Передача документов на архивное хранение, это строго регламентированная процедура, требующая составления обязательного первичного учетного документа — Акта приема-передачи. Без правильно оформленного акта невозможно законно списать дела с баланса организации-сдатчика и поставить их на учет в архиве-приемнике (внутреннем или государственном).
В данной статье подробно разбираются виды актов, нормативная база, обязательные реквизиты, пошаговая инструкция по заполнению и типичные ошибки. Актуальность информации подтверждена нормативными актами на .
Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)
Оформление дел к архивному хранению и их передача регулируются рядом ключевых документов. Главным из них для государственных и муниципальных архивов является:
- Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован в Минюсте № 71553). В нем закреплены правила оформления дел к архивному хранению и передачи.
- Приложение № 35 к пунктам 6.4.1.1, 6.4.1.2 соответствующих административных регламентов/правил — Утвержденная форма Акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 20).
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах…» (для ведомственных архивов).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Акт приема-передачи документов на хранение. Общие требования к составлению».
Когда и зачем составляется Акт
Акт готовится в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) в следующих случаях:
- Передача исполненных дел из текущего делопроизводства в архив организации (после истечения сроков хранения в структурном подразделении).
- Сдача документов на постоянное хранение в государственный/муниципальный архив (по истечении сроков хранения в ведомственном архиве или при ликвидации/реорганизации организации).
- Передача документов на временное хранение (например, в специализированные коммерческие архивы).
- Ликвидация или реорганизация юрлица — передача архива правопреемнику или в госархив.
Цели акта: фиксация факта передачи, подтверждение целостности и полноты фонда, распределение ответственности за сохранность между сдатчиком и приемщиком, основа для внесения записей в учетные журналы и описи.
Структура и обязательные реквизиты Акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Любой акт (как утвержденной формы, так и собственного образца) должен содержать:
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | «АКТ приема-передачи документов на хранение» (или «…на постоянное хранение в государственный архив»). |
| Дата и место составления | Дата фактической передачи (число, месяц словами, год). Населенный пункт. |
| Номер акта | Сквозная нумерация за год или внутри дела/переноса. |
| Стороны (Сдатчик и Приемщик) | Полные наименования организаций. Для госархива — наименование архива. ФИО, должности уполномоченных лиц, действующих на основании Устава, Приказа или Доверенности. |
| Основание для передачи | Ссылка на Приказ руководителя о сдаче в архив, Номенклатуру дел, График сдачи, Акт экспертизы стоимости/сроков хранения. |
| Перечень передаваемых документов | Ссылка на Описи (номер описи, количество томов/делов, даты крайних чисел). Описи составляются в 3-х экземплярах (Сдатчик, Приемщик, Архив/Контрольный). |
| Количественные показатели | Общее количество дел, томов, единиц хранения, погонных метров (для госархива). |
| Состояние документов | Запись о целостности, полноте, наличии/отсутствии повреждений, смятий, следов влаги, биоповреждений. Примечания о выявленных дефектах. |
| Подписи сторон | Подпись уполномоченного лица сдатчика (с расшифровкой) и приемщика. Дата подписания. |
| Печати | Гербовая печать (для госархива/госорганов) или печать организации (по желанию/уставу для коммерческих). |
Особенности оформления для Государственного архива (Форма Приложения № 35)
При сдаче документов в государственный архив РФ (областной, краевой, городской) строго обязательно использование формы Приложения № 35 к соответствующему Административному регламенту предоставления государственной услуги по приему документов.
Ключевые отличия формы Приложения № 35:
- Шапка: Содержит поля «УТВЕРЖДАЮ» для руководителя организации-сдатчика и руководителя государственного архива с указанием должностей, подписей, расшифровок, дат и гербовых печатей.
- Табличная часть: Жестко структурирована: № п/п, Наименование фонда/описи, Номер описи, Количество экземпляров описи, Количество принятых дел, Количество единиц хранения, Погонные метры, Примечания.
- Справочный аппарат: Обязательно отражается информация о страховых копиях (микрофильмах, электронных копиях), если они передаются вместе с оригиналами.
- Выявленные особенности: Если при приемке выявлены несоответствия (недостача дел, повреждения, неверное оформление), они фиксируются в акте или в отдельном протоколе расхождений, на который ссылаются в акте;
Образец заполнения Акта (универсальный вариант для внутреннего архива организации)
Ниже приведен типовой образец, который можно адаптировать под локальный нормативный акт организации. Для госархива используйте бланк Приложения № 35.
АКТ приема-передачи документов на архивное хранение
№ 15-ОД от «15» октября 2026 г. г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся:
От организации-сдатчика: ООО «Вектор-Плюс», в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Сдатчик», с одной стороны,
От организации-приемщика: Архив ООО «Вектор-Плюс», в лице Главного архивариуса Петровой Анны Сергеевны, действующей на основании Приказа № 45-ОД от г., именуемая в дальнейшем «Приемщик», с другой стороны,
составили настоящий Акт о приеме-передаче документов на постоянное архивное хранение в соответствии с Приказом Генерального директора ООО «Вектор-Плюс» № 120-ОД от г. «О сдаче исполненных дел 2023 года в архив организации» и Утвержденной Номенклатурой дел на 2023 год.
Перечень передаваемых документов:
| № п/п | Наименование дела / Номер описи | Индекс дела (по номенклатуре) | Срок хранения | Кол-во л. / т. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Опись № 1: Договоры с поставщиками (2023 г.) | ИД-1 / 10 лет | 10 лет | 15 т. / 450 л. | Целостность подтверждена |
| 2 | Опись № 2: Приказы по основной деятельности (2023 г.) | ИД-2 / 50 лет | 50 лет | 1 т. / 120 л. | Сшито, пронумеровано |
| 3 | Опись № 3: Бухгалтерские проводки (2023 г.) | ИД-3 / 5 лет | 5 лет | 8 т. / 1200 л. | Переплетена в тома |
Всего передано: 3 описи, 24 дела (тома), 1770 листов.
Документы переданы в надлежащем состоянии, в соответствии с описями, без повреждений и недостач. Описи составлены в 3-х экземплярах: 1 экз. — у Сдатчика, 2 экз. — у Приемщика (в архиве), 3 экз. — контрольный (сшит в опись).
Сроки хранения установлены в соответствии с типовыми номенклатурами и утвержденной Номенклатурой организации.
| СДАТЧИК Должность: Генеральный директор Подпись: _______________ /Иванов И.И./ М.П. (Печать организации) | ПРИЕМЩИК Должность: Главный архивариус Подпись: _______________ /Петрова А.С./ М.П. (Печать архива/организации) |
Пошаговый алгоритм подготовки и подписания
- Формирование экспертной комиссии: Проводится экспертиза стоимости и сроков хранения (Акт экспертизы).
- Оформление дел: Сшивка, пронумеровка листов, оформление обложек дел по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Составление описей: В 3-х экземплярах (для госархива — строго по форме Приложения № 35 или формы Росархива). Проверка соответствия дел описям.
- Подготовка акта приема-передачи: Заполнение бланка (своего или Приложения № 35).
- Приемо-сдаточная комиссия (инвентаризационная): Осмотр дел, сверка с описями, проверка состояния бумаги, переплетов, наличия подписей на обложках.
- Подписание акта: Подписывают уполномоченные лица сторон. Дата акта = дата фактической передачи.
- Распределение экземпляров:
- 1 экз. Акта + 1 экз. Описи — остается у Сдатчика (в отделе делопроизводства/секретариате).
- 1 экз. Акта + 2 экз. Описи — передается Приемщику (в архив). Один экземпляр описи сшивается в томе/деле, второй, хранится в справочно-поисковом фонде архива.
- При сдаче в госархив: 3-й экземпляр описи и акта может требоваться для отчетности перед вышестоящим органом/Росархивом.
- Учет: Внесение данных в Журнал учета сдачи дел в архив (форма по ГОСТ или своя), снятие дел с учета в структурном подразделении, постановка на учет в архиве.
Типичные ошибки и риски
- Использование неактуальной формы для госархива. Старые бланки (до Приказа Минюста № 394 / Приложения № 35 в текущей редакции) не принимаются госархивами. Всегда качайте форму из актуальных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или с сайта ведомственного архива/Росархива.
- Расхождение данных Акта и Описи. Количество дел, листов, номера дел в Акте и Описи должны совпадать идеально.
- Отсутствие основания (Приказа о сдаче). Акт без ссылки на Приказ руководителя о сдаче в архив не имеет юридической силы.
- Передача дел без описей или в 1 экземпляре. Минимум 3 экземпляра описи — стандарт. Для госархива иногда требуется 4 экз. (уточняйте в конкретном архиве).
- Игнорирование состояния документов. Фраза «в хорошем состоянии» при наличии повреждений, грубое нарушение. Нужно писать: «В удовлетворительном состоянии, имеются следы влаги на корешках томов № 5, 7 (см. Приложение)».
- Подписание не уполномоченными лицами. Только лица, указанные в Приказе о комиссии или имеющие доверенность/полномочия по Уставу.
Электронный документооборот (ЭДО) и Акт приема-передачи
С развитием ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) все чаще акты подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Акт формируется в формате XML/PDF в соответствии с утвержденным форматом (для госархива — формализованный формат ФНС/Минцифры, если применимо, или просто PDF с УКЭП).
- Юридическая сила равна бумажному при наличии УКЭП у обеих сторон.
- Описи при этом также передаются в электронном виде (XML/PDF) с УКЭП.
- Важно: Государственные архивы на 2026 год переходят на прием электронных фондов и сопровождающей документации через АИС «Госархив» / ЕАИС. Требования к форматам (PDF/A, XML, метанные) жестко регламентируются Приказами Росархива. Бумажные оригиналы актов при сдаче электронных фондов могут не требоваться, но при сдаче бумажных дел — часто все еще требуются в натуре (уточняйте в конкретном госархиве).
Чек-лист: что проверить перед подписанием
- [ ] Соответствует ли форма акта требованиям (Приложение № 35 для госархива / ЛНА для своего)?
- [ ] Верны ли наименования организаций (полные, как в Уставе/ЕГРЮЛ)?
- [ ] Указаны ли основания (№ и дата Приказа о сдаче, Номенклатура)?
- [ ] Совпадают ли данные в Акте и Описях (номера, названия, кол-во дел, листов, погонные метры)?
- [ ] Составлены ли Описи в нужном количестве экземпляров (3 или 4)?
- [ ] Проведена ли приемо-сдаточная инвентаризация (акт комиссии/протокол)?
- [ ] Зафиксировано ли состояние документов (повреждения/отсутствие)?
- [ ] Подписали ли уполномоченные лица (с расшифровкой ФИО)?
- [ ] Стоят ли даты подписания (должны совпадать или быть близкими)?
- [ ] Нужны ли печати (гербовые для госорганов/госархива)?
- [ ] Распределены ли экземпляры акта и описей по адресатам?
- [ ] Внесены ли записи в Журнал учета сдачи дел в архив?
Акт приема-передачи документов в архив — это не просто формальность, а ключевой юридический документ, фиксирующий переход ответственности за сохранность архивного фонда. На 2026 год критически важно:
- Использовать актуальную форму Приложения № 35 для сдачи в государственные архивы (с учетом изменений Приказа Минюста № 394).
- Иметь утвержденный локальным актом бланк для внутреннего архива, соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Обеспечить идеальное соответствие данных Акта, Описей, Обложек дел и Приказа о сдаче.
- Учитывать возможность электронного оформления с УКЭП, особенно при взаимодействии с госархивами через АИС.
Грамотное оформление акта защитит организацию от претензий со стороны контролирующих органов (Росархив, прокуратура, налоговая), гарантирует сохранность документов и упростит их последующее поисковое обеспечение.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по сдаче документов в конкретный государственный архив рекомендуется обратиться в методологический отдел этого архива или к профессиональному архивисту/юристу по архивному делу.