
Основание	Ссылка на нормативный акт, внутренний приказ, решение руководства, по которому производится передача.
Перечень передаваемых дел	Таблица с указанием: № п/п, наименование дел, количество единиц, срок хранения, состояние (полный комплект, частичный, повреждённые).
Условия передачи	Сроки передачи, способ транспортировки, условия упаковки, требования к маркировке.
Подтверждение приема	Подпись и ФИО ответственного лица архива, печать, дата фактического получения материалов.
Подтверждение передачи	Подпись и ФИО ответственного лица организации‑правообладателя, печать, дата передачи.
Примечания и замечания	Дополнительные сведения (например, обнаруженные дефекты, необходимость реставрации).

Порядок составления акта

Подготовительный этап

Определить перечень дел, подлежащих передаче, согласно плану архивного хранения.
Провести инвентаризацию: проверить комплектность, состояние и соответствие описаниям.
Согласовать с архивом сроки и условия транспортировки.

Оформление документа

Заполнить шапку акта (название организации, архив, номер, дата).
Указать правовое основание передачи.
Отразить условия передачи (упаковка, маркировка, способ доставки).
Подготовить места для подписей обеих сторон и печатей.

Подписание и передача

Ответственный за передачу из организации‑правообладателя подписывает акт и ставит печать.
При передаче материалов сопровождающий документом (накладной) передаёт оригинал акта архиву.
Ответственный за прием в архиве проверяет соответствие полученных материалов перечню, фиксирует замечания, подписывает акт и ставит печать.

Ответственность сторон

Согласно ФЗ «Об архивном деле», стороны несут следующую ответственность:

Организация‑правообладатель – за достоверность сведений в акте, сохранность передаваемых материалов до момента их передачи, правильную упаковку и маркировку.
Архив временного хранения – за прием и учет материалов, их сохранность в течение установленного срока, своевременное информирование о нарушениях условий хранения.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <title>Акт приема‑передачи дел</title>
</head>
<body>
 <h1 style="text-align:center;">Акт приема‑передачи дел в архив временного хранения</h1>
 <p><b>Номер акта:</b> АВХ-2026/07/10<br>
 <b>Дата:</b> </p>

 <h2>1. Стороны</h2>
 <p><b>Организация‑правообладатель:</b> ООО «Пример»<br>
 <b>Адрес:</b> 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1<br>
 <b>Ответственное лицо:</b> Иванов И.И., должность – главный бухгалтер</p>

 <p><b>Архив временного хранения:</b> Архив временного хранения г. Москвы<br>
 <b>Адрес:</b> 123456, г. Москва, ул. Архивная, д.5<br>
 <b>Ответственное лицо:</b> Петров П.П., должность – заведующий архивом</p>

 <h2>2. Основание</h2>
 <p>На основании приказа руководителя ООО «Пример» № 45 от г. о передаче бухгалтерских дел в архив временного хранения.</p>

 <h2>3. Перечень передаваемых дел</h2>
 <table border="1" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr>
 <th>№</th>
 <th>Наименование дел</th>
 <th>Кол‑во единиц</th>
 <th>Срок хранения</th>
 <th>Состояние</th>
 </tr>
 <tr>
 <td>1</td>
 <td>Бухгалтерские регистры за 2020‑2022 гг.</td>
 <td>3 папки</td>
 <td>30 лет</td>
 <td>Полный комплект</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>2</td>
 <td>Отчётные формы 2021 г.</td>
 <td>12 коробок</td>
 <td>30 лет</td>
 <td>Частичный комплект (отсутствует 3‑й лист)</td>

 </tr>
 </table>

 <h2>4. Условия передачи</h2>
 <p>Материалы упакованы в картонные коробки, маркированы согласно регламенту архивов временного хранения. Транспортировка осуществлена курьерской службой «Экспресс‑Доставка» г. в 09:30.</p>

 <h2>5. Подтверждение приема</h2>
 <p>Подтверждаю получение указанных материалов в полном объёме и их соответствие перечню.<br>
 <b>Подпись:</b> _______________________ <br>
 <b>ФИО:</b> Петров П.П. <br>
 <b>Должность:</b> заведующий архивом <br>
 <b>Печать:</b> (при наличии)<br>
 <b>Дата:</b> </p>

 <h2>6. Подтверждение передачи</h2>
 <p>Подтверждаю передачу указанных материалов в архив временного хранения.<br>
 <b>Подпись:</b> _______________________ <br>
 <b>ФИО:</b> Иванов И.И. <br>
 <b>Должность:</b> главный бухгалтер <br>
 <b>Печать:</b> (при наличии)<br>
 <b>Дата:</b> </p>

 <h2>7. Примечания</h2>
 <p>Отсутствуют замечания.</p>
</body>