Передача документов в государственный архив, это обязательная процедура для государственных органов, организаций, финансируемых из бюджета, а также для ликвидирующихся и реорганизующихся юридических лиц. Ключевым документом, фиксирующим передачу прав и ответственности за сохранность дел, является Акт приема-передачи дел в государственный архив. Ошибки в его оформлении могут привести к отказу в приеме дел, штрафным санкциям и нарушению сроков хранения документов.
Нормативная правовая основа
Процедура передачи и форма акта регулируются иерархией нормативных актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22) — базовый закон, устанавливающий обязанность передачи дел в архивы.
- Постановление Правительства РФ от № 1352 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения архивов организаций и передачи их в государственные архивы» — основной регламент процедуры (заменил Постановление № 558).
- Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении типовых форм акта приема-передачи дел в государственный архив и акта приема-передачи дел из государственного архива в другой государственный архив» — устанавливает обязательные к применению формы (Форма № 1 и Форма № 2).
- ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Акт приема-передачи дел в архив. Общие требования» — методологические требования к составу реквизитов и правилам заполнения.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по составу и параметрам архивных метаданных…» — актуален для передачи дел в электронном виде.
Виды актов и применяемые формы
Согласно Приказу Росархива № 174, используются две основные формы:
- Форма № 1 — Акт приема-передачи дел в государственный архив. Применяется при передаче дел из организаций (создателей архивов) в государственные архивы.
- Форма № 2 — Акт приема-передачи дел из государственного архива в другой государственный архив. Применяется при межархивной передаче (например, при изменении ведомственной подчиненности, ликвидации архива, передаче в архив вышестоящего уровня).
Важно: Использование старых форм (например, по Приказу Росархива от № 76) недопустимо с момента вступления в силу Приказа № 174.
Структура и обязательные реквизиты Акта (Форма № 1)
Акт состоит из двух неразрывных частей: основной части (лицевая сторона) и приложения (перечень передаваемых дел).
Основная часть (Реквизиты акта)
| Реквизит | Требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ |
| Дата составления | День, месяц, год составления акта (дата подписания комиссией). |
| Место составления | Населенный пункт (город/село), где подписывается акт. |
| Основание для передачи | Ссылка на закон, постановление, приказ руководителя организации, договор (при реорганизации), решение о ликвидации. |
| Сведения об организации-передаточке | Полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, адрес, код по ОКПО/ОКТМО. |
| Сведения о государственном архиве-получателе | Полное наименование архива, адрес, код по ОКПО/ОКТМО. |
| Состав комиссии | ФИО, должности членов комиссии от передающей стороны и от архива. Председатель комиссии, обычно руководитель архива или его зам. |
| Общие сведения о передаваемом фонде | Наименование фонда (номер, название), даты крайних документов, количество дел, единиц хранения, погонных метров. |
| Фраза: «Комиссия установила, что дела подготовлены к передаче в соответствии с требованиями законодательства… Состояние дел: хорошее / удовлетворительное / требуют восстановления». Указание на наличие/отсутствие недостатков. | |
| Подписи | Подписи председателя и членов комиссии от обеих сторон с расшифровкой (ФИО) и датой. Печать организации-передаточки (если имеется) и печать архива. |
Приложение к акту (Перечень передаваемых дел)
Является неотъемлемой частью акта. Заполняется в табличной форме со следующими колонками:
- Порядковый номер дела.
- Шифр дела (индекс: номер фонда, описи, дела).
- Заголовок дела (в точном соответствии с номенклатурой/описью).
- Даты крайних документов в деле.
- Срок хранения (временный / постоянный) и год прекращения срока хранения.
- Количество листов (страниц) в деле.
- Примечания (состояние, наличие приложений, фото, носителей МЛ и т.д.).
Подготовительные этапы перед составлением Акта
Составление акта — финальный этап длительной работы; Без выполнения предыдущих шагов архив имеет право отказать в приеме.
Оценка документов и экспертиза ценности
Провеждается экспертной комиссией организации с участием представителя архива (для госорганов — обязательно). Результат — Акт экспертизы ценности документов и утвержденная Номенклатура дел (для госорганов) или Перечень дел с указанием сроков хранения (для коммерческих организаций).
Научно-справочный аппарат (НСА)
Обязательные компоненты передачи:
- Опись дел (форма № 1-Арх или иная утвержденная форма) — в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию).
- Внутренние указатели дел (перечень документов внутри дела).
- Справочные средства: указатель фамилий, указатель названий организаций, хронологический указатель, предметный указатель (по требованию архива).
Физическая подготовка дел
- Сшивка дел, пронумеровка листов.
- Оформление корешков дел (фонд, опись, дело, срок хранения, даты).
- Упаковка в архивные короба (папки) с маркировкой коробов.
- Проверка состояния бумаги, отсутствие металлических скоб, гвоздиков, повреждений грибком/вредоносами.
Заявка на прием дел
За 30 календарных дней до предполагаемой передачи организация направляет в архив официальное письмо-заявку с указанием объема, фонда, сроках готовности НСА.
Процедура подписания и вступления в силу
- Приезд комиссии архива на место хранения дел организации (или привоз дел в архив).
- Выборочный/сплошной осмотр дел комиссией: проверка соответствия описи, состояния, оформления корешков, полноты НСА.
- Выявление недостатков:
- Критические: отсутствие описи, несоответствие заголовков, повреждение дел, нарушение сроков хранения. Акт не подписывается, составляется Акт выявленных недостатков. Дела возвращаются на доработку.
- Некритические: мелкие ошибки в корешках, отсутствие отдельных указателей (допускается передача с обязательством дооформить в срок). В акте делается соответствующая пометка.
- Подписание Акта в 3 экземплярах:
- 1 экз., остается в организации-передаточке.
- 2 экз. — передается в государственный архив.
- 3 экз. — прикрепляется к описи дел (экземпляр описи, остающийся в архиве).
Момент перехода ответственности: Ответственность за сохранность дел переходит к архиву с момента подписания Акта комиссией (п. 11 Правил № 1352).
Особенности передачи электронных документов (ЭД)
Согласно Приказу Росархива № 236 и ГОСТ Р 7.0.103-2019, передача ЭД в государственный архив требует:
- Формирования АИС «Архив» или пакета передачи (SIP — Submission Information Package) в формате, согласованном с архивом-получателем.
- Наличия усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у ответственных лиц передающей стороны и архива.
- Оформления Акта приема-передачи в электронном виде (XML/PDF с ЭП) по форме, утвержденной архивом, с указанием хеш-сумм передаваемых файлов для контроля целостности.
- Передачи метаданных (архивных описаний) в соответствии с профилем метаданных Росархива.
Бумажный Акт при передаче ЭД может не составляться, если стороны используют ЭДО с правовым значением.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Использование устаревшей формы акта (до Приказа № 174) | Отказ архива в приеме, необходимость переоформления. |
| Расхождения между описью и фактическими делами (заголовки, даты, кол-во листов) | Составление Акта выявленных недостатков, возврат дел. |
| Отсутствие подписи председателя комиссии или печати (если требуется Уставом) | Акт не имеет юридической силы. |
| Передача дел с истекшим сроком хранения без акта экспертизы на уничтожение | Нарушение ст. 22 ФЗ-125, административная ответственность (КоАП ст. 13.20). |
| Несоответствие НСА требованиям ГОСТ Р 7.0.97 / Приказа № 174 | Невозможность учета фонда в архиве, задержка приема. |
| Передача дел в архив, не имеющий компетенции (не по профилю/территории) | Отказ в приеме, потеря времени. |
Ответственность за нарушение процедуры
- Административная (ст. 13.20 КоАП РФ): за нарушение законодательства об архивном деле — штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб. (за несвоевременную передачу, порчу, утрату).
- Дисциплинарная: взыскание к виновным сотрудникам (замечание, выговор, увольнение).
- Гражданско-правовая: возмещение ущерба, если утрата документов привела к финансовым потерям организации или третьим лицам.
- Уголовная (ст. 293 УК РФ — халатность): в случае тяжких последствий (утрата уникальных документов).
Хранение экземпляров Акта в организации
Экземпляр Акта, оставшийся в организации-передаточке, подлежит учету и хранению в архиве организации (если она продолжает деятельность) в составе дела по передаче документов в государственный архив. Срок хранения такого дела — постоянный (как документ, подтверждающий факт передачи архивных фондов).
Чек-лист для ответственного сотрудника перед передачей
- [ ] Утверждена Номенклатура / Перечень сроков хранения.
- [ ] Проведена экспертиза ценности, составлен Акт экспертизы.
- [ ] Дела сшиты, пронумерованы, корешки оформлены по ГОСТ Р 7.0.97.
- [ ] Составлены Описи дел (2 экз.) и внутренние указатели.
- [ ] Подготовлены справочные указатели (фамилий, организаций и т.д.).
- [ ] Дела упакованы в короба, короба маркированы.
- [ ] Направлена заявка в архив за 30 дней.
- [ ] Согласована дата приезда комиссии архива.
- [ ] Подготовлен проект Акта приема-передачи (Форма № 1 Приказа № 174) и Приложения к нему.
- [ ] Проверена компетенция архива-получателя (ведомственная/территориальная принадлежность).
Акт приема-передачи дел в государственный архив, это не просто формальность, а юридически значимый документ, завершающий жизненный цикл документов в организации и начинающий их вечное хранение в государственном фонде. Строгое соблюдение формы (Приказ Росархива № 174), полнота научно-справочного аппарата и физическое состояние дел — три столпа успешной сдачи. Рекомендуется заранее (не за неделю, а за 3–6 месяцев) установить контакт с архивом-получателем для согласования всех нюансов оформления, чтобы избежать возврата дел и административных рисков.
Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства (ФЗ-125, Постановление Правительства РФ № 1352, Приказ Росархива № 174, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Эталон).